Empresa busca un Especialista en Operaciones de Contratos para gestionar el ciclo de vida de contratos, ejecución, CRM y flujos de trabajo operativos de clientes de forma remota.
Si te copan las operaciones y la gestión de contratos, y buscás laburar 100% remoto, este puesto en Pavago es para vos. Vas a tener la posta del ciclo de vida de los contratos y la data de clientes, ideal si sos detallista y te gusta ver los proyectos terminados.
Descripción del puesto
Customer Operations Specialist (Contratos, Salesforce y DocuSign) – Remoto **Gestión de Contratos | Salesforce | DocuSign | Operaciones de Clientes** **Tipo de puesto:** Full-Time, Remoto **Horario:** Horario comercial de EE. UU. **Acerca del rol** En Pavago, estamos contratando para uno de nuestros clientes a un Customer Operations Specialist que se encargará de la gestión del ciclo de vida de los contratos, la ejecución de contratos, la precisión del CRM y los flujos de trabajo operativos de los clientes en una gran cartera de clientes. Este es un rol enfocado en la ejecución donde serás responsable de: - Gestión del ciclo de vida de los contratos - Ejecución de contratos y seguimiento - Gestión del CRM Salesforce - Comunicación con el cliente - Soporte de operaciones de ingresos Jugarás un papel clave para garantizar que los contratos se completen de manera precisa y a tiempo, manteniendo datos limpios en el CRM y apoyando las operaciones de ingresos recurrentes. Si prosperas en entornos estructurados, orientados al detalle y de alto volumen, y disfrutas llevando los proyectos hasta su finalización, este rol es una excelente opción. **Lo que gestionarás** **Gestión y ejecución de contratos** - Gestiona los contratos de los clientes desde la iniciación hasta la ejecución. - Mantén registros precisos de: - Estado del contrato - Términos del contrato - Detalles de la cobertura - Información de la cuenta del cliente - Asegura que toda la documentación esté completa, sea precisa y esté lista para auditoría. - Mantén un almacenamiento y documentación de contratos organizados. **Seguimiento de contratos y gestión del CRM** - Gestiona los rastreadores de contratos utilizando: - Google Sheets - Microsoft Excel - Monitorea: - Fechas de renovación - Términos del contrato - Estado de la cuenta - Condiciones especiales del contrato - Elimina registros inactivos y mantén la precisión de los datos. - Actualiza Salesforce con la información actual del contrato. **Alcance y seguimiento al cliente** - Identifica a los clientes que requieren acuerdos firmados. - Realiza alcance saliente a través de: - Llamadas telefónicas - Correo electrónico - Explica: - Precios - Términos del servicio - Detalles del acuerdo - Envía contratos usando DocuSign. - Realiza seguimiento constante hasta que los acuerdos se ejecuten por completo. **Salesforce y operaciones de ingresos** - Mantén registros precisos de contratos y clientes dentro de Salesforce. - Actualiza la información de ingresos mensuales recurrentes (RMR). - Registra todas las comunicaciones y actividades del cliente. - Asegura que los datos del CRM permanezcan limpios y confiables. **Documentación y cumplimiento** - Prepara acuerdos para: - Nuevos servicios - Actualizaciones de cuentas - Transferencias - Asegura que la documentación esté: - Debidamente ejecutada - Almacenada de forma segura - Totalmente conforme - Soporta transferencias de cuentas y documentación operativa. **Soporte de facturación y cobros** - Soporta la inscripción en AutoPay cuando corresponda. - Rastrea excepciones y actualizaciones requeridas. - Realiza seguimiento de cuentas vencidas cuando sea necesario. - Registra la actividad de cobro dentro de Salesforce. **Informes y mejora de procesos** - Prepara informes diarios que cubran: - Actividad de alcance - Contratos enviados - Contratos completados - Progreso hacia los objetivos de cobertura - Identifica mejoras en el flujo de trabajo para aumentar la eficiencia. - Mejora: - Plantillas - Procesos de alcance - Sistemas de seguimiento - Flujos de trabajo de contratos **Requisitos** **Cualificaciones imprescindibles** - 2–4 años de experiencia en: - Administración de contratos - Operaciones de clientes - Operaciones de facturación - Coordinación de operaciones de soporte al cliente - Experiencia práctica con: - Salesforce (o CRM similar) - DocuSign - Fuerte dominio de: - Google Sheets - Microsoft Excel - Excelentes habilidades de comunicación en inglés, tanto escritas como verbales. - Comodidad para realizar: - Llamadas salientes - Seguimiento de clientes - Manejo de objeciones - Fuertes habilidades organizativas con una atención excepcional al detalle. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno remoto. **Deseable** - Experiencia trabajando con: - Ingresos Mensuales Recurrentes (RMR) - Operaciones de facturación - Cobros - Experiencia en: - Negocios de suscripción SaaS - Empresas de servicios - Exposición a entornos de gestión de contratos de alto volumen. **Lo que te hace un buen candidato** - Asumes la responsabilidad y llevas las tareas hasta su finalización. - Eres muy organizado y detallista. - Te comunicas de manera profesional y segura. - Disfrutas del trabajo operativo estructurado. - Puedes equilibrar la comunicación con el cliente con las responsabilidades administrativas. - Identificas proactivamente oportunidades para mejorar los procesos. **Un día típico** - Revisa los rastreadores de contratos y prioriza el alcance al cliente. - Contacta a los clientes por teléfono y correo electrónico. - Envía acuerdos a través de DocuSign. - Realiza seguimiento de contratos pendientes. - Actualiza los registros de Salesforce. - Mantiene la documentación precisa. - Prepara informes operativos y actualizaciones de progreso. En resumen: Te aseguras de que los contratos de los clientes sean precisos, completos, totalmente ejecutados y mantenidos correctamente, al tiempo que apoyas las operaciones eficientes de los clientes y los procesos de ingresos. **Métricas clave de éxito (KPIs)** - Tasa de finalización de contratos de clientes - Precisión de los datos del contrato - Actividad diaria de alcance - Tiempo de respuesta de contratos - Calidad de los datos de Salesforce - Tasa de inscripción en AutoPay - Precisión y consistencia de los informes **¿Por qué unirte a nosotros?** - Rol de alto impacto que apoya las operaciones de clientes y la precisión de los ingresos. - Fuerte propiedad sobre la gestión de contratos y las operaciones del CRM. - Oportunidad de mejorar los sistemas y flujos de trabajo operativos. - Rol totalmente remoto con rendimiento medible y oportunidades de crecimiento. - Progresión profesional hacia: - Gerente de Operaciones de Clientes - Operaciones de Ingresos - Líder de Administración de Contratos - Gerente de Operaciones **Proceso de entrevista** - Llamada inicial de selección - Entrevista con reclutador - Entrevista final - Oferta y onboarding **Qué sucede después de postularte** Inmediatamente después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu Video de Introducción. Este video corto, grabado por ti mismo, es el último paso que completa tu solicitud y puedes grabarlo cuando te sea conveniente. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda a los gerentes de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las futuras entrevistas sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias. No te lo tomes a la ligera: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud. **¡Postúlate ahora!** Si eres alguien que valora la precisión, sigue las cosas hasta el final y disfruta manteniendo las operaciones de los clientes organizadas y eficientes, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y ayuda a ofrecer una experiencia excepcional al cliente a través de la excelencia operativa.
Responsabilidades
- Gestión del ciclo de vida del contrato
- Ejecución y seguimiento de contratos
- Gestión de CRM Salesforce
- Comunicación con el cliente
- Soporte a operaciones de ingresos
- Mantenimiento de datos limpios en CRM
- Soporte a operaciones de ingresos recurrentes
- Preparación de acuerdos
- Soporte de facturación y cobranzas
- Generación de informes