Directo de la empresahace 1 día
Coordinador de Oficina
Evolution
Buenos AiresPresencial · Tiempo completo
Junior1+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa busca Coordinador de Oficina para gestionar operaciones de recepción, suministros, mantenimiento de instalaciones y logística administrativa. Se requiere experiencia previa y dominio del inglés.
Por qué aplicar
Si buscás un rol clave para que una oficina funcione como un reloj, este puesto es para vos. Vas a tener autonomía para gestionar desde la recepción hasta la logística administrativa, ideal si tenés experiencia y buen manejo del inglés.
Descripción del puesto
Coordinación de operaciones de recepción, gestión de accesos de visitantes, sistemas biométricos y comunicaciones internas de la oficina. Gestión de inventario de suministros de oficina, relaciones con proveedores, mantenimiento de equipos y problemas diarios de las instalaciones, incluyendo limpieza, seguridad y funcionalidad. Supervisión de flujos de trabajo administrativos como asignación de estacionamiento, manejo de correo, registros internos e informes de gastos relacionados con la oficina. Apoyo en la logística de eventos y reuniones, incluyendo montaje de salas, catering y gestión de suministros. Contribución al cumplimiento de políticas y mejora de procesos en todos los aspectos de la infraestructura de la oficina, colaborando estrechamente con los equipos de seguridad, instalaciones y técnicos. Planificar y gestionar el presupuesto anual del departamento y la asignación de recursos. Coordinar las operaciones de recepción. Supervisar que el área de recepción se mantenga ordenada y limpia siempre. Actualizar calendarios y programar reuniones. Reservas/bloqueos aleatorios. Supervisar la entrega de correspondencia entrante y saliente. Gestión del reciclaje y creación de un ambiente ecológico. Supervisar los servicios de taxi y traslados relacionados con la oficina. Cooperar con las consultas diarias de seguridad, colaboración con los guardias de seguridad. Gestionar las operaciones diarias del sistema de fichaje. Monitoreo de JIRA, seguimiento de tickets, reasignación. Supervisar el flujo de documentos para correos y cargas entrantes/salientes (Correo, servicios de mensajería internacional). Supervisar el sistema de acceso biométrico (huella dactilar), tarjetas de acceso, control de archivos de renuncias/administración de archivos en términos de necesidades de gestión de oficina. Asistir a otro personal administrativo con trabajo de sobrecarga, incluyendo procesamiento de textos, entrada de datos e investigación. Proyectos adicionales según las necesidades de gestión de oficina. Realizar sus funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa. Cumplir con la política interna y las instrucciones. Realizar las obligaciones laborales de manera adecuada, con alta calidad y a tiempo. Realizar sus funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa. Cumplir con la política interna y las instrucciones. Realizar las obligaciones laborales de manera adecuada, con alta calidad y a tiempo. Asegurar el cumplimiento y la exactitud de la información proporcionada. Ejecución oportuna de cualquier otra tarea razonable proporcionada por el Gerente Directo que corresponda al puesto. Reemplazar a colegas durante sus vacaciones, bajas por enfermedad y otras ausencias, siempre que el reemplazo tenga lugar durante el horario laboral y no se considere trabajo adicional. Asegurar la asistencia completa a las capacitaciones y talleres necesarios para las asignaciones laborales de acuerdo con el plan de desarrollo y la solicitud del Gerente Directo. Cuidar los recursos y elementos de trabajo asignados. Llevar a cabo las actividades relacionadas con la seguridad personal. Solicitar al gerente la asignación de tareas oportuna y precisa, y asegurar los recursos necesarios para la ejecución de responsabilidades y tareas laborales. Proporcionar al gerente propuestas de mejora del trabajo. Educación secundaria. Preferiblemente educación superior. Inglés fluido (oral y escrito). Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Alto sentido de responsabilidad, puntualidad, precisión y atención al detalle. Capacidad para cumplir con precisión las órdenes y tareas laborales de la dirección directa. Tact y discreción para tratar con información confidencial. Multitarea: enfoque flexible y adaptable al trabajo, capacidad para trabajar en un entorno rápido y en constante cambio. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Al menos 1 año de experiencia en gestión, servicio al cliente, administración o cualquier otro campo relacionado.
Responsabilidades
- Coordinar operaciones de recepción
- Gestionar acceso de visitantes
- Gestionar sistemas biométricos
- Gestionar comunicaciones internas de la oficina
- Gestionar inventario de suministros de oficina
- Gestionar relaciones con proveedores
- Gestionar mantenimiento de equipos
- Resolver problemas diarios de instalaciones
- Supervisar flujos administrativos
- Apoyar logística de eventos y reuniones
- Contribuir al cumplimiento de políticas
- Mejorar procesos de infraestructura de oficina
- Colaborar con equipos de seguridad, instalaciones y técnicos
- Planificar y gestionar presupuesto anual del departamento
- Coordinar asignación de estacionamiento
- Gestionar manejo de correo
- Gestionar registros internos
- Gestionar informes de gastos relacionados con la oficina
- Mantener el área de recepción ordenada y limpia
- Actualizar calendarios y programar reuniones
- Gestionar reservas aleatorias
- Supervisar entrega de correspondencia entrante y saliente
- Gestionar reciclaje y crear un ambiente ecológico
- Supervisar servicios de taxi y traslados de oficina
- Cooperar con preguntas diarias de seguridad
- Gestionar operaciones diarias del sistema de fichaje
- Monitorear y reasignar tickets de JIRA
- Supervisar flujo documental de correos y carga entrantes/salientes
- Supervisar sistema de acceso por huella dactilar Bio Star
- Gestionar tarjetas de acceso
- Controlar archivos de renuncia / administración de archivos
- Asistir a otro personal administrativo con trabajo de desbordamiento
- Realizar tareas adicionales basadas en necesidades de gestión de oficina
- Realizar sus funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa
- Cumplir con la Política Interna e instrucciones
- Ejecutar las obligaciones laborales de manera adecuada, de alta calidad y oportuna
- Garantizar el cumplimiento y la exactitud de la información proporcionada
- Ejecución oportuna de cualquier otra tarea razonable proporcionada por el Gerente Directo
- Reemplazar a colegas durante sus vacaciones, bajas por enfermedad y otras ausencias
- Asistir a capacitaciones y talleres necesarios para las asignaciones laborales
- Cuidar los recursos y elementos de trabajo asignados
- Llevar a cabo las actividades relacionadas con la seguridad personal
- Solicitar al gerente la asignación de tareas oportuna y precisa
- Proporcionar al gerente propuestas de mejora del trabajo
Habilidades
Gestión de operaciones de recepciónGestión de suministros de oficinaMantenimiento de instalacionesLogística administrativaGestión de eventos y reunionesCumplimiento de políticasMejora de procesosGestión de presupuestosAtención al clienteGestión de residuos y medio ambienteCoordinación de servicios de taxi y trasladosGestión de acceso biométricoGestión de correspondenciaGestión de sistemas de accesoGestión de flujo documentalResponsabilidadPuntualidadPrecisiónAtención al detalleCumplimiento de órdenesDiscreciónMultitareaFlexibilidadAdaptabilidadTrabajo independienteTrabajo en equipo
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