Directo de la empresahace 8 díasInclusión laboral
Workplace Coordinator
Jll Wd1/Jllcareers
Buenos Aires, Buenos AiresPresencial · Tiempo completo
Semi Senior2+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa de servicios inmobiliarios busca un Coordinador de Oficina para dar soporte a las operaciones del lugar de trabajo, gestionar funciones administrativas, coordinar servicios de instalaciones y asegurar la excelencia operativa. El rol es un enlace crítico entre empleados, proveedores y partes interesadas.
Por qué aplicar
Si te gusta la organización y el trato con la gente, este puesto de Coordinador de Oficina en JLL es para vos. Vas a ser clave para que todo funcione en la oficina, gestionando desde lo administrativo hasta la relación con proveedores. Ideal para quienes buscan un rol dinámico en servicios inmobiliarios.
Descripción del puesto
JLL te potencia para dar forma a un futuro mejor. Nuestro equipo en JLL está moldeando el futuro del sector inmobiliario para un mundo mejor, combinando servicios de primer nivel, asesoramiento y tecnología para nuestros clientes. Estamos comprometidos a contratar a las personas más talentosas y a empoderarlas para que prosperen, desarrollen carreras significativas y encuentren un lugar al que pertenecer. Ya sea que tengas experiencia profunda en bienes raíces comerciales, oficios calificados o tecnología, o estés buscando aplicar tu experiencia relevante a una nueva industria, únete a nuestro equipo mientras ayudamos a dar forma a un futuro mejor. **Coordinador de Lugar de Trabajo** **Objetivo del puesto:** Apoyar las operaciones del lugar de trabajo brindando una experiencia excepcional al cliente, gestionando funciones administrativas, coordinando servicios de instalaciones y asegurando la excelencia operativa. Este rol sirve como un enlace fundamental entre empleados, proveedores y partes interesadas, manteniendo altos estándares de servicio en diversos entornos culturales. **Responsabilidades clave:** * **Operaciones administrativas y servicio al cliente:** * Administrar asignaciones de estaciones de trabajo y estacionamiento de empleados utilizando plataformas digitales de gestión, asegurando una utilización eficiente del espacio y registros precisos. * Brindar servicio al cliente oportuno y amable a los empleados a través de sistemas de ticketing, gestionando y resolviendo consultas de manera eficiente y manteniendo altos niveles de satisfacción. * Revisar y procesar facturas de proveedores en múltiples países y monedas, rastreando ciclos de pago y asegurando una facturación precisa contra acuerdos de servicio. * Crear y mantener documentación integral del programa, incluyendo documentos de políticas, plantillas de correo electrónico, registros de servicio y archivos, de acuerdo con las regulaciones locales y las políticas corporativas. * Rastrear KPIs del programa y entregar informes regulares sobre métricas de rendimiento, identificando tendencias y oportunidades para la mejora del servicio. * **Participación y comunicación con partes interesadas:** * Realizar eventos virtuales y presentaciones de cara al cliente, asegurando una comunicación clara y altos niveles de participación en toda la organización. * Coordinar con facilitadores presenciales, partes interesadas internas y proveedores externos para ofrecer estándares de servicio consistentes y de alta calidad. * Gestionar comunicaciones del lugar de trabajo sobre actualizaciones de instalaciones, cambios, actividades de mantenimiento y anuncios de servicios. * Organizar actividades y celebraciones mensuales para empleados, fomentando la comunidad y el compromiso en el lugar de trabajo. * **Gestión de operaciones y servicios de instalaciones:** * Supervisar servicios de alimentos y bebidas, incluyendo operaciones de barista, gestión de cocina, operaciones de despensa y reposición de suministros. * Gestionar servicios de recepción y conserjería, asegurando primeras impresiones profesionales y experiencias fluidas para los visitantes. * Coordinar servicios de apoyo para reuniones y eventos, incluyendo reservas de salas, montaje y arreglos de catering para eventos internos y de clientes. * Administrar la gestión de salas de conferencias a través de sistemas de programación de recursos y coordinar el montaje de salas para satisfacer los requisitos del usuario. * Gestionar el inventario de suministros de oficina, incluyendo papelería, suministros de impresora, materiales de encuadernación y otros elementos esenciales del lugar de trabajo. * Supervisar servicios multimedia, incluyendo sistemas satelitales, mantenimiento de equipos audiovisuales y plataformas de transmisión de música. * Coordinar servicios de limpieza y mantener estándares de limpieza en toda la instalación. * Gestionar programas de control de plagas, programando inspecciones y tratamientos de acuerdo con los requisitos de salud y seguridad. * Supervisar programas integrales de gestión de residuos, incluyendo reciclaje, trituración, compostaje, eliminación de residuos y manejo de residuos peligrosos. * Coordinar servicios de paisajismo para el mantenimiento de plantas interiores y el cuidado de áreas exteriores. * Gestionar programas de señalización para señalización interior y exterior, marca y requisitos de cumplimiento. * Supervisar servicios de correo, operaciones de envío y coordinación de producción de impresión. * **Gestión de proveedores y contratos:** * Enlace con proveedores externos, gestionando contratos de servicio, monitoreando la calidad del rendimiento y asegurando el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). * Gestionar actividades de relación con el cliente, incluido el monitoreo de SLA, el seguimiento del cumplimiento de SOW y las revisiones de rendimiento regulares. * Servir como enlace de administración de propiedades para coordinación de estacionamiento, procesamiento de órdenes de trabajo, asuntos de administración de arrendamientos, requisitos contables, seguimiento de certificados de seguro y relaciones con inquilinos. * **Seguridad, protección y cumplimiento:** * Gestionar sistemas de seguridad, incluida la administración del control de acceso con tarjeta, asegurando el acceso autorizado y la protección de las instalaciones. * Mantener estaciones de primeros auxilios y equipos DEA, asegurando la preparación y el cumplimiento de las regulaciones de seguridad. * Apoyar iniciativas de HSSE, incluyendo planificación de respuesta a emergencias, requisitos de cumplimiento legal y programas de bienestar para empleados. * Apoyar iniciativas de sostenibilidad y certificaciones ambientales alineadas con los objetivos ESG corporativos. * **Gestión de tecnología y sistemas:** * Gestionar el flujo de trabajo de órdenes de trabajo a través de CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado), rastreando solicitudes desde la presentación hasta la finalización. * Coordinar servicios de soporte de TI, incluyendo reparación y mantenimiento de impresoras, amplificadores de señal celular y solución de problemas de equipos audiovisuales. * **Mejora continua y soporte de equipo:** * Realizar inspecciones periódicas de las instalaciones para identificar áreas que requieren atención, mantenimiento o mejoras en el servicio. * Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y la productividad, proporcionando recomendaciones procesables para la optimización del programa. * Asistir en el desarrollo y mantenimiento de políticas, procedimientos y guías de operación estándar relacionadas con las instalaciones. * Apoyar la incorporación de nuevos miembros del equipo y contribuir a la entrega de servicios consistente en múltiples ubicaciones. * Responder a escaladas de servicio en entornos de ritmo rápido con resolución proactiva de problemas y resolución oportuna. * Colaborar con los miembros del equipo de instalaciones para garantizar un soporte integrado y sin fisuras para todas las operaciones de las instalaciones. **Requisitos:** * **Educación:** Se prefiere título de Licenciatura en Administración de Empresas, Gestión de Instalaciones, Hotelería o campo relacionado. Se considerará una combinación equivalente de educación y experiencia relevante. * **Experiencia:** Se requieren un mínimo de 2-3 años de experiencia en servicio al cliente, con antecedentes demostrados en administración, coordinación de instalaciones u operaciones de oficina que involucren interacción directa con el cliente. * **Idiomas:** Bilingüe – Español e Inglés (fluido), capaz de comunicarse eficazmente con diversas partes interesadas, preparar documentación y realizar presentaciones en ambos idiomas. * **Conocimientos técnicos:** Conocimientos financieros básicos, incluyendo procesamiento de facturas, seguimiento de presupuestos y conciliación de pagos. Dominio de plataformas de gestión digital, sistemas de ticketing y software CMMS. * **Competencias centrales:** Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal con una sólida orientación al servicio al cliente. Habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo para manejar múltiples tareas en diferentes zonas horarias. Sólidas habilidades de resolución de problemas con capacidad para trabajar eficazmente bajo presión y gestionar plazos competitivos. **Habilidades deseadas:** * Experiencia con sistemas integrados de gestión de lugares de trabajo (IWMS) y plataformas de software de gestión de instalaciones. * Familiaridad con prácticas de sostenibilidad, operaciones LEED o programas de gestión ambiental. * Conocimiento de regulaciones de salud y seguridad, protocolos de respuesta a emergencias y requisitos de cumplimiento. * Experiencia en la coordinación de servicios en múltiples ubicaciones o en entornos corporativos multinacionales. * Experiencia en coordinación de proyectos para mejoras de instalaciones, reubicaciones o iniciativas de transformación del lugar de trabajo. **Ubicación:** Microcentro, Capital Federal, Buenos Aires, Argentina **Horario de trabajo:** Lunes a viernes, 9:00 AM – 6:00 PM **Modelo de trabajo:** Presencial Si esta descripción del puesto resuena contigo, te animamos a postularte incluso si no cumples con todos los requisitos. ¡Estamos interesados en conocerte y lo que aportas! En JLL, aprovechamos el poder de la inteligencia artificial (IA) para acelerar eficientemente las conexiones significativas entre candidatos y oportunidades. Utilizando capacidades de IA, analizamos tu postulación en busca de habilidades, experiencias y calificaciones relevantes para generar información valiosa sobre cómo tu perfil único se alinea con los requisitos específicos del puesto que buscas. **Aviso de Privacidad de JLL** Jones Lang LaSalle (JLL), junto con sus subsidiarias y afiliadas, es un proveedor global líder de servicios de gestión de inversiones y bienes raíces. Nos tomamos en serio nuestra responsabilidad de proteger la información personal que se nos proporciona. Generalmente, la información personal que recopilamos de usted es para fines de procesamiento en relación con el proceso de reclutamiento de JLL. Nos esforzamos por mantener su información personal segura con el nivel de seguridad apropiado y conservarla durante el tiempo que la necesitemos por razones comerciales o legales legítimas. Luego la eliminaremos de manera segura. Para obtener más información sobre cómo JLL procesa sus datos personales, consulte nuestro Aviso de Privacidad para Candidatos. Para obtener detalles adicionales, consulte las páginas de nuestro sitio de carreras para cada país. Jones Lang LaSalle (“JLL”) es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades y se compromete a trabajar con personas con discapacidades y a proporcionarles ajustes razonables. Si necesita un ajuste razonable debido a una discapacidad para cualquier parte del proceso de empleo, incluida la solicitud en línea y/o el proceso general de selección, puede enviarnos un correo electrónico a [email protected]. Este correo electrónico es solo para solicitar un ajuste razonable. Por favor, dirija cualquier otra consulta general de reclutamiento a nuestra página Contáctanos > Quiero trabajar para JLL. Jones Lang LaSalle ("JLL") está comprometida a trabajar con personas con discapacidades y proporcionarles accesibilidad. Si necesita un ajuste razonable para cualquier parte del proceso de empleo – incluyendo la candidatura en línea y/o el proceso general de selección – puede enviarnos un correo electrónico a [email protected]. Este correo electrónico es solo para solicitar un ajuste razonable. Por favor, dirija cualquier otra consulta general de reclutamiento a nuestra página Contáctanos > Quiero trabajar para JLL.
Responsabilidades
- Administrar asignaciones de estaciones de trabajo y estacionamiento
- Proporcionar servicio al cliente
- Procesar facturas de proveedores
- Crear y mantener documentación del programa
- Realizar eventos virtuales
- Coordinar con facilitadores
- Gestionar comunicaciones del lugar de trabajo
- Organizar actividades para empleados
- Supervisar servicios de alimentos y bebidas
- Gestionar servicios de recepción y conserjería
- Coordinar servicios de apoyo para reuniones y eventos
- Administrar salas de conferencias
- Gestionar inventario de suministros de oficina
- Supervisar servicios de medios
- Coordinar servicios de limpieza
- Gestionar programas de control de plagas
- Supervisar programas de gestión de residuos
- Coordinar servicios de paisajismo
- Gestionar programas de señalización
- Supervisar servicios de correo y envío
- Servir de enlace con proveedores externos
- Gestionar actividades de relación con el cliente
- Servir de enlace de administración de propiedades
- Gestionar sistemas de seguridad
- Mantener estaciones de primeros auxilios y equipos DEA
- Apoyar iniciativas HSSE
- Apoyar iniciativas de sostenibilidad
- Gestionar flujo de trabajo de órdenes de trabajo
- Coordinar servicios de TI
- Realizar inspecciones de instalaciones
- Identificar oportunidades de mejora operativa
- Asistir en el desarrollo de políticas y procedimientos
- Apoyar la incorporación de nuevos miembros del equipo
- Responder a escaladas de servicio
Habilidades
Atención al clienteGestión administrativaCoordinación de instalacionesExcelencia operativaGestión de proveedoresGestión de facturasSeguimiento de pagosDocumentación de programasSeguimiento de KPIsComunicación virtualGestión de eventosGestión de servicios de alimentos y bebidasGestión de recepción y conserjeríaCoordinación de salas de reunionesGestión de suministros de oficinaGestión de servicios de limpiezaGestión de residuosGestión de seguridadPlanificación de respuesta a emergenciasGestión de órdenes de trabajoResolución de problemasOrientación al clienteOrganizaciónGestión del tiempoTrabajo bajo presiónGestión de plazosResolución proactiva de problemas
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