Executive Assistant

💼 Asistente Ejecutivo (Soporte al Fundador) 🌎 LatAm 🏠 Remoto

Sobre nuestro cliente

Nuestro cliente es una plataforma de clasificación y compensación nativa de IA, creada específicamente para equipos de RR. HH. del gobierno local. Es la única plataforma de su tipo diseñada específicamente para la gestión de la fuerza laboral del sector público. Fundada por ex funcionarios públicos, las agencias que representan a casi la mitad de la población de California ahora la utilizan para modernizar las revisiones de clasificación, comparar compensaciones y prepararse para negociaciones sindicales. La plataforma se posiciona como el sistema operativo para los equipos de RR. HH. gubernamentales que necesitan competir por talento sin el presupuesto de una gran función de RR. HH. empresarial.

Sobre el rol

Buscamos un Asistente Ejecutivo para mantener en funcionamiento los calendarios, viajes y administración financiera de un equipo de liderazgo con muchos viajes. Este es un rol de alta confianza y alta visibilidad: serás el tejido conectivo que permitirá a los fundadores moverse rápido sin perder detalles. Serás responsable de la programación de extremo a extremo para múltiples líderes sénior, reservar y gestionar viajes complejos entre zonas horarias, procesar facturas e informes de gastos, y dar soporte a la logística ad hoc que surja. Los fundadores necesitan a alguien que pueda comunicarse con confianza en llamadas, representarlos profesionalmente ante contactos externos y mantenerse al tanto de un calendario de rápido movimiento sin necesidad de seguimiento.

Responsabilidades

• Gestionar la programación de extremo a extremo para múltiples líderes sénior, administrando proactivamente las prioridades cambiantes y detectando conflictos antes de que ocurran.
• Crear y comunicar invitaciones a reuniones y mantener normas de calendario en todo el equipo de liderazgo.
• Coordinar la programación entre las zonas horarias del este y el Pacífico de EE. UU. en tiempo real.
• Reservar vuelos, alojamiento y transporte terrestre, creando itinerarios detallados que tengan en cuenta las zonas horarias y las reuniones consecutivas.
• Gestionar la reprogramación y resolución de problemas cuando los planes de viaje cambian, incluidos los viajes a conferencias y los bloques de hoteles para el equipo de ventas.
• Procesar facturas y pagos de facturas de manera precisa y a tiempo.
• Crear y presentar informes de gastos, incluida la codificación, la documentación y los reembolsos.
• Realizar llamadas salientes en nombre de los líderes sénior para reservar citas, confirmar reuniones y hacer seguimiento con contactos externos.
• Ayudar con la planificación logística de eventos de equipo, retiros y reuniones, y crear procesos ligeros y SOP a medida que la empresa crece.

Lo

que

buscamos

• Experiencia previa como Asistente Ejecutivo o Administrativo en una startup, empresa respaldada por capital de riesgo o empresa en etapa inicial.
• Inglés escrito y verbal fluido con habilidades de comunicación excepcionales (no negociable para este rol de cara al teléfono).
• Comodidad y confianza para realizar llamadas salientes en nombre de los ejecutivos.
• Extremadamente detallista y confiable, con seguimiento de extremo a extremo sin necesidad de recordatorios.
• Persistente y firme bajo presión, sigue avanzando cuando los planes cambian sin esperar a que le digan qué hacer a continuación.
• Comodidad operando sin una descripción de trabajo rígida, dispuesto a asumir lo que el equipo necesite.
• Familiaridad con herramientas de IA como Claude o ChatGPT para investigación, redacción y trabajo administrativo.

Nice to Have

• Experiencia gestionando calendarios de múltiples ejecutivos simultáneamente.
• Familiaridad con Google Suite, Microsoft 365 y Rho o plataformas de gastos y finanzas similares.
• Experiencia apoyando a equipos de liderazgo bicoastales o distribuidos geográficamente.
• Interés genuino en tecnología gubernamental o empresas de misión temprana.

Horario de trabajo

• Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo.
• Este puesto opera a tiempo completo, con horas dedicadas para garantizar la alineación con el equipo y la entrega de trabajo de calidad.
• Disponibilidad de lunes a viernes, de 10 a. m. a 8 p. m., hora del este de EE. UU., con una superposición significativa entre las zonas horarias del este y el Pacífico de EE. UU.

Compensación y tiempo libre

• Compensación pagada en USD.
• Pago quincenal los días 15 y 30.
• Tiempo libre remunerado según la política de la empresa.
• Días festivos observados según las pautas de la empresa.

Requisitos de solicitud

Por favor, envía

• Un currículum actualizado.
• Un video de Loom de 1 a 2 minutos presentándote, describiendo tu experiencia apoyando a fundadores o ejecutivos sénior, y explicando cómo manejarías la necesidad de llamar y reprogramar una reunión con un contacto externo importante en nombre de un líder.

Solo se considerarán los candidatos que envíen un video de Loom para pasar al siguiente paso del proceso de contratación.

Descripción general del proceso de solicitud

Nuestro completo proceso de selección garantiza que encontremos el ajuste adecuado tanto para ti como para nuestros clientes:

1. Solicitud inicial: Envía tu solicitud y completa nuestras preguntas de precalificación.

2. Presentación en video: Graba un video de presentación para mostrar tus habilidades de comunicación y experiencia laboral.

3. Evaluación específica del puesto: Completa una tarea asignada adaptada al puesto (si corresponde).

4. Entrevista de reclutamiento: Selección inicial con nuestro equipo de talento.

5. Entrevista ejecutiva: Reúnete con el liderazgo sénior para discutir la alineación del puesto.

6. Entrevista con el cliente: Entrevista final con el equipo del cliente al que apoyarías.

7. Verificación de antecedentes y referencias: Verificación de referencias profesionales.

8. Oferta de trabajo: Los candidatos exitosos reciben una oferta formal para unirse al equipo.

Cada etapa está diseñada para evaluar tu idoneidad para el puesto y, al mismo tiempo, brindarte información sobre la cultura y las expectativas de nuestra empresa. Te mantendremos informado durante todo el proceso y te proporcionaremos comentarios en cada paso.