Finance and Operations Assistant

Buscamos un Asistente de Finanzas y Operaciones para dar soporte a las operaciones administrativas diarias de un negocio de reparación automotriz en crecimiento con múltiples ubicaciones. Serás responsable de la conciliación de proveedores, la gestión de QuickBooks, la generación de informes de cuentas por cobrar, el procesamiento de facturas y el control de horarios de los empleados, asegurando que el lado financiero y administrativo del negocio esté limpio, sea preciso y funcione sin que nada se pierda.

Este es un rol que prioriza la confiabilidad. Las cualidades más importantes aquí no son la experiencia financiera avanzada, sino la consistencia, la responsabilidad y el seguimiento.

La experiencia en QuickBooks es un requisito indispensable. Todo lo demás se puede aprender si la base es sólida. Si eres organizado, detallista, confiable con los datos financieros y te enorgulleces genuinamente de asegurarte de que nada se pierda, este rol es una excelente opción.

¿Por qué querrás unirte?

• Salario en USD (pago bimensual: cada 15 y 30).
• Tiempo libre remunerado (PTO) de acuerdo con la política de la empresa.
• Observancia de días festivos según las directrices de la empresa.
• Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo.
• Este rol requiere disponibilidad durante el horario del Pacífico de EE. UU., de lunes a sábado (el horario es flexible después de la incorporación).
• Trabaja directamente con el propietario de un negocio en crecimiento con múltiples ubicaciones, con una propiedad operativa real desde el primer día.
• Rol estable y a largo plazo con responsabilidades claras y espacio para crecer a medida que el negocio se expande.

¿En qué trabajarás?

Conciliación de proveedores

• Conciliar estados de cuenta de proveedores dentro de los primeros 10 días de cada mes, cotejando facturas con estados de cuenta.
• Identificar cualquier artículo no facturado o no enviado y señalar discrepancias para su resolución.
• Asegurar que se identifiquen y reclamen los descuentos por pronto pago del 2 al 6 por ciento donde corresponda.

Procesamiento de facturas y pagos

• Enviar facturas aprobadas a través del software de pago para su revisión por parte del propietario.
• Preparar facturas para impresión y envío de cheques en coordinación con el propietario y el socio comercial.
• Mantener registros organizados de todas las facturas enviadas y procesadas.

Gestión de QuickBooks y soporte de contabilidad

• Cotejar pagos de lotes de tarjetas de crédito con depósitos bancarios diarios en QuickBooks.
• Extraer informes de cuentas por cobrar de forma regular y señalar cuentas vencidas para su seguimiento.
• Apoyar tareas básicas de contabilidad y limpieza periódica para mantener los libros precisos y actualizados.
• Generar informes financieros estándar según sea necesario para la revisión del propietario.

Control de horarios de empleados

• Acceder remotamente al sistema de punto de venta de cada taller para revisar los registros de entrada y salida de los empleados.
• Identificar y señalar cualquier problema, discrepancia o entrada faltante en los registros de horarios para su corrección.
• Mantener registros precisos de horarios en todas las ubicaciones.

Soporte administrativo y operativo

• Apoyar al propietario con tareas administrativas de back-office y proyectos especiales según sea necesario.
• Asistir con tareas administrativas personales ocasionales cuando se solicite.
• Mantener registros, archivos y documentación organizados en todas las áreas operativas.

¿Qué aportas?

• Experiencia práctica comprobada con QuickBooks: este es un requisito indispensable para este rol.
• Sólida comprensión de los principios básicos de contabilidad y teneduría de libros, incluidas cuentas por pagar, cuentas por cobrar y conciliación bancaria.
• Capacidad para extraer e interpretar informes financieros estándar sin requerir experiencia financiera avanzada.
• Altamente confiable y consistente, con un fuerte seguimiento de tareas recurrentes y plazos.
• Detallista, con tolerancia cero a los errores en registros y conciliaciones financieras.
• Comodidad trabajando de forma remota en sistemas empresariales y plataformas de punto de venta.
• Confiable y discreto al manejar datos financieros y de empleados sensibles.
• Disponible para trabajar de lunes a sábado durante el horario del Pacífico de EE. UU., al menos durante la incorporación.

Sería bueno tener

• Experiencia con tareas administrativas de RR. HH., como publicar ofertas de empleo, filtrar candidatos y realizar llamadas iniciales.
• Experiencia previa apoyando al propietario de una pequeña empresa o una operación con múltiples ubicaciones.
• Experiencia trabajando con negocios automotrices, minoristas o de servicios.
• Familiaridad con software de procesamiento de pagos o plataformas de cuentas por pagar.
• Experiencia previa en un rol de finanzas u operaciones que cubra tanto la contabilidad como las responsabilidades administrativas.

Cómo postularse

Por favor, incluye

• Tu currículum actualizado.
• Un video corto en Loom (1 a 2 minutos) presentándote, describiendo tu experiencia con QuickBooks y explicando cómo manejas una conciliación de proveedores o un proceso de cuentas por cobrar en un rol anterior.

Solo se considerarán los candidatos que envíen un video en Loom para el siguiente paso del proceso de contratación.

Si eres confiable, detallista, te sientes cómodo con QuickBooks y quieres ser la persona en la que un propietario de negocio confía para mantener el back office funcionando limpiamente sin tener que hacer seguimiento, este rol te brinda la estabilidad y el impacto directo para hacer tu mejor trabajo.

Descripción general del proceso de solicitud

Nuestro completo proceso de selección asegura que encontremos el ajuste adecuado tanto para ti como para nuestros clientes:

1. Solicitud inicial: Envía tu solicitud y completa nuestras preguntas de precalificación.

2. Presentación en video: Graba un video de presentación para mostrar tus habilidades de comunicación y experiencia laboral.

3. Evaluación específica del puesto: Completa una tarea de prueba adaptada al puesto (si aplica).

4. Entrevista de reclutamiento: Selección inicial con nuestro equipo de talento.

5. Entrevista ejecutiva: Reúnete con la alta dirección para discutir la alineación con el puesto.

6. Entrevista con el cliente: Entrevista final con el equipo del cliente al que apoyarías.

7. Verificación de antecedentes y referencias: Verificación de referencias profesionales.

8. Oferta de trabajo: Los candidatos exitosos reciben una oferta formal para unirse al equipo.

Cada etapa está diseñada para evaluar tu idoneidad para el puesto y, al mismo tiempo, brindarte información sobre la cultura y las expectativas de nuestra empresa. Te mantendremos informado durante todo el proceso y te proporcionaremos comentarios en cada paso.