Executive Operations & Finance Specialist | AI & Automation

Título: Especialista Ejecutivo de Operaciones y Finanzas (IA y Automatización)

Ubicación: Remoto (Filipinas/Latinoamérica)

Horario

Lunes a viernes, 8:00 a. m. – 5:00 p. m. CT

Compensación: $1,500 a $2,000 mensuales (según experiencia)

Resumen del puesto

Buscamos un Asistente Ejecutivo y Especialista en Finanzas altamente organizado, analítico y con recursos tecnológicos para dar soporte a la dirección de la empresa, asistir en la elaboración de informes y análisis financieros, y ayudar a implementar inteligencia artificial y automatización en toda la organización.

Este puesto es ideal para alguien que combine sólidas habilidades de soporte ejecutivo con conocimientos financieros y un interés en la tecnología emergente. La persona en este rol gestionará importantes responsabilidades administrativas, organizará información, apoyará la toma de decisiones financieras y encontrará formas prácticas de mejorar la eficiencia en toda la empresa.

Soporte Ejecutivo y Administrativo

• Brindar soporte administrativo directo a los ejecutivos de la empresa.
• Gestionar agendas, programar reuniones, coordinar citas y ayudar a priorizar los compromisos ejecutivos.
• Preparar agendas de reuniones, organizar materiales de apoyo, tomar notas y hacer seguimiento de los puntos pendientes.
• Redactar y editar correos electrónicos, informes, presentaciones, cartas y otras comunicaciones comerciales.
• Coordinar arreglos de viaje, reservas, itinerarios y logística relacionada.
• Asistir en proyectos especiales y asegurar que se cumplan los plazos y compromisos.
• Comunicarse profesionalmente con empleados, inquilinos, proveedores, prestamistas, socios comerciales y otras partes interesadas.
• Ayudar a los ejecutivos a mantenerse organizados en múltiples empresas, propiedades y proyectos.

Análisis e Informes Financieros

• Preparar y mantener informes financieros, paneles operativos, presupuestos y pronósticos.
• Analizar el rendimiento de la empresa y las propiedades, incluyendo ingresos, gastos, ocupación, flujo de caja y variaciones presupuestarias.
• Asistir con los KPIs mensuales y proporcionar explicaciones claras de las tendencias y resultados.
• Ejecutar modelos financieros para adquisiciones, desarrollos y otras decisiones comerciales.

IA, Automatización y Mejora de Procesos

• Identificar procesos repetitivos o ineficientes que puedan mejorarse mediante IA, automatización o una mejor integración de sistemas.
• Construir y mantener flujos de trabajo prácticos asistidos por IA para finanzas, contabilidad, operaciones, marketing, arrendamientos, construcción y administración ejecutiva.
• Utilizar herramientas de IA para analizar información, resumir documentos, preparar informes, redactar comunicaciones y apoyar la toma de decisiones.
• Desarrollar paneles automatizados, plantillas y herramientas internas que reduzcan el trabajo manual.
• Evaluar nuevas aplicaciones de IA y recomendar herramientas que proporcionen un claro beneficio comercial.
• Ayudar a conectar información entre sistemas de contabilidad, administración de propiedades, nómina, gestión de gastos y construcción.
• Capacitar y asistir a los empleados en el uso efectivo de las herramientas de IA aprobadas.
• Medir si las soluciones implementadas están mejorando la eficiencia, la precisión, la productividad o los costos.

Gestión Tecnológica

• Servir como administrador principal de las plataformas de software y sistemas comerciales de la empresa.
• Gestionar la incorporación y baja de empleados en los sistemas tecnológicos, incluyendo cuentas de usuario, permisos y asignación de equipos.
• Coordinar con proveedores y prestadores de servicios para mantener el hardware, software y servicios relacionados con TI.
• Evaluar e implementar nuevas soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia, la comunicación y la colaboración.
• Brindar soporte técnico básico y asistencia para la resolución de problemas a los empleados.
• Monitorear suscripciones de software, licencias y calendarios de renovación.
• Asistir en iniciativas de ciberseguridad, controles de acceso, gestión de contraseñas y mejores prácticas tecnológicas.
• Apoyar las integraciones entre sistemas comerciales, incluyendo plataformas de RR. HH., nómina, contabilidad, comunicación y operativas.

Cualificaciones

• Se prefiere título de grado en finanzas, contabilidad, negocios, sistemas de información o un campo relacionado.
• Experiencia previa como asistente ejecutivo, analista financiero, contador, analista de negocios o puesto similar.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Experiencia con informes financieros, presupuestos, contabilidad o análisis de datos.
• Dominio avanzado de Microsoft Excel u Hojas de Cálculo de Google.
• Fuerte interés en inteligencia artificial, automatización y tecnología empresarial emergente.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Excepcional atención al detalle, criterio, discreción y seguimiento.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en una organización emprendedora en crecimiento.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, anticipar necesidades y asumir la responsabilidad de las tareas.
• Comodidad investigando nuevas tecnologías y aprendiendo software desconocido.

Cualificaciones Preferidas

• Experiencia en el apoyo a un propietario de negocio, ejecutivo o equipo de alta dirección.
• Experiencia con modelado financiero, paneles o plataformas de inteligencia empresarial.
• Experiencia en bienes raíces comerciales, administración de propiedades, construcción, autoalmacenamiento o desarrollo inmobiliario.
• Experiencia con herramientas como ChatGPT, Microsoft Copilot, Power BI, Power Automate, Zapier, Make o plataformas similares.
• Conocimiento práctico de APIs, SQL, Python u otras herramientas de automatización es útil pero no requerido.
• CPA, CMA, MBA u otra certificación relevante es un plus pero no es requerida.

Qué Implica el Éxito

El candidato exitoso

• Mantendrá a los ejecutivos de la empresa organizados, preparados y enfocados en sus responsabilidades de mayor prioridad.
• Asegurará que las tareas importantes, reuniones, comunicaciones y puntos de seguimiento no se pierdan.
• Producirá informes financieros precisos, útiles y oportunos.
• Brindará a la dirección una mayor visibilidad del rendimiento de la empresa y las propiedades.
• Reducirá el tiempo dedicado a tareas administrativas y financieras repetitivas.
• Implementará soluciones de IA y automatización que los empleados puedan utilizar eficazmente.
• Mejorará la organización y accesibilidad de la información de la empresa.
• Ayudará a la dirección a tomar decisiones más rápidas y mejor informadas.