workablehace 20 horas
Asistente Ejecutivo para Operaciones de Startup
Hire Overseas
Buenos AiresRemoto · Tiempo completo
Semi Senior2+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa de tecnología de marketing de IA busca Asistente Ejecutivo para dar soporte al fundador y equipo en gestión de agenda, coordinación de viajes, operaciones generales, seguimiento de ingresos y documentación de RFPs. Rol 100% remoto con pago en USD.
Descripción del puesto
Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a (Operaciones Startup) para dar soporte al fundador y al equipo en una empresa de tecnología de marketing de IA en rápido crecimiento. Serás responsable de la gestión de agendas, coordinación de viajes, operaciones generales, soporte en seguimiento de ingresos y documentación de RFPs (solicitudes de propuestas) dentro de un equipo ágil y de alta producción donde no hay dos días iguales. Es un rol amplio y práctico. Podrás reservar vuelos y hoteles una hora y estar gestionando la facturación de un cliente al siguiente. Si sos una persona muy organizada, proactiva, cómoda operando en una amplia gama de tareas administrativas y operativas, y te enorgulleces de mantener a un fundador y equipo dinámicos funcionando sin fricciones, este rol es una excelente opción. **¿Por qué querrás unirte? - Serás pagado/a en USD (quincenalmente: cada 15 y 30). - Días de descanso pago de acuerdo con la política de la empresa. - Observancia de feriados según las directrices de la empresa. - Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo/a. - Este rol requiere disponibilidad durante el horario comercial de EE. UU. - Trabajarás directamente con el fundador de una empresa de tecnología de IA de alto crecimiento. - Rol de alta responsabilidad y variedad con responsabilidad operativa real desde el primer día. **¿En qué trabajarás? - **Coordinación de Viajes** - Reservar y gestionar vuelos, hoteles y transporte terrestre para el fundador y el equipo en múltiples zonas horarias. - Crear itinerarios de viaje detallados que tengan en cuenta las zonas horarias, los horarios de las reuniones y la logística. - Manejar cambios de último momento, cancelaciones y reubicaciones de manera eficiente y sin interrumpir el cronograma del equipo. - **Gestión de Agendas y Reuniones** - Gestionar la agenda del fundador de principio a fin, incluyendo programación, resolución de conflictos y preparación de reuniones. - Coordinar reuniones internas del equipo, llamadas con socios externos y compromisos con clientes. - Asegurar que la agenda refleje las prioridades correctas y que el fundador esté preparado para cada compromiso. - **Soporte de Operaciones Generales** - Gestionar tareas operativas recurrentes, incluyendo alquiler de oficinas, servicios de internet y electricidad, reclamaciones de seguros y relaciones con proveedores. - Coordinar con proveedores de servicios externos y asegurar que las necesidades operativas se manejen de manera proactiva. - Brindar soporte al equipo con solicitudes administrativas y operativas ad hoc según surjan. - **Soporte de Seguimiento de Ingresos y Facturación** - Supervisar el seguimiento de ingresos y asegurar que las facturas de los clientes sean precisas, completas y se envíen a tiempo. - Realizar seguimiento de facturas pendientes y señalar discrepancias o demoras en la facturación al miembro apropiado del equipo. - Mantener registros organizados de la actividad de facturación y el estado de los pagos. - **Soporte de Documentación RFP y RFI** - Investigar, compilar y completar los campos de información requeridos para las presentaciones de RFP y RFI. - Coordinar internamente para recopilar la información correcta y asegurar que las presentaciones sean precisas y a tiempo. - Mantener una biblioteca de contenido reutilizable y respuestas estándar para agilizar futuras presentaciones. **¿Qué aportas? - Experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo/a, Asistente de Operaciones o rol similar apoyando a un fundador, CEO o ejecutivo/a senior. - Sólidas habilidades de organización con capacidad para gestionar múltiples prioridades en agenda, viajes, operaciones y finanzas simultáneamente. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés, con un tono profesional y receptivo. - Comodidad en la gestión independiente de relaciones con proveedores, logística operativa y tareas administrativas. - Orientación al detalle con un fuerte seguimiento en facturación, programación y precisión de documentos. - Autodirigido/a y proactivo/a, con capacidad para anticipar necesidades y actuar sin que se lo pidan. - Comodidad trabajando en un entorno de startup de ritmo rápido donde el alcance evoluciona y las prioridades cambian constantemente. **Deseable (Nice to Have):** - Experiencia apoyando a un fundador o ejecutivo/a en una empresa de tecnología en etapa temprana o de alto crecimiento. - Antecedentes en operaciones de ingresos, coordinación de facturación o facturación de clientes. - Experiencia en la gestión de presentaciones de RFP o RFI en un entorno de tecnología o servicios B2B. - Familiaridad con herramientas como Notion, Google Workspace, Slack o plataformas de productividad similares. - Experiencia previa en la coordinación de viajes internacionales a través de múltiples zonas horarias. **Cómo Postularse:** Por favor, incluya: - Tu CV actualizado. - Un video corto en Loom (1 a 2 minutos) presentándote, describiendo tu experiencia apoyando a un fundador o ejecutivo/a senior, y explicando cómo gestionas prioridades contrapuestas en agenda, viajes y operaciones simultáneamente. Solo se considerarán los candidatos que envíen un video en Loom para avanzar al siguiente paso del proceso de contratación. Si sos organizado/a, proactivo/a y querés ser el pilar operativo de un fundador que está construyendo algo real en tecnología de marketing de IA, este rol te ofrece la variedad y el impacto directo para hacer tu mejor trabajo.
Responsabilidades
- Coordinación de viajes (vuelos, hoteles, transporte)
- Gestión de agenda y reuniones
- Soporte en operaciones generales (alquiler, servicios, seguros, proveedores)
- Soporte en seguimiento de ingresos y facturación
- Soporte en documentación de RFPs y RFIs
Habilidades
OrganizaciónGestión de prioridadesComunicación escrita y verbal en inglésGestión de relaciones con proveedoresLogística operativaTareas administrativasProactividadAnticipación de necesidadesAdaptabilidad a entornos de startup
Beneficios
- Pago en USD (quincenal)
- Paid Time Off
- Observancia de feriados
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