Personal Assistant to CEO

Asistente Ejecutivo / Gestor de Vida

Ubicación: Se prefiere Miami, FL (híbrido o remoto fuera de EE. UU.)

Tipo: Jornada completa, contratista 1099

Compensación: $50.000–$70.000/año, según experiencia

Horario

9 a. m. a 5 p. m. EST, con disponibilidad fuera de ese horario para urgencias

Reporta a: El fundador

Sobre el rol

Somos una agencia de marketing dirigida por un fundador que se mueve rápido y tiene muchas cosas en marcha. Busca a su primer Asistente Ejecutivo / Gestor de Vida, alguien que se encargue por completo de la administración del negocio y de la logística personal. Hoy no existe un sistema. No heredas el proceso de otra persona; construyes uno y luego lo ejecutas tan bien que él deja de pensar en la logística. No quiere microgestionar; quiere delegar algo y que se haga.

Lo que gestionarás

• Viajes: reservar vuelos, hoteles e itinerarios completos.
• Agenda y programación: gestionar su agenda de principio a fin y mantenerlo al tanto de lo que viene.
• Bandeja de entrada y comunicación: clasificar correos electrónicos, destacar lo importante, encargarse del resto.
• Preparación de reuniones: agendas, notas informativas y seguimiento para que nada se pierda entre llamadas.
• Seguimiento de proyectos: él dirige muchos proyectos a la vez; tú mantienes la lista, los plazos y el seguimiento al día.
• Gastos y administración financiera: informes de gastos, reembolsos y comunicación regular con su contador.
• Personal y hogar: citas, programación médica, pedidos y compras personales, comestibles y coordinación de personal de limpieza, mantenimiento y proveedores.
• Soporte ad hoc para un pequeño equipo de tres personas cuando sea razonable.

Quién eres

• Más de 3 años como asistente ejecutivo, asistente personal o en un rol comparable centrado en el servicio. Se considerarán candidatos excepcionales con menos experiencia y evidencia clara de propiedad.
• Basado en EE. UU. Se prefiere Miami, con la capacidad de estar en el sitio aproximadamente dos días a la semana.
• Profundamente organizado y obsesionado con los detalles: rastreas todo y nada se te escapa.
• Ingenioso, sobre todo. Ante un objetivo, averiguas el cómo. Intentas primero y preguntas después; no necesitas que te guíen en cada tarea.
• Proactivo: te encargas de las cosas antes de que te las pidan.
• Independiente: obtendrás autonomía y serás juzgado por los resultados, no por las horas registradas.
• Calmado y fácil de tratar; los planes cambian a menudo.
• Discreto y confiable: tendrás acceso a información personal y financiera.
• Cómodo con la tecnología y rápido para aprender nuevas herramientas; el negocio funciona con Airtable y GoHighLevel.
• Excelente inglés escrito y hablado.

Idealmente

• Experiencia en gestión de proyectos u operaciones.
• Experiencia en o alrededor de una agencia de marketing/creativa.
• Experiencia apoyando directamente a un fundador.

Lo que se ofrece

• Relación de trabajo directa y cercana con un fundador que otorga autonomía y confianza reales.
• Un rol que puedes diseñar: estás construyendo el sistema, no manteniendo el de otra persona.
• Variedad genuina: administración de negocios una hora, logística personal la siguiente.
• Entorno flexible y con poca burocracia: el tiempo libre se maneja mediante conversación, no por política.