Remote Executive Assistant

Department: Asistencia Administrativa y Ejecutiva

Modalidad

Remoto

Tipo de empleo: Contratista Independiente, Jornada Completa

Horario

Zona Horaria de EE. UU. (se espera flexibilidad del candidato con la preferencia del cliente)

Ubicaciones: Filipinas, LATAM, Sudáfrica, Kenia y otras regiones remotas con excelentes habilidades de comunicación en inglés.

Acerca de Pearl Talent

Pearl trabaja con el 1% de los mejores candidatos del mundo y los conecta con las mejores startups de EE. UU. y la UE. Nuestros clientes han recaudado más de $5 mil millones en total y cuentan con el respaldo de empresas como OpenAI, a16z y Founders Fund. Buscan los candidatos más agudos y ambiciosos con los que puedan ascender y trabajar de manera constante durante muchos años. Los candidatos que hemos contratado han sido llevados a EE. UU. y la UE para trabajar con sus clientes, e incluso ascendidos a roles que coinciden con los de personal en EE. UU.

Escuchá por qué existimos, en qué creemos y para quién estamos construyendo: MIRÁ AQUÍ

¿Por qué trabajar con nosotros?

En Pearl, no somos solo otra firma de reclutamiento: te conectamos con oportunidades excepcionales para trabajar junto a fundadores visionarios de EE. UU. y la UE. Nuestro enfoque es ubicarte en roles donde puedas crecer, ser desafiado y construir carreras significativas a largo plazo.

Descripción del Rol

El Asistente Ejecutivo sirve como el pilar operativo para fundadores, CEOs y equipos de liderazgo senior en entornos de startups de ritmo rápido. Este rol va más allá del trabajo administrativo tradicional: gestionarás tiempo, sistemas y comunicación, anticipando necesidades antes de que surjan, impulsando la alineación entre prioridades y permitiendo que los ejecutivos se enfoquen en estrategia, alianzas y crecimiento. Esta es una posición de alta confianza y alta autonomía, perfecta para alguien que prospera resolviendo desafíos operativos y está entusiasmado con la oportunidad de escalar a responsabilidades de nivel de Jefe de Gabinete.

Tu Impacto

Tus esfuerzos maximizarán el apalancamiento ejecutivo gestionando tiempo, tareas y comunicación con precisión. Construirás y mantendrás sistemas operativos que mejoren la claridad y la eficiencia en toda la organización. Actuando como un centro de comunicación, asegurarás que las actualizaciones, entregables y seguimientos nunca se pierdan. Impulsarás la rendición de cuentas a través de estructura, herramientas y resolución proactiva de problemas, mientras evolucionas continuamente los flujos de trabajo operativos a través de la automatización y la mejora de procesos.

Responsabilidades Principales

Soporte Ejecutivo y Comunicación (35%)

• Gestionar calendarios, bandejas de entrada y prioridades ejecutivas para asegurar la máxima productividad (apuntar a inbox zero).
• Redactar, revisar y enviar comunicaciones profesionales internas y externas en nombre de la dirección.
• Preparar resúmenes de reuniones, agendas y seguimientos, asegurando que los ejecutivos siempre estén listos con el contexto.
• Coordinar reuniones con partes interesadas internas y externas en múltiples zonas horarias.
• Gestionar listas de tareas y cerrar el 90%+ de los elementos delegados dentro de las 48 horas.
• Rastrear plazos, compromisos y elementos de acción para garantizar la ejecución oportuna.
• Mantener una supervisión proactiva de los proyectos en curso para garantizar la entrega a tiempo.

Sistemas Operativos y Gestión de Flujos de Trabajo (30%)

• Mantener dashboards y documentación en Notion, Asana y otras herramientas internas.
• Crear, actualizar y refinar SOPs para mejorar la consistencia y la eficiencia operativa.
• Construir estructura alrededor de flujos de trabajo recurrentes a través de mapeo de procesos y automatización.
• Monitorear la finalización de tareas y reducir errores recurrentes o plazos incumplidos.
• Optimizar flujos de trabajo recurrentes y apoyar procesos operativos interfuncionales.
• Facilitar la comunicación del equipo, espacios de trabajo compartidos y sistemas de seguimiento del progreso.
• Apoyar operaciones incluyendo coordinación de proveedores y gestión de tareas.

Coordinación de Calendario, Viajes y Administración (20%)

• Gestionar calendarios complejos, incluyendo reuniones internas, llamadas externas y programación basada en prioridades.
• Coordinar y reservar arreglos de viaje (vuelos, hoteles, transporte) con itinerarios detallados.
• Manejar la clasificación de la bandeja de entrada: marcar mensajes urgentes, redactar respuestas, archivar correos electrónicos y asegurar que nada se pierda.
• Apoyar la documentación legal y administrativa (enrutamiento de formularios, firmas, seguimiento de plazos).
• Coordinar citas personales, reservas y soporte ocasional para el hogar/proveedores según sea necesario.
• Proteger el tiempo ejecutivo gestionando conflictos de agenda y asegurando tiempo de enfoque adecuado.

Investigación, Documentación y Proyectos Estratégicos (15%)

• Realizar investigación de industria, competidores y mercado para apoyar la toma de decisiones ejecutivas.
• Compilar resúmenes concisos, sumarios y perspectivas accionables de la investigación.
• Gestionar comunicaciones internas como actualizaciones semanales del equipo y notas de partes interesadas.
• Investigar nuevas herramientas y automatizaciones de IA para mejorar la velocidad y precisión operativa.
• Apoyar la presentación de informes sobre métricas de rendimiento, tendencias del mercado y oportunidades estratégicas.
• Identificar problemas potenciales de manera temprana y proponer soluciones proactivas.
• Asistir con proyectos especiales, incluyendo due diligence ligera e iniciativas de desarrollo de negocios.

Requisitos Indispensables (Obligatorio)

-

Experiencia

1-2+ años como Asistente Ejecutivo, Especialista Administrativo, Socio de Operaciones, o apoyando a ejecutivos de nivel C en entornos de ritmo rápido.

• Soporte Ejecutivo: Capacidad probada para gestionar calendarios, bandejas de entrada y comunicación a nivel de fundador/CEO.
• Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés; claro, conciso y profesional.
• Organización: Excepcional atención al detalle, organización y gestión del tiempo.
• Competencia Tecnológica: Cómodo con Google Workspace, Microsoft Office y herramientas de productividad modernas.
• Mentalidad Proactiva: Fuerte sentido de propiedad con capacidad para anticipar necesidades y tomar la iniciativa.
• Discreción: Altos niveles de confidencialidad y profesionalismo al manejar información sensible.
• Experiencia Remota: Capacidad demostrada para trabajar de forma remota con líderes en diferentes zonas horarias.
• Resolución de Problemas: Capacidad para pensar críticamente, gestionar prioridades contrapuestas con urgencia y precisión.
• Seguimiento: Fiabilidad demostrada en la finalización de tareas y cumplimiento de plazos de manera consistente.

Ideal (Preferido)

• Título universitario preferido.
• Experiencia en atención médica, startups, AgTech, telecomunicaciones o gestión de proyectos.
• Experiencia en la creación de SOPs, sistemas internos o documentación operativa.
• Exposición a herramientas de IA para automatización y mejora de la productividad.
• Familiaridad con análisis, informes o soporte a la toma de decisiones basada en datos.
• Experiencia apoyando procesos de M&A, relaciones con inversores o due diligence.
• Experiencia con sistemas CRM o herramientas de coordinación de proyectos.
• Habilidades básicas de hoja de cálculo (ordenar, filtrar, fórmulas como SUM, IF, VLOOKUP).
• Experiencia previa en startups o empresas de alto crecimiento.

Herramientas (Competencia)

Indispensables (Obligatorio)

• Email y Mensajería: Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, WhatsApp.
• Calendario y Herramientas de Programación: Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar).
• Suite de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Plataformas de videoconferencia como Zoom o equivalente.
• Herramientas de IA: ChatGPT, Claude, Perplexity o asistentes de IA similares.

Ideal (Preferido)

• Gestión de Proyectos: Notion, Asana, Trello, ClickUp, Airtable.
• Automatización: Zapier o herramientas de automatización de flujos de trabajo similares.
• Plataformas CRM: Pipedrive, HubSpot, Salesforce, ConnectWise.
• Finanzas: QuickBooks o herramientas de contabilidad similares.
• Comercio Electrónico: Amazon Seller Central, Shopify.
• Comunicación: Loom para mensajería por video.
• LinkedIn para networking profesional y outreach.

Beneficios

• Salario Competitivo: Basado en experiencia y habilidades.
• Trabajo Remoto: Completamente remoto, trabaja desde cualquier lugar.
• PTO Generoso: De acuerdo con la política de la empresa.
• Mentoría Directa: Acceso a líderes de la industria global.
• Aprendizaje y Desarrollo: Recursos de crecimiento continuo.
• Networking Global: Trabaja con equipos internacionales.
• Cobertura Médica (Solo Filipinas): HMO después de 3 meses (tiempo completo).

Nuestro Proceso de Reclutamiento

1. Solicitud

2. Entrevista por Video Corta

3. Evaluación de Habilidades

4. Entrevista de Top-grading

5. Coincidencia con Cliente

6. Oferta de Empleo

7. Onboarding

¿Listo para unirte a Pearl Talent?

Si eres un profesional impulsado y listo para trabajar con fundadores excepcionales que construyen la próxima generación de empresas de clase mundial, nos encantaría conocerte. Postúlate ahora para desbloquear oportunidades donde tu crecimiento, impacto y éxito son nuestras principales prioridades.