Directo de la empresahace 22 horas
Executive Assistant (Operations and Automation)
Hire Overseas
Buenos Aires, Buenos AiresRemoto · Tiempo completo
Semi Senior2+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Buscamos un Asistente Ejecutivo proactivo y versátil para una startup GovTech en crecimiento, con foco en optimizar operaciones, finanzas, documentación y automatización. El rol es 100% remoto para LATAM y requiere experiencia en startups y herramientas de automatización.
Por qué aplicar
Si te copan las startups y la automatización, este puesto remoto es para vos. Vas a ser clave para optimizar operaciones y finanzas en una GovTech en crecimiento, con autonomía para proponer y ejecutar mejoras.
Descripción del puesto
💼 Asistente Ejecutivo (Operaciones y Automatización) 🌎 LatAm 🏠 Remoto Sobre Nuestro Cliente Nuestro cliente es el fundador de una startup de GovTech de rápido crecimiento que crea herramientas modernas de permisos y planificación para gobiernos municipales y de condado. Buscan un operador proactivo y versátil para apoyar una amplia gama de tareas operativas, administrativas y estratégicas en finanzas, cumplimiento, documentación, automatización y soporte de ventas. Sobre el Rol Nuestro cliente busca un Asistente Ejecutivo que esté constantemente buscando oportunidades para optimizar cómo operan el fundador y la empresa, no alguien que espere a que se le asignen tareas. Si ves una mejor manera de hacer algo, lo señalas y lo arreglas. Este no es un rol de EA tradicional. Manejarás desde el pago de facturas y la gestión de relaciones con proveedores hasta la creación de automatizaciones, la preparación de RFPs y la ayuda a la empresa para que se presente bien en conferencias y presentaciones de ventas. Si te sientes cómodo con herramientas como Notion, puedes crear automatizaciones para reducir el trabajo manual y prosperas en un entorno de startup donde el alcance evoluciona rápidamente, este rol es una excelente opción. Responsabilidades Operaciones Financieras y de Cumplimiento - Pagar facturas y gestionar obligaciones financieras recurrentes a tiempo y con precisión. - Gestionar registros estatales a medida que la empresa contrata en todo EE. UU., asegurando el cumplimiento en cada nuevo estado. - Supervisar las relaciones con proveedores, incluida la contabilidad fiscal y otros proveedores de servicios externos. - Coordinar proactivamente con proveedores y prestadores de servicios para mantener al día los contratos, renovaciones y entregables. Documentación y Gestión del Conocimiento - Transferir y organizar información de PDFs y otras fuentes a Notion. - Mantener documentación limpia, organizada y accesible en todos los sistemas de la empresa. - Preparar RFPs, declaraciones escritas y otros documentos formales según sea necesario. - Redactar correos electrónicos profesionales y correspondencia en nombre del fundador según sea necesario. Automatización y Optimización de Procesos - Crear automatizaciones y flujos de trabajo para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia operativa en toda la empresa. - Identificar proactivamente oportunidades para optimizar cómo operan el fundador y la empresa e implementar mejoras sin que se lo pidan. - Mantenerse al día sobre herramientas y flujos de trabajo que podrían hacer que el equipo sea más rápido y efectivo. Soporte de Ventas y Conferencias - Preparar materiales y logística para presentaciones de ventas. - Apoyar la estrategia de conferencias, incluida la identificación de eventos relevantes, la redacción de propuestas y la coordinación de la logística. - Ayudar a organizar al equipo en torno a eventos específicos y asegurar que todo esté listo con antelación. Lo que Buscamos - Experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo, Jefe de Gabinete o Asociado de Operaciones apoyando a un fundador o ejecutivo senior en una startup o empresa en etapa temprana. - Sólidas habilidades organizativas con capacidad para gestionar múltiples flíneas de trabajo operativas simultáneamente. - Comodidad creando automatizaciones y flujos de trabajo utilizando herramientas de IA o plataformas sin código para reducir el trabajo manual. - Dominio de Notion y comodidad organizando y manteniendo documentación en los sistemas de la empresa. - Sólidas habilidades de comunicación escrita en inglés con capacidad para redactar correspondencia profesional, RFPs y documentos formales. - Proactividad y autogestión con una tendencia a identificar y solucionar ineficiencias en lugar de esperar a que se lo pidan. - Comodidad trabajando de forma independiente en tareas de cumplimiento, coordinación financiera, gestión de proveedores y administración. - Fuerte solapamiento con el horario de la Hora del Pacífico de EE. UU. Sería Bueno Contar Con - Experiencia con registros estatales en EE. UU. o cumplimiento multiestatal para una empresa remota. - Experiencia previa apoyando una startup B2B SaaS o GovTech. - Familiaridad con herramientas como Claude, Zapier, Make o plataformas de automatización similares. - Experiencia apoyando procesos de ventas o logística de conferencias. - Experiencia previa gestionando relaciones con proveedores y coordinando con proveedores de servicios externos. Horario de Trabajo - Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo. - Este puesto opera a tiempo completo, con horarios dedicados para asegurar la alineación con el equipo y la entrega de trabajo de calidad. - Se requiere un fuerte solapamiento con el horario de la Hora del Pacífico de EE. UU. Compensación y Tiempo Libre - Compensación pagada en USD. - Pago bimensual los días 15 y 30. - Tiempo libre remunerado según la política de la empresa. - Días festivos observados según las directrices de la empresa. Requisitos de Solicitud Por favor, envía: - Un currículum actualizado. - Un video de Loom de 1 a 2 minutos presentándote, describiendo tu experiencia apoyando a un fundador o startup, y mostrando un ejemplo de un proceso o sistema que mejoraste o automatizaste sin que te lo pidieran. Solo se considerarán los candidatos que envíen un video de Loom para el siguiente paso del proceso de contratación.
Responsabilidades
- Pagar facturas y gestionar obligaciones financieras recurrentes
- Manejar registros estatales para cumplimiento
- Supervisar relaciones con proveedores
- Transferir y organizar información en Notion
- Mantener documentación organizada
- Preparar RFPs, declaraciones escritas y otros documentos formales
- Redactar correos electrónicos y correspondencia profesional
- Construir automatizaciones y flujos de trabajo
- Identificar oportunidades de optimización
- Preparar materiales y logística para presentaciones de ventas
- Apoyar la estrategia de conferencias
Habilidades
OrganizaciónGestión de múltiples flujos de trabajo operativosAutomatización de procesosOptimización de procesosComunicación escrita en inglésProactividadAutodirecciónGestión de cumplimientoCoordinación financieraGestión de proveedores
Beneficios
- Paid Time Off
- Holidays
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