Empresa de servicios de salud busca un Asistente de Operaciones remoto para soporte ejecutivo, coordinación de proyectos, gestión de operaciones y tareas administrativas. Se requiere experiencia en roles similares, excelentes habilidades de comunicación en inglés y proactividad.
Si buscás un rol dinámico donde puedas ser el soporte clave de un equipo de liderazgo y gestionar proyectos especiales en el sector salud, esta oportunidad remota es para vos. Vas a tener autonomía para resolver problemas y mejorar procesos, ideal si te gusta aprender y ser la persona de confianza para que todo funcione.
Asistente de Operaciones – Soporte Ejecutivo y Proyectos Especiales (Remoto) Áreas: Operaciones | Soporte Ejecutivo | Coordinación de Proyectos | Herramientas de IA | Proyectos Especiales Tipo de Puesto: Jornada Completa, Remoto Ubicación: LATAM y Sudáfrica Horario Laboral: Horario Comercial de EE. UU. Sobre el Rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Asistente de Operaciones para dar soporte a una empresa de servicios de salud en rápido crecimiento y con mentalidad emprendedora, impulsando la excelencia operativa, el soporte ejecutivo y la ejecución de proyectos interfuncionales. Este no es un rol administrativo tradicional. Te convertirás en una extensión de confianza del equipo de liderazgo, gestionando proyectos, resolviendo problemas, mejorando procesos y asegurando que las iniciativas críticas avancen con mínima supervisión. Trabajarás en operaciones, soporte ejecutivo, informes, gestión de proveedores, coordinación de marketing, operaciones de personas y proyectos especiales. Cada día es diferente, requiriendo adaptabilidad, ingenio y una fuerte mentalidad de propiedad. Si disfrutas aportando estructura a entornos dinámicos, aprendiendo nuevas habilidades y convirtiéndote en la persona en la que todos confían para mantener el negocio funcionando sin problemas, este rol está hecho para ti. Lo que Gestionarás Soporte Ejecutivo y de Operaciones - Dar soporte al liderazgo con las prioridades operativas diarias y las iniciativas estratégicas. - Gestionar tareas administrativas, operativas y de coordinación interfuncional. - Hacer seguimiento de los puntos de acción y asegurar el cumplimiento oportuno entre departamentos. - Coordinar reuniones, entregables y cronogramas de proyectos. - Mantener documentación organizada y registros operativos. - Asistir en la creación de flujos de trabajo y la mejora continua de procesos. Gestión de Proyectos y Proyectos Especiales - Gestionar proyectos desde la planificación hasta la finalización. - Investigar soluciones y ejecutar nuevas iniciativas de forma independiente. - Coordinar proyectos interfuncionales que involucren a múltiples partes interesadas. - Identificar riesgos y resolver proactivamente obstáculos operativos. - Asegurar que los proyectos se entreguen con precisión y a tiempo. Informes y Gestión de Datos - Recopilar, organizar y mantener datos operativos y de clientes. - Crear hojas de cálculo, dashboards e informes de gestión. - Hacer seguimiento de KPIs y métricas operativas. - Dar soporte al liderazgo con informes y perspectivas de negocio. - Mantener la precisión en múltiples sistemas y conjuntos de datos. Soporte de Marketing y Contenido - Asistir en la creación de contenido utilizando herramientas de IA y puntos clave proporcionados por el liderazgo. - Redactar publicaciones para LinkedIn y comunicaciones de la empresa. - Dar soporte a la creación y distribución de newsletters. - Asistir en la publicación de podcasts y gestión de contenido. - Crear presentaciones, diapositivas y materiales de marketing. - Coordinar materiales para conferencias y preparación de eventos. Coordinación de Proveedores y Clientes - Coordinar acuerdos y documentación de proveedores. - Hacer seguimiento de contratos, aprobaciones y firmas. - Dar soporte a la comunicación con clientes y solicitudes administrativas. - Asistir en revisiones de facturación y seguimiento operativo. - Asegurar que los puntos de acción pendientes se completen con prontitud. Operaciones de Personas y Soporte Administrativo - Coordinar actividades de incorporación para nuevos empleados. - Mantener registros de empleados y documentación. - Hacer seguimiento de solicitudes de PTO y actualizaciones de personal. - Dar soporte a iniciativas de RR. HH. y procesos administrativos internos. - Manejar información confidencial con profesionalismo y discreción. Viajes y Logística - Coordinar arreglos de viaje e itinerarios. - Asistir en la planificación de eventos y logística. - Gestionar envíos, entregas y logística operativa. - Dar soporte a la coordinación del equipo interno y necesidades administrativas. Sistemas y Mejora de Procesos - Construir y mejorar flujos de trabajo, SOPs y sistemas operativos. - Aprovechar herramientas de IA para automatizar trabajos repetitivos y mejorar la eficiencia. - Identificar oportunidades para optimizar las operaciones comerciales. - Documentar procesos para consistencia y escalabilidad. Requisitos Cualificaciones Imprescindibles Experiencia - Experiencia previa en: Operaciones, Asistencia Ejecutiva, Coordinación de Proyectos, Administración, Operaciones de Negocio. - Experiencia apoyando a equipos o ejecutivos remotos. - Comodidad trabajando en entornos emprendedores y de ritmo rápido. Habilidades Clave - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Sobresalientes habilidades de organización y multitarea. - Fuerte atención al detalle. - Capacidad para gestionar prioridades cambiantes de forma independiente. - Sólidas habilidades de resolución de problemas y pensamiento crítico. - Alto nivel de profesionalismo y discreción. - Dominio de Google Workspace y herramientas de productividad modernas. - Conexión a internet confiable y espacio de trabajo remoto dedicado. Deseable - Experiencia apoyando a fundadores o liderazgo ejecutivo. - Experiencia en startups o empresas de alto crecimiento. - Experiencia en gestión de proyectos. - Experiencia con: ChatGPT, Claude, Canva. - Experiencia en coordinación de marketing. - Experiencia en Operaciones de RR. HH. o Personas. - Experiencia creando SOPs y documentación operativa. - Sólidas habilidades en hojas de cálculo e informes. Herramientas y Tecnologías - Google Workspace - ChatGPT - Claude - Canva - Plataformas de Gestión de Proyectos - Google Sheets / Excel - Plataformas de Comunicación Interna Lo que te Hace un Fuerte Candidato - Excepcionalmente organizado y confiable. - Altamente receptivo con excelente seguimiento. - Cómodo gestionando múltiples prioridades simultáneamente. - Ingenioso y capaz de resolver problemas de forma independiente. - Aprendizaje rápido que se adapta fácilmente a nuevos sistemas y herramientas. - Tranquilo bajo presión y cómodo con la ambigüedad. - Fuerte mentalidad de propiedad con una atención al detalle sobresaliente. - Profesional, confiable y capaz de manejar información confidencial. - Orientado al equipo y comprometido a ayudar a otros a tener éxito. Un Día Típico No hay dos días exactamente iguales. Puedes: - Dar soporte al liderazgo con prioridades operativas urgentes. - Crear informes y monitorear métricas de negocio. - Redactar contenido y comunicaciones de la empresa. - Coordinar proveedores, contratos y aprobaciones. - Asistir en la incorporación y operaciones de personas. - Gestionar proyectos especiales de principio a fin. - Organizar logística de viajes y eventos. - Crear presentaciones y documentación operativa. - Resolver desafíos comerciales inesperados a medida que surgen. - Aprender nuevas herramientas y mejorar procesos internos utilizando IA. En resumen: Mantienes el negocio organizado, eficiente y en movimiento, gestionando proyectos, resolviendo desafíos operativos y asegurando que nada se pierda. Métricas Clave de Éxito (KPIs) - Proyectos completados con precisión y a tiempo. - Tiempos de respuesta rápidos y comunicación proactiva. - Ejecución de alta calidad en múltiples prioridades. - Mejora de la eficiencia operativa y flujos de trabajo. - Informes y documentación precisos. - Fuerte seguimiento de iniciativas. - Alta satisfacción de las partes interesadas internas. - Gestión exitosa de múltiples proyectos concurrentes. Por qué este Rol Destaca - Puesto de alta confianza trabajando directamente con el liderazgo de la empresa. - Propiedad y autonomía significativas. - Exposición a operaciones, soporte ejecutivo, marketing, RR. HH. y proyectos especiales. - Oportunidad de expandir rápidamente tu conjunto de habilidades en múltiples funciones comerciales. - Entorno de trabajo totalmente remoto y emprendedor. - Progresión profesional clara hacia: Gerente de Operaciones, Líder de Operaciones Ejecutivas, Jefe de Gabinete, Gerente de Operaciones de Negocio. Proceso de Entrevista 1. Revisión de Solicitud 2. Video Introductorio Spark Hire (3–5 minutos) 3. Entrevista con el Cliente 4. Oferta y Onboarding Qué Sucede Después de Postularte Inmediatamente después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu Video Introductorio. Este video corto, autograbado, es el paso final que completa tu solicitud y puede grabarse cuando te sea conveniente. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda a los gerentes de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las entrevistas futuras sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias. No te lo tomes a la ligera: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud. Postúlate Ahora Si eres un profesional de operaciones proactivo que disfruta resolviendo problemas, apoyando al liderazgo, gestionando proyectos y aportando estructura a entornos dinámicos, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un socio de confianza detrás de escena de un negocio en crecimiento.