Senior Executive Assistant

Asistente Ejecutivo Senior (Apoyo al CEO y al Equipo de Dirección) – Posición Remota

Tipo: Tiempo Completo, Remoto

Horario

Horas comerciales de EE.UU.

Sobre el Rol

En Pavago, uno de nuestros clientes busca un Asistente Ejecutivo Senior altamente experimentado para actuar como socio estratégico del CEO y del equipo de dirección. Se trata de un rol de alto impacto encargado de garantizar que los ejecutivos permanezcan organizados, enfocados y capaces de operar al máximo nivel. Este cargo va mucho más allá del soporte administrativo tradicional. Usted gestionará calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos estratégicos y coordinación interfuncional, actuando como una extensión confiable del liderazgo. El éxito en este rol requiere una organización excepcional, juicio sólido, discreción y la capacidad de anticipar necesidades antes de que surjan. Si se desenvuelve bien en entornos dinámicos, disfruta apoyar a ejecutivos de alto nivel y asume la responsabilidad de prioridades complejas, este rol es una excelente opción.

Lo que Usted Gestionará

• Calendario y Gestión del Tiempo Ejecutivo:
• Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias.
• Coordinar reuniones internas y externas.
• Priorizar agendas protegiendo el tiempo de enfoque de los ejecutivos.
• Resolver conflictos de programación de forma proactiva.
• Preparar agendas de reuniones, resúmenes ejecutivos y materiales de apoyo.
• Asegurar que el liderazgo se mantenga enfocado en prioridades de alto impacto.

• Comunicaciones Ejecutivas:
• Gestionar y priorizar el correo electrónico ejecutivo.
• Filtrar llamadas y correspondencia en nombre del liderazgo.
• Redactar, editar y revisar: correos electrónicos, informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
• Actuar como punto de contacto confiable para partes internas y externas.
• Mantener siempre una comunicación profesional, diplomática y confidencial.

• Viajes y Logística:
• Coordinar arreglos de viajes nacionales e internacionales.
• Reservar vuelos, alojamientos, transporte e itinerarios.
• Preparar itinerarios detallados y materiales de briefing.
• Manejar cambios de última hora en itinerarios de forma eficiente.
• Controlar y reconciliar gastos de viaje.

• Apoyo a Proyectos y Operaciones:
• Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos.
• Seguimiento de plazos, entregables y acciones pendientes.
• Coordinar equipos y partes interesadas interfuncionales.
• Realizar investigaciones y preparar resúmenes ejecutivos.
• Asistir al liderazgo con prioridades operativas y administrativas.

• Coordinación de Reuniones y Eventos:
• Organizar: reuniones ejecutivas, reuniones de dirección, reuniones de consejo, eventos fuera de sitio y eventos corporativos.
• Preparar presentaciones y materiales de reunión.
• Tomar actas y distribuir acciones pendientes.
• Coordinar logística de reuniones virtuales y presenciales.

• Gestión Administrativa:
• Mantener registros confidenciales, contratos y documentación.
• Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos.
• Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos.
• Mantener archivos ejecutivos organizados y documentación actualizada.
• Apoyar operaciones diarias de la oficina ejecutiva.

¿Qué Significa el Éxito en Este Rol?

• Los calendarios ejecutivos funcionan sin supervisión constante.
• El liderazgo permanece organizado, informado y enfocado.
• Reuniones, proyectos y seguimientos se cumplen a tiempo.
• Los viajes y la logística se gestionan sin contratiempos.
• La información confidencial se maneja con profesionalismo.
• Los procesos administrativos continúan mejorando a medida que crece la empresa.

¿Qué lo Hace un Candidato Ideal?

• Anticipa las necesidades ejecutivas antes de que surjan.
• Se desenvuelve bien en entornos de alta confianza.
• Mantiene la calma bajo presión y gestiona múltiples prioridades de forma efectiva.
• Comunica de forma profesional con ejecutivos y partes interesadas.
• Resuelve problemas de forma independiente y proactiva.
• Mantiene una atención meticulosa al detalle mientras avanza rápidamente.

Experiencia y Habilidades Requeridas

• 5+ años de experiencia como: Asistente Ejecutivo, Asistente Administrativo Senior, Jefe de Gabinete o Profesional de Operaciones Ejecutivas.
• Experiencia comprobada apoyando a: CEOs, fundadores, presidentes y ejecutivos de alto nivel (C-Suite).
• Experiencia gestionando: calendarios ejecutivos complejos, comunicaciones ejecutivas y proyectos de alta prioridad.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión de proyectos.
• Comunicación escrita y verbal excelente en inglés.
• Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en entornos dinámicos.

Bonos (Deseables)

• Título universitario en Administración de Empresas, Comunicación o campo relacionado.
• Experiencia apoyando ejecutivos en: startups, consultoría, finanzas, derecho, tecnología u organizaciones de alto crecimiento.
• Experiencia coordinando viajes nacionales e internacionales.
• Experiencia preparando presentaciones y reportes ejecutivos.
• Experiencia apoyando miembros del consejo y partes interesadas senior.

Stack Tecnológico

• Microsoft Office Suite: Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Google Workspace: Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive
• Herramientas de Gestión de Proyectos: Asana, Monday.com, Notion, Trello
• Videoconferencia: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
• Plataformas de gestión de gastos y viajes
• Herramientas de productividad con IA (ChatGPT, Microsoft Copilot o similares)

¿Qué Luce un Día Típico?

• Revisar y priorizar la bandeja de entrada ejecutiva.
• Gestionar solicitudes de calendario y conflictos de programación.
• Coordinar reuniones en múltiples zonas horarias.
• Redactar correos electrónicos, informes y presentaciones ejecutivas.
• Organizar viajes y preparar itinerarios.
• Seguimiento de iniciativas estratégicas y seguimiento de acciones pendientes.
• Preparar resúmenes ejecutivos y materiales de reunión.
• Coordinar con partes internas y externas.
• Mejorar flujos de trabajo administrativos.

En resumen: Usted garantizará que los ejecutivos permanezcan organizados, informados y enfocados, gestionando prioridades, comunicaciones, proyectos y operaciones con precisión excepcional.

Métricas Clave de Éxito (KPIs)

• Precisión y eficiencia en la programación del calendario ejecutivo.
• Respuesta oportuna al correo y comunicaciones.
• Cumplimiento a tiempo de proyectos y seguimientos ejecutivos.
• Precisión y eficiencia en la planificación de viajes.
• Satisfacción del ejecutivo y retroalimentación de partes interesadas.
• Mejoras en los procesos administrativos.
• Precisión de la documentación e informes.

¿Por Qué Este Rol Destaca?

• Asociación directa con el liderazgo ejecutivo.
• Alta autonomía y visibilidad en toda la empresa.
• Oportunidad de influir en las operaciones y la efectividad ejecutiva.
• Exposición a planificación estratégica, iniciativas interfuncionales y toma de decisiones.
• Rol completamente remoto con oportunidades de crecimiento a largo plazo.
• Progresión profesional hacia: Gerente de Operaciones Ejecutivas, Jefe de Gabinete, Director de Operaciones o Líder de Operaciones Empresariales.

Proceso de Entrevista

1. Revisión de la aplicación

2. Video de presentación en Spark Hire (3–5 minutos)

3. Entrevista con el cliente

4. Oferta y onboarding

¿Qué Sucede Después de Postularse?

Después de enviar su aplicación, recibirá un correo electrónico de Spark Hire con una invitación para grabar un video de presentación de 3 a 5 minutos. Este es el primer paso en nuestro proceso de contratación y puede completarse en el momento que le resulte conveniente. En lugar de múltiples llamadas de criba iniciales, tendrá una sola oportunidad para presentarse, discutir su experiencia en apoyo ejecutivo y destacar cómo ha gestionado calendarios, comunicaciones, viajes, proyectos y prioridades confidenciales. También tendrá la oportunidad de explicar cómo ha mejorado flujos de trabajo ejecutivos, apoyado equipos de liderazgo y utilizado herramientas de productividad con IA para trabajar con mayor eficiencia. Su video será revisado por el equipo de contratación antes de avanzar a la entrevista con el cliente. Puede grabar su video tantas veces como desee antes de enviarlo — solo su versión final será evaluada. Por favor, mantenga un ojo en su bandeja de entrada y carpeta de spam para recibir la invitación de Spark Hire tras postularse.

Postúlese Ahora

Si está apasionado por apoyar a ejecutivos, gestionar prioridades complejas y ayudar al liderazgo a operar al máximo nivel, nos encantaría escucharlo. Postúlese hoy y conviértase en un socio estratégico de confianza para el liderazgo ejecutivo.