Executive Assistant

💼 Asistente Ejecutivo (Operaciones y Automatización) 🌎 LatAm 🏠 Remoto

Sobre Nuestro Cliente

Nuestro cliente es el fundador de una startup de GovTech de rápido crecimiento que crea herramientas modernas de permisos y planificación para gobiernos municipales y de condado. Buscan un operador proactivo y versátil para apoyar una amplia gama de tareas operativas, administrativas y estratégicas en finanzas, cumplimiento, documentación, automatización y soporte de ventas.

Sobre el Rol

Nuestro cliente busca un Asistente Ejecutivo que esté constantemente buscando oportunidades para optimizar cómo operan el fundador y la empresa, no alguien que espere a que se le asignen tareas. Si ves una mejor manera de hacer algo, lo señalas y lo arreglas. Este no es un rol de EA tradicional. Manejarás desde el pago de facturas y la gestión de relaciones con proveedores hasta la creación de automatizaciones, la preparación de RFPs y la ayuda a la empresa para que se presente bien en conferencias y presentaciones de ventas. Si te sientes cómodo con herramientas como Notion, puedes crear automatizaciones para reducir el trabajo manual y prosperas en un entorno de startup donde el alcance evoluciona rápidamente, este rol es una excelente opción.

Responsabilidades

Operaciones Financieras y de Cumplimiento

• Pagar facturas y gestionar obligaciones financieras recurrentes a tiempo y con precisión.
• Gestionar registros estatales a medida que la empresa contrata en todo EE. UU., asegurando el cumplimiento en cada nuevo estado.
• Supervisar las relaciones con proveedores, incluida la contabilidad fiscal y otros proveedores de servicios externos.
• Coordinar proactivamente con proveedores y prestadores de servicios para mantener al día los contratos, renovaciones y entregables.

Documentación y Gestión del Conocimiento

• Transferir y organizar información de PDFs y otras fuentes a Notion.
• Mantener documentación limpia, organizada y accesible en todos los sistemas de la empresa.
• Preparar RFPs, declaraciones escritas y otros documentos formales según sea necesario.
• Redactar correos electrónicos profesionales y correspondencia en nombre del fundador según sea necesario.

Automatización y Optimización de Procesos

• Crear automatizaciones y flujos de trabajo para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia operativa en toda la empresa.
• Identificar proactivamente oportunidades para optimizar cómo operan el fundador y la empresa e implementar mejoras sin que se lo pidan.
• Mantenerse al día sobre herramientas y flujos de trabajo que podrían hacer que el equipo sea más rápido y efectivo.

Soporte de Ventas y Conferencias

• Preparar materiales y logística para presentaciones de ventas.
• Apoyar la estrategia de conferencias, incluida la identificación de eventos relevantes, la redacción de propuestas y la coordinación de la logística.
• Ayudar a organizar al equipo en torno a eventos específicos y asegurar que todo esté listo con antelación.

Lo que Buscamos

• Experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo, Jefe de Gabinete o Asociado de Operaciones apoyando a un fundador o ejecutivo senior en una startup o empresa en etapa temprana.
• Sólidas habilidades organizativas con capacidad para gestionar múltiples flíneas de trabajo operativas simultáneamente.
• Comodidad creando automatizaciones y flujos de trabajo utilizando herramientas de IA o plataformas sin código para reducir el trabajo manual.
• Dominio de Notion y comodidad organizando y manteniendo documentación en los sistemas de la empresa.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita en inglés con capacidad para redactar correspondencia profesional, RFPs y documentos formales.
• Proactividad y autogestión con una tendencia a identificar y solucionar ineficiencias en lugar de esperar a que se lo pidan.
• Comodidad trabajando de forma independiente en tareas de cumplimiento, coordinación financiera, gestión de proveedores y administración.
• Fuerte solapamiento con el horario de la Hora del Pacífico de EE. UU.

Sería Bueno Contar Con

• Experiencia con registros estatales en EE. UU. o cumplimiento multiestatal para una empresa remota.
• Experiencia previa apoyando una startup B2B SaaS o GovTech.
• Familiaridad con herramientas como Claude, Zapier, Make o plataformas de automatización similares.
• Experiencia apoyando procesos de ventas o logística de conferencias.
• Experiencia previa gestionando relaciones con proveedores y coordinando con proveedores de servicios externos.

Horario de Trabajo

• Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo.
• Este puesto opera a tiempo completo, con horarios dedicados para asegurar la alineación con el equipo y la entrega de trabajo de calidad.
• Se requiere un fuerte solapamiento con el horario de la Hora del Pacífico de EE. UU.

Compensación y Tiempo Libre

• Compensación pagada en USD.
• Pago bimensual los días 15 y 30.
• Tiempo libre remunerado según la política de la empresa.
• Días festivos observados según las directrices de la empresa.

Requisitos de Solicitud

Por favor, envía

• Un currículum actualizado.
• Un video de Loom de 1 a 2 minutos presentándote, describiendo tu experiencia apoyando a un fundador o startup, y mostrando un ejemplo de un proceso o sistema que mejoraste o automatizaste sin que te lo pidieran.

Solo se considerarán los candidatos que envíen un video de Loom para el siguiente paso del proceso de contratación.