Executive Assistant

Asistente Ejecutivo: Remoto, Latinoamérica

Ubicación: Remoto, Latinoamérica

Horario

Jornada completa, de lunes a viernes, horario del Pacífico (Las Vegas)

Compensación: USD 1.500-2.000/mes, según experiencia.

SOBRE LA EMPRESA

Apoyamos una práctica de asesoramiento inmobiliario de lujo de alto contacto que atiende a clientes en el mercado de Las Vegas. El equipo trabaja con clientes residenciales de alto valor y opera con un fuerte énfasis en la profesionalidad, la capacidad de respuesta, la discreción, la organización y un servicio al cliente excepcional.

RESUMEN DEL PUESTO

Buscamos un Asistente Ejecutivo experimentado que brinde soporte administrativo y operativo confiable y proactivo a dos directores inmobiliarios. Este es un rol práctico para alguien que pueda hacerse cargo de los flujos de trabajo administrativos diarios y mantener a los directores organizados sin necesidad de supervisión constante. El candidato ideal es muy organizado, tiene confianza para comunicarse en inglés, se siente cómodo trabajando con ejecutivos o dueños de negocios y es capaz de gestionar múltiples prioridades manteniendo un alto nivel de atención al detalle. Usted será el principal responsable de la gestión de calendarios, la organización de la bandeja de entrada, la programación, las comunicaciones y los flujos de trabajo de documentos, al tiempo que ayuda a garantizar que las tareas importantes y los seguimientos no se pierdan.

RESPONSABILIDADES CLAVE

GESTIÓN EJECUTIVA Y DE CALENDARIO

• Gestionar y mantener calendarios para dos directores con múltiples compromisos.
• Programar, reprogramar y coordinar reuniones y citas.
• Identificar conflictos de programación y recomendar soluciones de forma proactiva.
• Preparar a los directores para próximas reuniones, citas y compromisos.
• Hacer seguimiento de plazos importantes, seguimientos y elementos pendientes.

GESTIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO Y BANDEJA DE ENTRADA

• Supervisar y organizar las bandejas de entrada ejecutivas.
• Clasificar los correos electrónicos entrantes y determinar las prioridades.
• Redactar respuestas y correspondencia rutinarias cuando sea apropiado.
• Marcar mensajes urgentes, sensibles o de alta prioridad para los directores.
• Mantener las bandejas de entrada organizadas y garantizar que las solicitudes importantes reciban seguimiento oportuno.

COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN

• Comunicarse profesionalmente con clientes, proveedores, socios, prestadores de servicios y terceros.
• Coordinar citas, solicitudes y seguimientos en nombre de los directores.
• Hacer seguimiento con proveedores y terceros para asegurar que las tareas se completen.
• Mantener un estilo de comunicación pulido y profesional coherente con un negocio inmobiliario de lujo.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

• Preparar, organizar, actualizar y mantener documentos comerciales.
• Trabajar a partir de plantillas proporcionadas por el cliente y garantizar que los documentos sean precisos y estén formateados correctamente.
• Mantener archivos y carpetas digitales organizados.
• Ayudar en la preparación de documentos e información necesaria para reuniones, transacciones y tareas administrativas.

SOPORTE ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL

• Mantener listas de tareas y elementos de seguimiento para los directores.
• Ayudar a mantener organizados los procesos administrativos recurrentes.
• Investigar información y atender solicitudes administrativas rutinarias.
• Identificar oportunidades para mejorar la organización y reducir la carga de trabajo administrativa.
• Asumir la responsabilidad de las tareas asignadas hasta su finalización, en lugar de simplemente devolverlas a los directores.

LO QUE BUSCAMOS

• Experiencia como Asistente Ejecutivo de nivel intermedio a senior, preferiblemente apoyando a ejecutivos, dueños de negocios, emprendedores o profesionales de alto nivel.
• Se prefiere título universitario.
• Inglés avanzado a fluido, tanto escrito como verbal.
• Sólida experiencia en gestión de calendarios y programación.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y gestión de correo electrónico.
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Alta atención al detalle.
• Comodidad en el manejo de información comercial confidencial y sensible.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y tomar decisiones acertadas dentro del alcance del rol.
• Fuerte seguimiento y capacidad para gestionar múltiples prioridades.
• Estilo de comunicación profesional, pulido y orientado al servicio.
• La experiencia en bienes raíces es una gran ventaja, particularmente en bienes raíces residenciales de lujo.

HABILIDADES REQUERIDAS

• Gestión de calendario ejecutivo
• Gestión de correo electrónico y bandeja de entrada
• Coordinación de programación y citas
• Preparación y organización de documentos
• Comunicación con proveedores/clientes
• Gestión de tareas administrativas
• Comunicación escrita y verbal en inglés
• Microsoft Office y/o Google Workspace
• Fuerte atención al detalle
• Resolución de problemas independiente

DESEABLE

• Experiencia en la industria inmobiliaria
• Experiencia en bienes raíces de lujo
• Experiencia apoyando a múltiples ejecutivos o dueños de negocios
• Experiencia en la coordinación de proveedores y prestadores de servicios externos
• Familiaridad con CRM, gestión de transacciones o tecnología inmobiliaria
• Experiencia trabajando con ejecutivos o clientes con sede en EE. UU.

EL CANDIDATO IDEAL

Buscamos a alguien que sea más que un ejecutor de tareas. La persona adecuada podrá anticipar lo que necesita suceder a continuación, mantener a los directores organizados, comunicarse profesionalmente en su nombre y hacer un seguimiento proactivo de los elementos pendientes. Debería sentirse cómodo trabajando en un entorno de alto contacto y rápido movimiento donde la discreción, la capacidad de respuesta, la precisión y la propiedad son fundamentales.

ÉXITO EN ESTE ROL

El éxito significa que los directores pueden dedicar más tiempo a centrarse en los clientes, las relaciones y las actividades generadoras de ingresos porque su carga de trabajo administrativa se está manejando de manera confiable. Tendrá éxito si:

• Los calendarios se mantienen organizados y los conflictos se abordan de forma proactiva.
• Los correos electrónicos y las solicitudes importantes se priorizan adecuadamente.
• Los seguimientos se realizan sin que los directores tengan que perseguirlos.
• Los documentos son precisos, organizados y están listos cuando se necesitan.
• Los proveedores y terceros reciben comunicación oportuna.
• Los directores se sienten seguros de que los detalles administrativos se están manejando sin supervisión constante.