Directo de la empresahace 21 horas
Executive Assistant - Part Time - Remote
WallStreetQuants
Remoto · Tiempo parcial
Semi Senior3+ años
USD 850 – 1.000bruto mensual
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Se busca Asistente Ejecutivo para reducir la carga de trabajo de un CEO, gestionando su agenda, comunicaciones, investigación, coordinación de viajes y ejecución de tareas. Requiere experiencia previa, excelente inglés y manejo de herramientas de gestión.
Por qué aplicar
Si buscás un rol de alto impacto donde puedas gestionar la agenda y comunicaciones de un CEO, esta oportunidad remota es para vos. Ideal si tenés experiencia, excelente inglés y querés reducir la carga de trabajo de un emprendedor.
Descripción del puesto
Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a excepcionalmente ingenioso/a para aumentar la efectividad de un emprendedor/a y CEO de rápido movimiento. Este no es un rol administrativo tradicional enfocado solo en agendar reuniones y completar tareas asignadas. Es un puesto de alta confianza para alguien con excelente criterio, gran capacidad de seguimiento, curiosidad intelectual y tendencia a la acción. Tu objetivo principal será reducir la cantidad de cosas que el CEO debe gestionar, recordar, investigar, coordinar y hacer seguimiento personalmente. Asistirás a reuniones seleccionadas, documentarás decisiones y puntos de acción, ejecutarás personalmente todo lo que razonablemente puedas asumir, asignarás las tareas restantes a los miembros apropiados del equipo y harás seguimiento hasta que cada compromiso se complete. Responsabilidades clave: - Asistir a reuniones seleccionadas y producir notas concisas organizadas por decisiones, puntos de acción, responsables y plazos. - Ejecutar personalmente el máximo número razonable de puntos de acción resultantes. - Asignar tareas restantes y hacer un seguimiento riguroso hasta su finalización. - Gestionar la bandeja de entrada del CEO, redactar comunicaciones, destacar prioridades y mantener un sistema de seguimiento organizado. - Producir un resumen diario conciso que contenga actualizaciones importantes, decisiones necesarias, plazos y problemas no resueltos. - Gestionar el calendario del CEO, citas, recordatorios y conflictos de agenda. - Realizar investigaciones detalladas sobre proveedores, talento, socios, servicios, compras, proveedores de atención médica y decisiones comerciales o personales. - Comparar opciones y presentar recomendaciones claras que cubran costos, calidad, riesgos y próximos pasos. - Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, reservas, itinerarios y documentación de apoyo. - Coordinar con proveedores, obtener presupuestos, supervisar entregas y hacer seguimiento de trabajos atrasados o incompletos. - Hacer seguimiento de plazos financieros, recibos, pagos y documentación administrativa. - Coordinar citas de atención médica, dental, fitness, bienestar y personales. - Convertir notas de voz, correos electrónicos, conversaciones e ideas en tareas organizadas con prioridades, responsables y plazos. - Documentar procedimientos recurrentes e identificar oportunidades de automatización, delegación y mejora de procesos. Requisitos: - Al menos tres años de experiencia como Asistente Ejecutivo/a, Asistente Personal, Asistente Administrativo/a, Coordinador/a de Proyectos o rol similar. - Se prefiere experiencia previa apoyando directamente a un fundador, emprendedor/a o ejecutivo/a de nivel C. - Excelente nivel de inglés escrito y hablado. - Excepcional organización y atención al detalle. - Fuerte criterio y capacidad para operar con información incompleta. - Historial demostrado de resolución proactiva de problemas, asunción de responsabilidad y cierre de ciclos. - Capacidad para comunicar información compleja de manera clara y concisa. - Comodidad para desafiar respetuosamente una instrucción cuando se identifica un mejor enfoque, información faltante o un riesgo significativo. - Alto nivel de integridad, profesionalismo, discreción y confidencialidad. - Fuerte dominio de Google Workspace, Slack, Zoom y plataformas de gestión de proyectos como Monday.com, Asana, ClickUp o Trello. - Comodidad para aprender herramientas de automatización, plataformas de IA y tecnología desconocida. - Capacidad para distinguir entre tareas que se pueden ejecutar de forma independiente y decisiones que requieren la aprobación del CEO. - Computadora confiable, conexión a internet de alta velocidad, entorno de trabajo silencioso y acceso a internet de respaldo. - Disponibilidad para un bloque diario consistente de cuatro horas, de lunes a viernes, que se superponga con el horario del este de EE. UU. - Total capacidad de respuesta y disponibilidad durante las horas de trabajo programadas. - Voluntad de divulgar cualquier empleo existente o compromisos recurrentes con clientes antes de la contratación. - Ningún otro trabajo puede entrar en conflicto con el horario de trabajo acordado. - Voluntad de completar un ejercicio práctico remunerado y proporcionar referencias profesionales verificables. Este puesto no es apropiado para alguien que requiere instrucciones detalladas para cada asignación, necesita recordatorios de plazos regularmente, identifica problemas sin proponer soluciones o considera que una tarea está terminada simplemente porque se envió un mensaje. Beneficios: - Compensación de USD $850 a $1,000 mensuales, basada en la experiencia y la capacidad demostrada. - Totalmente remoto. - Relación de trabajo directa con el CEO. - Propiedad significativa sobre las operaciones comerciales y personales. - Exposición a decisiones comerciales complejas, investigación, sistemas, proveedores, viajes y operaciones ejecutivas. - Oportunidad de desarrollar habilidades en automatización, herramientas de IA, gestión de proyectos y ejecución operativa. - Revisiones de compensación basadas en el desempeño. - Potencial para asumir una mayor responsabilidad y expandirse a un puesto a tiempo completo. - Posibilidad de pasar a tiempo completo.
Responsabilidades
- Asistir a reuniones seleccionadas y producir notas concisas
- Ejecutar personalmente la máxima cantidad razonable de elementos de acción resultantes
- Asignar tareas restantes y hacer un seguimiento riguroso hasta su finalización
- Gestionar la bandeja de entrada del CEO, redactar comunicaciones, priorizar y mantener un sistema de seguimiento organizado
- Producir un resumen diario conciso
- Gestionar el calendario del CEO, citas, recordatorios y conflictos de programación
- Realizar investigaciones detalladas
- Coordinar viajes nacionales e internacionales
- Coordinar con proveedores, obtener presupuestos, monitorear entregables y hacer seguimiento del trabajo
- Rastrear plazos financieros, recibos, pagos y documentación administrativa
- Coordinar citas de atención médica, dental, de bienestar y personales
- Convertir notas de voz, correos electrónicos, conversaciones e ideas en tareas organizadas
- Documentar procedimientos recurrentes e identificar oportunidades de automatización, delegación y mejora de procesos
Habilidades
Seguimiento de tareasGestión de agendaInvestigaciónCoordinación de viajesGestión de comunicacionesResolución proactiva de problemasToma de decisionesOrganizaciónAtención al detalleJuicioIntegridadProfesionalismoDiscreciónConfidencialidadCuriosidad intelectualProactividadCapacidad de aprendizajeComunicación clara y concisaCapacidad de desafiar instrucciones
Beneficios
- Relación directa con el CEO
- Propiedad significativa sobre operaciones comerciales y personales
- Exposición a decisiones empresariales complejas
- Oportunidad de desarrollar habilidades en automatización, IA, gestión de proyectos y ejecución operativa
- Revisiones salariales basadas en el desempeño
- Potencial para asumir mayor responsabilidad
- Potencial de cambio a tiempo completo