Executive Assistant / Operations Manager

Estamos buscando un Executive Assistant / Operations Manager para apoyar las operaciones diarias de nuestro programa de asesoramiento de capital en un entorno remoto.

Descripción del puesto

Cooperidge Consulting Firm está buscando un Asistente Ejecutivo / Gerente de Operaciones para nuestro programa de Asesoramiento de Capital en rápido crecimiento. Este rol apoya las operaciones diarias en la gestión de clientes, flujos de trabajo de reclutamiento, comunicaciones y programación. La posición es central para mantener la eficiencia operativa, la capacidad de respuesta y una experiencia de cliente de alta calidad en un entorno remoto y dinámico. Responsabilidades del trabajo: - Gestionar y coordinar calendarios con múltiples prioridades - Programar, confirmar y ajustar reuniones en tiempo real - Asegurarse de que todas las llamadas y reuniones estén debidamente preparadas y ejecutadas - Gestionar la bandeja de entrada de Gmail y/o Outlook, incluyendo la elaboración y organización de comunicaciones - Mantener el CRM (HubSpot) con precisión y rastrear a todos los clientes potenciales y clientes a través de las etapas del pipeline - Coordinar la incorporación de clientes, documentación, confirmaciones y seguimientos - Gestionar el pipeline de candidatos dentro del ATS (Workable), incluyendo la organización y seguimiento de solicitantes - Apoyar la programación, publicación y participación en redes sociales en LinkedIn e Instagram - Ayudar con la programación personal, citas y logística administrativa - Coordinar con socios internos y externos para apoyar las operaciones diarias - Utilizar herramientas como Jotform para la recepción, documentación y seguimiento de workflows - Proporcionar actualizaciones diarias sobre prioridades, estado del pipeline y elementos operacionales clave - Identificar y resolver proactivamente problemas operacionales Educación: - Se requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente - Se prefiere una licenciatura Experiencia: - Experiencia en gestión de calendarios, programación y apoyo ejecutivo - Experiencia con sistemas CRM (se prefiere HubSpot) - Familiaridad con sistemas de seguimiento de solicitantes (se prefiere Workable) - Experiencia en coordinación de clientes, apoyo en reclutamiento o operaciones administrativas - Experiencia en la gestión de comunicaciones de bandeja de entrada y priorización Habilidades o competencias: - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo - Excelentes habilidades de comunicación escrita - Capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera efectiva - Alta atención al detalle y precisión - Profesional, confiable y sensible - Competencia en Gmail y/o Outlook Trabajo desde casa Formación y desarrollo Bono de desempeño

Responsabilidades

• Gestión de calendario
• Coordinación de reuniones
• Manejo de comunicaciones
• Soporte a clientes
• Gestión de candidatos

Skills requeridas

Beneficios

• Capacitación
• Bono de desempeño

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