Directo de la empresahace 3 días

Executive Assistant / Operations Assistant

Remoto · Tiempo completo

Semi Senior2+ años

Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.

Empresa busca Asistente Ejecutivo / Asistente de Operaciones remoto para dar soporte a liderazgo, gestionar agendas, comunicaciones, proyectos y tareas operativas. Requiere 2+ años de experiencia y excelente inglés.

Por qué aplicar

Si buscás un rol remoto con impacto directo en la gestión y operaciones de una empresa, esta es tu oportunidad. Ideal para quienes disfrutan de la organización, la multitarea y el soporte al liderazgo, con un perfil proactivo y excelente inglés.

Descripción del puesto

Asistente Ejecutivo / Asistente de Operaciones – Remoto | Horario de EE. UU. Tipo de puesto: Full-Time, Remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. Acerca del rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Asistente Ejecutivo / Asistente de Operaciones altamente organizado y proactivo para dar soporte al liderazgo y ayudar a que las operaciones comerciales del día a día funcionen sin problemas. Este es un rol de soporte práctico que combina asistencia ejecutiva, coordinación administrativa, gestión de tareas, comunicación y soporte operacional. Gestionarás calendarios, comunicaciones, seguimientos, documentos, proyectos y tareas operativas recurrentes, mientras ayudas al liderazgo a mantenerse organizado y enfocado en iniciativas de mayor prioridad. Este rol es ideal para alguien que sea ingenioso, detallista, proactivo y se sienta cómodo gestionando múltiples prioridades con supervisión limitada. Lo que gestionarás: Soporte Ejecutivo y de Calendario - Gestionar calendarios, citas y reuniones. - Coordinar la programación entre partes interesadas internas y externas. - Organizar la logística de las reuniones y asegurar que el liderazgo esté preparado. - Gestionar cambios de horario y prioridades conflictivas. - Coordinar viajes y logística relacionada cuando sea necesario. Bandeja de entrada, Comunicación y Seguimientos - Dar soporte a la gestión de la bandeja de entrada y organización de correos electrónicos. - Redactar y coordinar comunicaciones profesionales internas y externas. - Hacer seguimiento de seguimientos importantes y solicitudes pendientes. - Asegurar que los puntos de acción no se pierdan. - Escalar asuntos urgentes o de alta prioridad de manera apropiada. Coordinación de Tareas y Proyectos - Hacer seguimiento de tareas, proyectos, plazos y puntos de acción. - Hacer seguimiento a las partes interesadas sobre entregables pendientes. - Mantener organizados los rastreadores de las prioridades del liderazgo. - Ayudar a coordinar proyectos administrativos y operacionales. - Proporcionar visibilidad sobre plazos, responsabilidades y próximos pasos. Documentos, Informes y Presentaciones - Preparar y formatear informes, documentos, presentaciones y hojas de cálculo. - Mantener documentación comercial precisa y organizada. - Ayudar con la entrada de datos y la presentación de informes administrativos. - Organizar archivos e información compartida para facilitar el acceso. - Revisar materiales para verificar su precisión y profesionalismo. Operaciones y Soporte de Sistemas - Dar soporte a CRM y procesos operacionales recurrentes. - Mantener información precisa en los sistemas de la empresa. - Ayudar con flujos de trabajo administrativos y coordinación de procesos. - Aprender y navegar por nuevo software, plataformas y herramientas de IA. - Ayudar a identificar información faltante o brechas operacionales y darles seguimiento. Investigación y Soporte Administrativo - Realizar investigaciones en línea según sea necesario. - Compilar hallazgos en resúmenes claros y organizados. - Ayudar al liderazgo con proyectos especiales y solicitudes administrativas. - Coordinar información entre equipos y partes interesadas. - Dar soporte a necesidades comerciales diversas a medida que evolucionan las prioridades. Requisitos - Más de 2 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente Virtual, Asistente de Operaciones, Asistente Administrativo o un rol similar. - Excelente inglés hablado y escrito. - Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo. - Alta atención al detalle y precisión. - Fuerte dominio de Google Workspace y/o Microsoft Office. - Experiencia en la gestión de calendarios, reuniones, documentos y seguimientos. - Comodidad aprendiendo nuevo software y herramientas de IA. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos simultáneamente. - Enfoque proactivo e ingenioso para la resolución de problemas. - Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión limitada. - Conexión a Internet confiable y configuración profesional para trabajo remoto. - Capacidad para coincidir con el horario comercial de EE. UU. Deseable (Nice to Have) - Experiencia apoyando directamente a fundadores, ejecutivos o liderazgo senior. - Experiencia con plataformas de CRM o gestión de proyectos. - Experiencia coordinando viajes y calendarios complejos. - Fuertes habilidades en Excel o Google Sheets. - Familiaridad con herramientas como Slack, Zoom, Calendly, Asana, ClickUp o similares. - Experiencia usando ChatGPT u otras herramientas de productividad de IA. - Experiencia previa trabajando con equipos con sede en EE. UU. Qué te hará encajar bien Probablemente prosperarás en este rol si: - Te mantienes organizado/a incluso cuando las prioridades cambian rápidamente. - Haces seguimiento proactivo sin necesidad de recordatorios. - Notas detalles e inconsistencias que otros podrían pasar por alto. - Te comunicas de manera clara y profesional. - Te sientes cómodo/a descubriendo las cosas de forma independiente. - Te apropias de las tareas hasta su finalización. - Puedes anticipar las necesidades del liderazgo y prepararte en consecuencia. - Disfrutas creando estructura en entornos de ritmo rápido. Un día típico Tu día puede incluir revisar los calendarios y prioridades del liderazgo, coordinar reuniones, organizar bandejas de entrada, preparar documentos, actualizar rastreadores y hacer seguimiento de los puntos de acción pendientes. A lo largo del día, puedes realizar investigaciones, actualizar sistemas de CRM u operacionales, coordinar con partes interesadas internas y externas, preparar informes o presentaciones, y dar soporte al liderazgo con proyectos administrativos. En resumen: ayudas a mantener al liderazgo organizado, las prioridades en movimiento y las operaciones diarias funcionando sin problemas. Métricas clave de éxito - Gestión de calendario precisa y organizada. - Finalización oportuna de seguimientos y puntos de acción. - Fuerte capacidad de respuesta a las prioridades del liderazgo. - Documentos, informes y registros operacionales precisos. - Sin plazos o reuniones importantes perdidas. - Seguimiento efectivo de tareas y proyectos. - Comunicación y seguimiento confiables. - Alta confianza del liderazgo en el soporte diario. Proceso de entrevista 1. Solicitud inicial 2. Spark Hire - Entrevista de video unidireccional 3. Entrevista por video con reclutador de Pavago 4. Entrevista con el cliente 5. Oferta y Onboarding Entrevista de video Spark Hire – Requerida Como parte del proceso de solicitud, se requiere que todos los candidatos completen una entrevista de video unidireccional a través de Spark Hire. Después de completar el primer paso de tu solicitud, recibirás una invitación de Spark Hire por correo electrónico con instrucciones para grabar y enviar tus respuestas en video. La finalización del video de Spark Hire es necesaria para ser considerado/a para la siguiente etapa. Por favor, revisa tu bandeja de entrada, así como tu carpeta de spam o correo no deseado para la invitación. Aplica ahora Si tienes experiencia en asistencia ejecutiva, asistencia virtual, soporte administrativo u operaciones y eres altamente organizado/a, proactivo/a y te sientes cómodo/a apoyando al liderazgo en un entorno remoto de ritmo rápido, nos encantaría saber de ti. ¡Aplica hoy y ayuda a mantener las prioridades del liderazgo y las operaciones comerciales organizadas y en movimiento!

Responsabilidades

Gestionar agendas, citas y reuniones
Coordinar comunicaciones internas y externas
Dar seguimiento a tareas, proyectos y entregables
Preparar y formatear informes, documentos y presentaciones
Mantener documentación y archivos organizados
Soportar procesos operativos y flujos de trabajo administrativos
Realizar investigaciones online y compilar resúmenes

Habilidades

OrganizaciónGestión del tiempoAtención al detalleGestión de prioridadesResolución de problemasTrabajo independienteProactividadOrganizaciónAtención al detalleComunicación profesionalAutonomíaCapacidad de aprendizaje

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