workablehace 21 horas
Coordinador de Operaciones de Negocio
Pavago
Remoto · Tiempo completo
Semi Senior2+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa busca un Coordinador de Operaciones de Negocio para gestionar CRM, facturación, programación, coordinación de equipos, comunicación con clientes y flujos administrativos. El rol es 100% remoto y requiere alta organización y atención al detalle.
Descripción del puesto
Coordinador/a de Operaciones de Negocio (Coordinación de Operaciones, Facturación y Flujos de Trabajo) Tipo de puesto: Tiempo completo, Remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. (se requiere EST) Acerca del rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un/a Coordinador/a de Operaciones de Negocio para que apoye la ejecución diaria de las operaciones comerciales en la gestión de CRM, facturación, programación, coordinación de equipos, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Este es un rol muy enfocado en la ejecución, donde el éxito proviene de mantener la precisión operativa, mantener los sistemas organizados y asegurar que nada se pierda. Trabajarás directamente con el/la Propietario/a para apoyar las operaciones diarias, gestionar múltiples flujos de trabajo y ayudar a que el negocio funcione de manera eficiente a través de una sólida organización y seguimiento. Si sos detallista, tenés orientación a sistemas y disfrutás de aportar estructura a entornos de ritmo rápido, este rol es una excelente opción. Lo que gestionarás: Coordinación Operativa - Apoyar los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un rendimiento comercial fluido. - Asistir al/la Propietario/a con la coordinación administrativa y la ejecución operativa. - Monitorear los flujos de trabajo e identificar proactivamente brechas o ineficiencias operativas. - Asegurar que las tareas y actualizaciones se completen de manera precisa y a tiempo. Gestión de CRM y Datos - Mantener registros precisos dentro de los sistemas CRM, incluida la información del cliente, datos de trabajos y detalles de programación. - Organizar archivos digitales en: - Microsoft Excel - OneDrive - CompanyCam - Sistemas internos - Mantener datos operativos limpios, organizados y precisos. - Prevenir discrepancias que puedan afectar la generación de informes, la programación o la facturación. Facturación y Facturas - Procesar facturas de manera precisa y a tiempo. - Verificar que la facturación se alinee con el trabajo completado y los registros operativos. - Monitorear cuentas por cobrar y hacer seguimiento de saldos pendientes. - Coordinar con contabilidad para mantener la documentación financiera organizada. Programación de Equipos y Seguimiento de Trabajos - Monitorear horarios y progreso de trabajos utilizando: - Aspire - Azuga - Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo y retrasos en trabajos. - Revisar entradas de tiempo diarias para procesamiento de nóminas y precisión de costos de trabajo. - Apoyar la coordinación eficiente entre los equipos de campo y las operaciones de oficina. Coordinación de Clientes y Leads - Gestionar consultas entrantes de clientes en nombre del/la Propietario/a. - Mantener pipelines de CRM y actividades de seguimiento organizados. - Asegurar que todas las solicitudes de clientes reciban respuestas oportunas. - Apoyar la comunicación profesional durante todo el ciclo de vida del cliente. Soporte Administrativo y de Informes - Preparar: - Informes - Propuestas - Respuestas a Solicitudes de Propuestas (RFPs) - Realizar: - Investigación de proveedores - Comparaciones de precios - Investigación de contratos municipales - Mantener documentación organizada para uso operativo y del cliente. Gestión de Comunicaciones - Organizar y gestionar las comunicaciones de correo electrónico y Microsoft Teams del/la Propietario/a. - Responder a consultas rutinarias mientras se escalan los asuntos prioritarios adecuadamente. - Mantener una comunicación organizada y profesional en todos los canales. Lo que te hace un/a candidato/a ideal: - Altamente organizado/a con una excepcional atención al detalle. - Orientado/a a sistemas y procesos. - Confiable y con excelente capacidad de seguimiento. - Cómodo/a gestionando múltiples flujos de trabajo operativos simultáneamente. - Sólidas habilidades de comunicación escrita. - Proactivo/a en la identificación de problemas antes de que se conviertan en problemas. - Capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión. Experiencia y Habilidades Requeridas: Experiencia - Experiencia en: - Operaciones de Negocio - Soporte Administrativo - Facturación - Coordinación de Operaciones Habilidades Técnicas - Fuerte dominio de: - Microsoft Excel - Outlook - Word - Teams - OneDrive - Experiencia utilizando sistemas CRM. - La experiencia con Aspire es un plus, pero no es obligatoria. - Comodidad trabajando simultáneamente en múltiples plataformas operativas. Comunicación - Excelente comunicación escrita en inglés. - Habilidades profesionales de gestión de correo electrónico. - Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo. - Capacidad para mantener la precisión operativa en entornos de ritmo rápido. Desiderables: Experiencia apoyando: - Construcción - Paisajismo - Servicios para el hogar - Empresas de servicios de campo Familiaridad con: - Aspire - Azuga Experiencia con: - Coordinación de nóminas - Costos de trabajo - Cuentas por cobrar - Gestión de proveedores - Preparación de propuestas Cómo es un día típico: - Revisar horarios y actualizaciones operativas. - Procesar facturas y monitorear flujos de pago. - Actualizar registros CRM y mantener datos operativos. - Coordinar con equipos, clientes y liderazgo. - Revisar seguimiento de tiempo para precisión de nóminas. - Responder correos electrónicos y gestionar seguimientos operativos. - Preparar informes y mantener documentación organizada. En resumen: Mantendrás las operaciones comerciales organizadas, precisas y funcionando eficientemente, asegurando que los sistemas, horarios, facturación y comunicación sigan siendo confiables todos los días. Métricas Clave de Éxito (KPIs): - Registros CRM precisos y actualizados. - Procesamiento de facturas sin errores. - Seguimiento preciso del tiempo para nóminas. - Cero seguimientos de clientes omitidos. - Identificación oportuna de problemas de programación u operativos. - Confianza del liderazgo en la confiabilidad operativa. ¿Por qué unirte a nosotros? - Trabaja directamente con el liderazgo empresarial. - Desempeña un papel fundamental en el éxito operativo diario. - Alta propiedad sobre las operaciones comerciales y la coordinación de flujos de trabajo. - Entorno de trabajo remoto estructurado con expectativas claras. - Oportunidad de crecer hacia: - Gerente de Operaciones - Coordinador/a de Operaciones Ejecutivas - Gerente de Operaciones de Negocio - Jefe/a de Gabinete Proceso de Entrevista: 1. Preselección telefónica inicial. 2. Video Intro Spark Hire (3–5 minutos). 3. Entrevista de Operaciones / Enfoque en Sistemas. 4. Ejercicio Práctico de Flujo de Trabajo. 5. Entrevista Final. 6. Oferta y Onboarding. Qué sucede después de postularte: Inmediatamente después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu Video Intro. Este breve video autograbado es el siguiente paso que completa tu solicitud y puede grabarse cuando te sea más conveniente. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda al equipo de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las futuras entrevistas sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias. No te lo tomes a la ligera: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final. Por favor, presta atención tanto a tu bandeja de entrada como a la carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud. ¡Postulate ahora! Si sos un/a profesional de operaciones altamente organizado/a que disfruta de la gestión de sistemas, la coordinación de flujos de trabajo, el mantenimiento de la precisión operativa y el apoyo al liderazgo en un entorno de ritmo rápido, nos encantaría saber de vos. Postulate hoy mismo y convertite en un contribuyente clave de un negocio que valora la consistencia, la responsabilidad y la excelencia operativa.
Responsabilidades
- Coordinar flujos operativos diarios
- Gestionar CRM y datos
- Procesar facturas y seguimiento de pagos
- Programar equipos y hacer seguimiento de trabajos
- Coordinar comunicación con clientes
- Preparar reportes y propuestas
- Gestionar comunicaciones del Owner
Habilidades
OrganizaciónAtención al detalleGestión de flujos de trabajoSeguimiento de procesosComunicación escritaProactividadTrabajo independienteGestión de tiempo