Remote People Operations Coordinator for Mental Health Care

Acerca de Pearl Talent

Pearl trabaja con el 1% de los mejores candidatos del mundo y los conecta con las startups más importantes de EE. UU. y la UE. Nuestros clientes han recaudado más de 5000 millones de dólares en conjunto y cuentan con el respaldo de empresas como OpenAI, a16z y Founders Fund.

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Acerca del Cliente

Una práctica de salud mental en EE. UU., de rápido crecimiento, está desarrollando su función de "people operations" (operaciones de personal). Busca un Coordinador de People Operations para dar soporte a su fuerza laboral clínica en la incorporación (onboarding), seguimiento de cumplimiento y consultas diarias de RR. HH. La práctica ha crecido a más de 100 empleados, la mayoría de ellos licenciados, desde que la telemedicina se volvió ampliamente reembolsada por las aseguradoras. Ahora se está preparando para expandirse a varios estados nuevos de EE. UU., y cada estado tiene sus propias reglas de licenciamiento, acreditación y seguros.

Acerca del Rol

Serás el primer punto de contacto para los clínicos y el personal en consultas sobre vacaciones pagas (PTO), nómina, beneficios y procesos de incorporación. Enviarás problemas detallados de nómina y beneficios a los equipos especializados que los manejan. También coordinarás la incorporación de clínicos en diferentes estados, crearás listas de verificación de incorporación específicas para cada estado, harás seguimiento de los pasos de cumplimiento (como huellas dactilares y acreditación ante pagadores) y participarás en entrevistas de segunda ronda para contrataciones de operaciones senior.

El éxito significa que los clínicos obtengan respuestas rápidas y claras, y que cada nuevo estado se abra con un proceso de incorporación que funcione desde el primer día.

Responsabilidades Principales

Soporte a Clínicos y Empleados

• Responder preguntas de RR. HH. y operativas de más de 100 clínicos y personal sobre PTO, nómina y beneficios.
• Enviar problemas complejos de nómina y beneficios al equipo especializado adecuado y hacer seguimiento hasta su resolución.
• Presentar actualizaciones a grupos de 30 a 40 clínicos en reuniones virtuales.
• Ayudar a los clínicos con la logística de programación y preguntas administrativas.

Incorporación y Desvinculación (Onboarding & Offboarding)

• Coordinar la incorporación de clínicos en múltiples estados de EE. UU. con diferentes requisitos de licenciamiento y acreditación.
• Crear y mantener procedimientos operativos estándar (SOP) y listas de verificación de incorporación específicas para cada estado.
• Capacitar a los nuevos empleados en sistemas internos, la plataforma EHR (Electronic Health Record) y herramientas de colaboración durante sus primeros 30 días.
• Gestionar los pasos y registros de desvinculación para los clínicos que se van.

Cumplimiento y Acreditación

• Hacer seguimiento de los pasos de cumplimiento exigidos por el estado para los nuevos empleados, como huellas dactilares y escaneos en vivo.
• Dar soporte al equipo de acreditación para obtener la acreditación de los clínicos ante las aseguradoras, estado por estado.
• Mantener registros de acuerdo con las normas de manejo de datos HIPAA y las regulaciones de salud mental estatales.

Coordinación de Reclutamiento

• Realizar entrevistas de segunda ronda para roles de operaciones y liderazgo senior.
• Explicar flujos de trabajo internos, herramientas y estructura del equipo a candidatos senior.

Sistemas y Trabajo Interfuncional

• Aprender y mantenerse actualizado sobre el sistema CRM interno de la empresa y su nueva plataforma EHR.
• Trabajar diariamente con los equipos de acreditación, ciclo de ingresos, legal y coordinación de clientes.

Requisitos Indispensables

• Más de 5 años de experiencia profesional, con roles recientes en coordinación de RR. HH., people operations o soporte al empleado.
• Conocimiento práctico de las estructuras de nómina, PTO y beneficios de EE. UU., incluyendo el manejo y escalamiento de preguntas de empleados sobre estos temas.
• Uso práctico de al menos una plataforma CRM o de gestión de proyectos (HubSpot, Zoho, Salesforce, Monday.com o BambooHR) para hacer seguimiento de flujos de trabajo.
• Experiencia en la coordinación de la incorporación y desvinculación de empleados, incluyendo el seguimiento de documentos y cumplimiento.
• Experiencia presentando actualizaciones o dirigiendo sesiones de capacitación para grupos de más de 30 personas.
• Nivel de inglés C1+ (CEFR).
• Internet estable con conexión de respaldo o un lugar de trabajo alternativo.

Requisitos Deseables

• Experiencia en salud mental, terapia u operaciones de consultorios médicos.
• Experiencia con una plataforma EHR o de gestión de consultorios (SimplePractice, TherapyNotes o similar).
• Exposición a HIPAA, acreditación ante aseguradoras (Aetna, Anthem, Medicaid) o requisitos de licenciamiento estatales.
• Experiencia en la incorporación de empleados en múltiples estados, países o ubicaciones.
• Experiencia con un HRIS (Human Resources Information System) de EE. UU. como Gusto o Rippling.

Beneficios

• Salario competitivo: Basado en experiencia y habilidades.
• Trabajo Remoto: Totalmente remoto, podés trabajar desde cualquier lugar.
• Incentivos de Equipo: Reconocimiento por mantener el 100% de higiene del CRM y reportes a tiempo.
• Generoso PTO: De acuerdo con la política de la empresa.
• Cobertura Médica para talentos en Filipinas: Cobertura HMO después de 3 meses para empleados a tiempo completo.
• Mentoría Directa: Guía de expertos internacionales de la industria.
• Aprendizaje y Desarrollo: Acceso continuo a recursos para el crecimiento profesional.
• Networking Global: Conectate con profesionales de todo el mundo.

Nuestro Proceso de Selección

• Evaluación de Solicitudes
• Evaluación de Habilidades
• Entrevista Topgrading
• Entrevista con el Cliente
• Oferta de Empleo
• Incorporación del Cliente

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Si sos empático, organizado y te apasiona mejorar la experiencia del paciente a través de la excelencia operativa, este rol es para vos. Postulate ahora para ayudar a hacer que la atención médica especializada sea más accesible para los pacientes en todo EE. UU.