Directo de la empresahace 6 días
Senior Executive Assistant
Pavago
Remoto · Tiempo completo
Senior5+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa busca Asistente Ejecutivo Senior con experiencia para dar soporte estratégico al CEO y equipo directivo, gestionando agendas, comunicaciones, viajes y proyectos de forma remota.
Por qué aplicar
Si buscás un rol de alto impacto donde serás el socio estratégico del CEO y el equipo directivo, esta oportunidad remota es para vos. Vas a gestionar agendas complejas, comunicaciones y proyectos, siendo una extensión clave del liderazgo.
Descripción del puesto
Buscamos un Senior Executive Assistant (Soporte para CEO y C-Suite) para una posición remota a tiempo completo. **Sobre el rol:** En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Senior Executive Assistant con amplia experiencia para que actúe como socio estratégico del CEO y del equipo de liderazgo ejecutivo. Este es un rol de alto impacto responsable de asegurar que los ejecutivos se mantengan organizados, enfocados y puedan operar al máximo nivel. Esto va mucho más allá del soporte administrativo tradicional. Gestionarás calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos estratégicos y coordinación interfuncional, actuando como una extensión de confianza del liderazgo. El éxito en este rol requiere una organización excepcional, buen criterio, discreción y la capacidad de anticipar necesidades antes de que surjan. Si prosperas en entornos de ritmo rápido, disfrutas apoyando a altos ejecutivos y te haces cargo de prioridades complejas, este rol es una excelente opción. **Tus responsabilidades incluirán:** - **Gestión de Calendario y Tiempo Ejecutivo:** - Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias. - Coordinar reuniones internas y externas. - Priorizar agendas protegiendo el tiempo de enfoque ejecutivo. - Resolver conflictos de agenda de forma proactiva. - Preparar agendas de reuniones, resúmenes ejecutivos y materiales de apoyo. - Asegurar que el liderazgo se mantenga enfocado en prioridades de alto impacto. - **Comunicaciones Ejecutivas:** - Gestionar y priorizar las comunicaciones por correo electrónico de los ejecutivos. - Filtrar llamadas y correspondencia en nombre del liderazgo. - Redactar, editar y corregir: correos electrónicos, informes, presentaciones, comunicaciones ejecutivas. - Servir como punto de contacto de confianza para partes interesadas internas y externas. - Mantener una comunicación profesional, diplomática y confidencial en todo momento. - **Gestión de Viajes y Logística:** - Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales. - Reservar vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios. - Preparar itinerarios detallados y materiales informativos. - Manejar cambios de itinerario de último momento de manera eficiente. - Rastrear y conciliar gastos de viaje. - **Soporte de Proyectos y Operaciones:** - Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos. - Rastrear plazos, entregables y elementos de acción. - Coordinar equipos interfuncionales y partes interesadas. - Realizar investigaciones y preparar resúmenes ejecutivos. - Asistir al liderazgo con prioridades operativas y administrativas. - **Coordinación de Reuniones y Eventos:** - Organizar: reuniones ejecutivas, reuniones de liderazgo, reuniones de directorio, off-sites, eventos de la empresa. - Preparar presentaciones y materiales de reunión. - Tomar notas de reuniones y distribuir elementos de acción. - Coordinar la logística de reuniones virtuales y presenciales. - **Gestión Administrativa:** - Mantener registros confidenciales, contratos y documentación. - Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos. - Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos. - Mantener archivos y documentación ejecutiva organizada. - Apoyar las operaciones diarias de la oficina ejecutiva. **¿Cómo se ve el éxito?** - Los calendarios ejecutivos funcionan sin problemas con una supervisión mínima. - El liderazgo se mantiene organizado, informado y enfocado. - Las reuniones, proyectos y seguimientos se mantienen a tiempo. - Los viajes y la logística se gestionan sin problemas. - La información confidencial se maneja con profesionalismo. - Los procesos administrativos continúan mejorando a medida que el negocio crece. **¿Qué te hace un buen candidato?** - Anticipas las necesidades de los ejecutivos antes de que surjan. - Prosperas en entornos de alta confianza. - Te mantienes tranquilo bajo presión y gestionas prioridades contrapuestas de manera efectiva. - Te comunicas profesionalmente con ejecutivos y partes interesadas. - Resuelves problemas de forma independiente y proactiva. - Mantienes una atención excepcional al detalle mientras te mueves rápidamente. **Experiencia y Habilidades Requeridas:** - Más de 5 años de experiencia como: - Asistente Ejecutivo - Asistente Administrativo Senior - Jefe de Gabinete (Chief of Staff) - Profesional de Operaciones Ejecutivas - Experiencia comprobada apoyando a: - CEOs - Fundadores - Presidentes - Ejecutivos C-Suite - Experiencia gestionando: - Calendarios ejecutivos complejos - Comunicaciones ejecutivas - Proyectos de alta prioridad - Sólidas habilidades de organización y gestión de proyectos. - Excelentes habilidades de comunicación en inglés, tanto escritas como verbales. - Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades en entornos de ritmo rápido. **Deseable (Nice to Have):** - Título universitario en Administración de Empresas, Comunicaciones o un campo relacionado. - Experiencia apoyando a ejecutivos en: - Startups - Consultoría - Finanzas - Legal - Tecnología - Organizaciones de alto crecimiento - Experiencia coordinando viajes nacionales e internacionales. - Experiencia preparando presentaciones e informes ejecutivos. - Experiencia apoyando a miembros del directorio y partes interesadas de alto nivel. **Stack Tecnológico:** - Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) - Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive) - Herramientas de Gestión de Proyectos (Asana, Monday.com, Notion, Trello) - Videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) - Plataformas de gestión de gastos y viajes - Herramientas de productividad con IA (ChatGPT, Microsoft Copilot o similares) **¿Cómo es un día típico?** - Revisar y priorizar la bandeja de entrada del ejecutivo. - Gestionar solicitudes de calendario y conflictos de programación. - Coordinar reuniones en múltiples zonas horarias. - Redactar correos electrónicos, informes y presentaciones ejecutivas. - Organizar viajes y preparar itinerarios. - Rastrear iniciativas estratégicas y hacer seguimiento de los elementos de acción. - Preparar resúmenes ejecutivos y materiales de reunión. - Coordinar con partes interesadas internas y externas. - Mejorar los flujos de trabajo y procesos administrativos. En resumen: Te asegurarás de que los ejecutivos se mantengan organizados, informados y enfocados, gestionando prioridades, comunicaciones, proyectos y operaciones con una precisión excepcional. **Métricas Clave de Éxito (KPIs):** - Precisión del calendario ejecutivo y eficiencia de la programación. - Capacidad de respuesta de la bandeja de entrada y las comunicaciones. - Finalización a tiempo de proyectos y seguimientos ejecutivos. - Precisión y eficiencia en la planificación de viajes. - Satisfacción ejecutiva y retroalimentación de las partes interesadas. - Mejoras en los procesos administrativos. - Precisión de la documentación y los informes. **¿Por qué destaca este rol?** - Asociación directa con el liderazgo ejecutivo. - Alta propiedad y visibilidad en toda la empresa. - Oportunidad de influir en las operaciones y la efectividad ejecutiva. - Exposición a la planificación estratégica, iniciativas interfuncionales y toma de decisiones. - Rol totalmente remoto con oportunidades de crecimiento a largo plazo. **Progresión profesional hacia:** - Gerente de Operaciones Ejecutivas - Jefe de Gabinete (Chief of Staff) - Director de Operaciones - Líder de Operaciones de Negocio **Proceso de Entrevista:** 1. Revisión de la solicitud 2. Video Introductorio Spark Hire (3–5 minutos) 3. Entrevista con el Cliente 4. Oferta y Onboarding **¿Qué sucede después de postularte?** Después de enviar tu solicitud, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar un breve video introductorio de 3 a 5 minutos. Este es el primer paso en nuestro proceso de contratación y se puede completar cuando te sea conveniente. En lugar de múltiples llamadas de selección iniciales, tendrás una oportunidad para presentarte, discutir tu experiencia en soporte ejecutivo y destacar cómo has gestionado calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos y prioridades confidenciales. También tendrás la oportunidad de explicar cómo has mejorado los flujos de trabajo ejecutivos, apoyado a equipos de liderazgo y utilizado herramientas de productividad con IA para trabajar de manera más eficiente. Tu video será revisado por el equipo de contratación antes de pasar a la entrevista con el cliente. Puedes grabar tu video tantas veces como desees antes de enviarlo; solo se revisará tu versión final. Por favor, presta atención tanto a tu bandeja de entrada como a la carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de postularte. **¡Postúlate ahora!** Si te apasiona apoyar a los ejecutivos, gestionar prioridades complejas y ayudar al liderazgo a operar a su máximo nivel, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un socio estratégico de confianza para el liderazgo ejecutivo.
Responsabilidades
- Gestionar agendas ejecutivas complejas en múltiples zonas horarias.
- Coordinar reuniones internas y externas.
- Priorizar agendas protegiendo el tiempo de enfoque ejecutivo.
- Resolver conflictos de agenda de forma proactiva.
- Preparar agendas, briefings ejecutivos y materiales de apoyo.
- Gestionar y priorizar comunicaciones de correo electrónico ejecutivas.
- Filtrar llamadas y correspondencia en nombre del liderazgo.
- Redactar, editar y corregir correos electrónicos, informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
- Servir como punto de contacto confiable para stakeholders internos y externos.
- Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales.
- Reservar vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios.
- Preparar itinerarios de viaje detallados y materiales de información.
- Gestionar cambios de itinerario de último minuto de manera eficiente.
- Rastrear y conciliar gastos de viaje.
- Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos.
- Rastrear plazos, entregables y elementos de acción.
- Coordinar equipos multifuncionales y stakeholders.
- Realizar investigaciones y preparar resúmenes ejecutivos.
- Asistir al liderazgo con prioridades operativas y administrativas.
- Organizar reuniones ejecutivas, de liderazgo y de directorio.
- Coordinar eventos de empresa y reuniones externas (off-sites).
- Preparar presentaciones y materiales de reunión.
- Tomar notas de reuniones y distribuir elementos de acción.
- Coordinar logística de reuniones virtuales y presenciales.
- Mantener registros confidenciales, contratos y documentación.
- Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos.
- Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos.
- Mantener archivos y documentación ejecutiva organizada.
- Apoyar las operaciones diarias de la oficina ejecutiva.
Habilidades
OrganizaciónGestión de proyectosProfesionalismoDiscreciónConfidencialidadGestión de prioridadesAtención al detalleResolución de problemasAnticipación de necesidadesCalma bajo presiónComunicación profesionalProactividad