Executive Assistant / Operations Assistant

Asistente Ejecutivo / Asistente de Operaciones – Remoto | Horario de EE. UU.

Tipo de puesto: Full-Time, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Asistente Ejecutivo / Asistente de Operaciones altamente organizado y proactivo para dar soporte al liderazgo y ayudar a que las operaciones comerciales del día a día funcionen sin problemas. Este es un rol de soporte práctico que combina asistencia ejecutiva, coordinación administrativa, gestión de tareas, comunicación y soporte operacional.

Gestionarás calendarios, comunicaciones, seguimientos, documentos, proyectos y tareas operativas recurrentes, mientras ayudas al liderazgo a mantenerse organizado y enfocado en iniciativas de mayor prioridad. Este rol es ideal para alguien que sea ingenioso, detallista, proactivo y se sienta cómodo gestionando múltiples prioridades con supervisión limitada.

Lo que gestionarás

Soporte Ejecutivo y de Calendario

• Gestionar calendarios, citas y reuniones.
• Coordinar la programación entre partes interesadas internas y externas.
• Organizar la logística de las reuniones y asegurar que el liderazgo esté preparado.
• Gestionar cambios de horario y prioridades conflictivas.
• Coordinar viajes y logística relacionada cuando sea necesario.

Bandeja de entrada, Comunicación y Seguimientos

• Dar soporte a la gestión de la bandeja de entrada y organización de correos electrónicos.
• Redactar y coordinar comunicaciones profesionales internas y externas.
• Hacer seguimiento de seguimientos importantes y solicitudes pendientes.
• Asegurar que los puntos de acción no se pierdan.
• Escalar asuntos urgentes o de alta prioridad de manera apropiada.

Coordinación de Tareas y Proyectos

• Hacer seguimiento de tareas, proyectos, plazos y puntos de acción.
• Hacer seguimiento a las partes interesadas sobre entregables pendientes.
• Mantener organizados los rastreadores de las prioridades del liderazgo.
• Ayudar a coordinar proyectos administrativos y operacionales.
• Proporcionar visibilidad sobre plazos, responsabilidades y próximos pasos.

Documentos, Informes y Presentaciones

• Preparar y formatear informes, documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
• Mantener documentación comercial precisa y organizada.
• Ayudar con la entrada de datos y la presentación de informes administrativos.
• Organizar archivos e información compartida para facilitar el acceso.
• Revisar materiales para verificar su precisión y profesionalismo.

Operaciones y Soporte de Sistemas

• Dar soporte a CRM y procesos operacionales recurrentes.
• Mantener información precisa en los sistemas de la empresa.
• Ayudar con flujos de trabajo administrativos y coordinación de procesos.
• Aprender y navegar por nuevo software, plataformas y herramientas de IA.
• Ayudar a identificar información faltante o brechas operacionales y darles seguimiento.

Investigación y Soporte Administrativo

• Realizar investigaciones en línea según sea necesario.
• Compilar hallazgos en resúmenes claros y organizados.
• Ayudar al liderazgo con proyectos especiales y solicitudes administrativas.
• Coordinar información entre equipos y partes interesadas.
• Dar soporte a necesidades comerciales diversas a medida que evolucionan las prioridades.

Requisitos

• Más de 2 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente Virtual, Asistente de Operaciones, Asistente Administrativo o un rol similar.
• Excelente inglés hablado y escrito.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Alta atención al detalle y precisión.
• Fuerte dominio de Google Workspace y/o Microsoft Office.
• Experiencia en la gestión de calendarios, reuniones, documentos y seguimientos.
• Comodidad aprendiendo nuevo software y herramientas de IA.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos simultáneamente.
• Enfoque proactivo e ingenioso para la resolución de problemas.
• Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión limitada.
• Conexión a Internet confiable y configuración profesional para trabajo remoto.
• Capacidad para coincidir con el horario comercial de EE. UU.

Deseable (Nice to Have)

• Experiencia apoyando directamente a fundadores, ejecutivos o liderazgo senior.
• Experiencia con plataformas de CRM o gestión de proyectos.
• Experiencia coordinando viajes y calendarios complejos.
• Fuertes habilidades en Excel o Google Sheets.
• Familiaridad con herramientas como Slack, Zoom, Calendly, Asana, ClickUp o similares.
• Experiencia usando ChatGPT u otras herramientas de productividad de IA.
• Experiencia previa trabajando con equipos con sede en EE. UU.

Qué te hará encajar bien

Probablemente prosperarás en este rol si

• Te mantienes organizado/a incluso cuando las prioridades cambian rápidamente.
• Haces seguimiento proactivo sin necesidad de recordatorios.
• Notas detalles e inconsistencias que otros podrían pasar por alto.
• Te comunicas de manera clara y profesional.
• Te sientes cómodo/a descubriendo las cosas de forma independiente.
• Te apropias de las tareas hasta su finalización.
• Puedes anticipar las necesidades del liderazgo y prepararte en consecuencia.
• Disfrutas creando estructura en entornos de ritmo rápido.

Un día típico

Tu día puede incluir revisar los calendarios y prioridades del liderazgo, coordinar reuniones, organizar bandejas de entrada, preparar documentos, actualizar rastreadores y hacer seguimiento de los puntos de acción pendientes. A lo largo del día, puedes realizar investigaciones, actualizar sistemas de CRM u operacionales, coordinar con partes interesadas internas y externas, preparar informes o presentaciones, y dar soporte al liderazgo con proyectos administrativos. En resumen: ayudas a mantener al liderazgo organizado, las prioridades en movimiento y las operaciones diarias funcionando sin problemas.

Métricas clave de éxito

• Gestión de calendario precisa y organizada.
• Finalización oportuna de seguimientos y puntos de acción.
• Fuerte capacidad de respuesta a las prioridades del liderazgo.
• Documentos, informes y registros operacionales precisos.
• Sin plazos o reuniones importantes perdidas.
• Seguimiento efectivo de tareas y proyectos.
• Comunicación y seguimiento confiables.
• Alta confianza del liderazgo en el soporte diario.

Proceso de entrevista

1. Solicitud inicial

2. Spark Hire - Entrevista de video unidireccional

3. Entrevista por video con reclutador de Pavago

4. Entrevista con el cliente

5. Oferta y Onboarding

Entrevista de video Spark Hire – Requerida

Como parte del proceso de solicitud, se requiere que todos los candidatos completen una entrevista de video unidireccional a través de Spark Hire. Después de completar el primer paso de tu solicitud, recibirás una invitación de Spark Hire por correo electrónico con instrucciones para grabar y enviar tus respuestas en video. La finalización del video de Spark Hire es necesaria para ser considerado/a para la siguiente etapa. Por favor, revisa tu bandeja de entrada, así como tu carpeta de spam o correo no deseado para la invitación.

Aplica ahora

Si tienes experiencia en asistencia ejecutiva, asistencia virtual, soporte administrativo u operaciones y eres altamente organizado/a, proactivo/a y te sientes cómodo/a apoyando al liderazgo en un entorno remoto de ritmo rápido, nos encantaría saber de ti. ¡Aplica hoy y ayuda a mantener las prioridades del liderazgo y las operaciones comerciales organizadas y en movimiento!