Directo de la empresahace 4 días
Asistente Ejecutivo Senior
Pavago
Remoto · Tiempo completo
Senior5+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa busca un Asistente Ejecutivo Senior con experiencia para dar soporte estratégico al CEO y equipo directivo, gestionando agendas, comunicaciones, viajes y proyectos de forma remota.
Por qué aplicar
Si buscás un rol de alto impacto donde serás la mano derecha del CEO y el equipo directivo, esta es tu oportunidad. Podrás gestionar agendas complejas, comunicaciones y proyectos estratégicos de forma remota, ideal para quienes disfrutan de un entorno dinámico y de tomar la iniciativa.
Descripción del puesto
Asistente Ejecutivo Senior (Soporte CEO y C-Suite) – Puesto Remoto Tipo de puesto: Full-Time, Remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. Acerca del rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Asistente Ejecutivo Senior con gran experiencia para que se desempeñe como socio estratégico del CEO y del equipo de liderazgo ejecutivo. Este es un rol de alto impacto responsable de garantizar que los ejecutivos se mantengan organizados, enfocados y puedan operar a su máximo nivel. Esto va mucho más allá del soporte administrativo tradicional. Gestionarás calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos estratégicos y coordinación interfuncional, al tiempo que te desempeñarás como una extensión de confianza del liderazgo. El éxito en este rol requiere una organización excepcional, buen juicio, discreción y la capacidad de anticipar las necesidades antes de que surjan. Si prosperas en entornos de ritmo rápido, disfrutas apoyando a altos ejecutivos y te haces cargo de prioridades complejas, este rol es una excelente opción. Lo que gestionarás: Gestión de calendario y tiempo ejecutivo - Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias. - Coordinar reuniones internas y externas. - Priorizar horarios mientras se protege el tiempo de enfoque ejecutivo. - Resolver conflictos de programación de manera proactiva. - Preparar agendas de reuniones, informes ejecutivos y materiales de apoyo. - Asegurar que el liderazgo se mantenga enfocado en prioridades de alto impacto. Comunicaciones ejecutivas - Gestionar y priorizar las comunicaciones por correo electrónico de los ejecutivos. - Filtrar llamadas y correspondencia en nombre del liderazgo. - Redactar, editar y corregir: correos electrónicos, informes, presentaciones, comunicaciones ejecutivas. - Servir como un punto de contacto de confianza para partes interesadas internas y externas. - Mantener una comunicación profesional, diplomática y confidencial en todo momento. Gestión de viajes y logística - Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales. - Reservar vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios. - Preparar horarios de viaje detallados y materiales informativos. - Manejar cambios de itinerario de último momento de manera eficiente. - Rastrear y conciliar gastos de viaje. Soporte de proyectos y operaciones - Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos. - Rastrear plazos, entregables y elementos de acción. - Coordinar equipos interfuncionales y partes interesadas. - Realizar investigaciones y preparar resúmenes ejecutivos. - Asistir al liderazgo con prioridades operativas y administrativas. Coordinación de reuniones y eventos - Organizar: reuniones ejecutivas, reuniones de liderazgo, reuniones de directorio, off-sites, eventos de la empresa. - Preparar presentaciones y materiales de reunión. - Tomar notas de las reuniones y distribuir los elementos de acción. - Coordinar la logística de reuniones virtuales y presenciales. Gestión administrativa - Mantener registros confidenciales, contratos y documentación. - Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos. - Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos. - Mantener archivos y documentación ejecutiva organizada. - Apoyar las operaciones diarias de la oficina ejecutiva. Cómo se ve el éxito - Los calendarios ejecutivos funcionan sin problemas con una supervisión mínima. - El liderazgo se mantiene organizado, informado y enfocado. - Las reuniones, proyectos y seguimientos se mantienen a tiempo. - Los viajes y la logística se gestionan sin problemas. - La información confidencial se maneja con profesionalismo. - Los procesos administrativos continúan mejorando a medida que el negocio crece. Lo que te hace un buen candidato - Anticipas las necesidades de los ejecutivos antes de que surjan. - Prosperas en entornos de alta confianza. - Te mantienes tranquilo bajo presión y gestionas prioridades contrapuestas de manera efectiva. - Te comunicas profesionalmente con ejecutivos y partes interesadas. - Resuelves problemas de forma independiente y proactiva. - Mantienes una atención excepcional al detalle mientras te mueves rápidamente. Experiencia y habilidades requeridas Experiencia - Más de 5 años de experiencia como: - Asistente Ejecutivo - Asistente Administrativo Senior - Jefe de Gabinete - Profesional de Operaciones Ejecutivas - Experiencia comprobada apoyando a: - CEOs - Fundadores - Presidentes - Ejecutivos C-Suite - Experiencia gestionando: - Calendarios ejecutivos complejos - Comunicaciones ejecutivas - Proyectos de alta prioridad - Sólidas habilidades de organización y gestión de proyectos. - Excelente comunicación escrita y verbal en inglés. - Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades en entornos de ritmo rápido. Deseable - Título de grado en Administración de Empresas, Comunicaciones o un campo relacionado. - Experiencia apoyando a ejecutivos en: - Startups - Consultoría - Finanzas - Legal - Tecnología - Organizaciones de alto crecimiento - Experiencia coordinando viajes nacionales e internacionales. - Experiencia preparando presentaciones e informes ejecutivos. - Experiencia apoyando a miembros del directorio y partes interesadas senior. Stack tecnológico - Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) - Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive) - Herramientas de gestión de proyectos (Asana, Monday.com, Notion, Trello) - Videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) - Plataformas de gestión de gastos y viajes - Herramientas de productividad con IA (ChatGPT, Microsoft Copilot o similares) Un día típico - Revisar y priorizar la bandeja de entrada del ejecutivo. - Gestionar solicitudes de calendario y conflictos de programación. - Coordinar reuniones en múltiples zonas horarias. - Redactar correos electrónicos, informes y presentaciones ejecutivas. - Organizar viajes y preparar itinerarios. - Rastrear iniciativas estratégicas y hacer seguimiento de los elementos de acción. - Preparar informes ejecutivos y materiales de reunión. - Coordinar con partes interesadas internas y externas. - Mejorar los flujos de trabajo y procesos administrativos. En resumen: te asegurarás de que los ejecutivos se mantengan organizados, informados y enfocados gestionando prioridades, comunicaciones, proyectos y operaciones con una precisión excepcional. Métricas clave de éxito (KPIs) - Precisión del calendario ejecutivo y eficiencia de programación. - Capacidad de respuesta de la bandeja de entrada y las comunicaciones. - Finalización a tiempo de proyectos y seguimientos ejecutivos. - Precisión y eficiencia de la planificación de viajes. - Satisfacción ejecutiva y retroalimentación de las partes interesadas. - Mejoras en los procesos administrativos. - Precisión de la documentación y los informes. Por qué este rol se destaca - Asociación directa con el liderazgo ejecutivo. - Alta propiedad y visibilidad en toda la empresa. - Oportunidad de influir en las operaciones y la efectividad ejecutiva. - Exposición a la planificación estratégica, iniciativas interfuncionales y toma de decisiones. - Rol totalmente remoto con oportunidades de crecimiento a largo plazo. Progresión profesional hacia: - Gerente de Operaciones Ejecutivas - Jefe de Gabinete - Director de Operaciones - Líder de Operaciones de Negocio Proceso de entrevista 1. Revisión de la solicitud 2. Spark Hire Intro Video (3–5 minutos) 3. Entrevista con el cliente 4. Oferta y Onboarding Qué sucede después de postularte Después de enviar tu solicitud, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar un breve video introductorio de 3 a 5 minutos. Este es el primer paso en nuestro proceso de contratación y se puede completar cuando te sea conveniente. En lugar de múltiples llamadas de selección iniciales, tendrás una oportunidad para presentarte, hablar sobre tu experiencia en soporte ejecutivo y destacar cómo has gestionado calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos y prioridades confidenciales. También tendrás la oportunidad de explicar cómo has mejorado los flujos de trabajo ejecutivos, has apoyado a los equipos de liderazgo y has utilizado herramientas de productividad con IA para trabajar de manera más eficiente. Tu video será revisado por el equipo de contratación antes de pasar a la entrevista con el cliente. Puedes grabar tu video tantas veces como desees antes de enviarlo; solo se revisará tu versión final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de postularte. Postúlate ahora Si te apasiona apoyar a los ejecutivos, gestionar prioridades complejas y ayudar al liderazgo a operar a su máximo nivel, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un socio estratégico de confianza para el liderazgo ejecutivo.
Responsabilidades
- Gestionar agendas ejecutivas complejas en múltiples zonas horarias.
- Coordinar reuniones internas y externas.
- Preparar agendas, briefings ejecutivos y materiales de apoyo.
- Gestionar y priorizar comunicaciones por email de los ejecutivos.
- Redactar, editar y corregir emails, reportes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
- Coordinar arreglos de viaje domésticos e internacionales.
- Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos.
- Mantener registros, contratos y documentación confidencial.
- Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos.
- Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos.
Habilidades
OrganizaciónGestión de proyectosProfesionalismoDiscreciónConfidencialidadGestión de prioridadesAtención al detalleAnticipación de necesidadesCalma bajo presiónComunicación profesionalResolución de problemas proactiva