Executive Assistant

Estamos buscando un socio operativo y estratégico de confianza para la alta dirección, que brinde apoyo ejecutivo, coordinación de proyectos y gestión de la comunicación en iniciativas a nivel ejecutivo. Se requiere un fuerte juicio, discreción y la capacidad de anticipar necesidades, resolver problemas de manera independiente y cambiar de prioridades a medida que las necesidades cambian.

Responsabilidades principales

Operaciones y administración ejecutiva

• Gestionar viajes ejecutivos, gastos, aprobaciones y reembolsos en cumplimiento con las pautas internas y contables.
• Coordinar programación compleja, logística y apoyo personal para SVPs en ubicaciones globales.
• Actuar como un punto de apoyo confidencial y de confianza para otros líderes senior durante los viajes.
• Trabajar en estrecha colaboración con Operaciones, IT, MarComm, BI y otros equipos internos según las necesidades.
• Ser hábil en tecnología y sentirse cómodo con la infraestructura de reuniones y sistemas internos, programación de reuniones, navegación por muchas plataformas de la empresa y mantener acceso seguro a las herramientas y accesos que los SVPs utilizan diariamente (sitios web, aplicaciones, perfiles, etc.).

Viajes, eventos y hospitalidad

• Planificar y ejecutar viajes, cenas, happy hours, almuerzos de oficina o eventos para SVPs y equipos, con asistentes que van de 20 a más de 150, estableciendo entornos inclusivos (¡y divertidos!) que tengan en cuenta preferencias, accesibilidad y dinámicas grupales.
• Buscar lugares, gestionar proveedores, negociar precios y mantener presupuestos para cumbres internas y eventos sociales, a veces con poco aviso y en otros países.
• Demostrar un amplio rango social al comunicarse, desde líderes de C-suite hasta personal de hospitalidad, utilizando el mejor juicio para resolver problemas mientras se mantiene positivo y accesible.

Presentaciones y comunicaciones ejecutivas

• Desarrollar, formatear y refinar presentaciones ejecutivas para audiencias que van desde pequeños equipos de liderazgo hasta reuniones a nivel departamental (más de 500 asistentes).
• Colaborar con SVPs para estructurar mensajes, aclarar narrativas y adaptar contenido según la audiencia.
• Recopilar y estandarizar contenido de diapositivas entre equipos, asegurando consistencia de marca y visual.

Proyectos especiales y apoyo interfuncional

• Trabajar dentro del equipo de Proyectos Especiales para apoyar iniciativas internas, incluyendo seguimiento de escalaciones para cuentas en riesgo, coordinación de reuniones, toma de notas y seguimientos.
• Construir y mantener rastreadores, hojas de cálculo y tableros utilizados para informes de liderazgo y toma de decisiones.
• Colaborar con miembros del equipo para gestionar la logística y distribución del Bono de Valor Fundamental a nivel global.

Cultura del equipo y regalos

• Coordinar iniciativas de regalos, donaciones y reconocimiento a nivel global, investigando y recomendando opciones reflexivas y culturalmente apropiadas basadas en personalidades individuales, normas regionales y disponibilidad de pago por país.
• Actuar como observador de la cultura del equipo, compartiendo comentarios prácticos y sinceros para apoyar la toma de decisiones, respetando en última instancia el juicio y la dirección final del liderazgo.

Asociación con liderazgo

• Anticipar necesidades comprendiendo los diferentes estilos de liderazgo, prioridades y contextos de los SVPs.
• Proporcionar apoyo personal y de gestión de vida discreto para los SVPs según sea necesario, incluyendo citas, logística de viajes, coordinación de salud o finanzas ad hoc y asistencia en contrataciones.
• Manejar solicitudes urgentes con urgencia, buen juicio y confidencialidad.
• Hacer preguntas para entender el "por qué" y ofrecer soluciones proactivamente, mientras se actúa como un confidente de confianza.

Requisitos

• Habilidades excepcionales en inglés, tanto escritas como verbales.
• Título universitario en Administración de Empresas o similar.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y gestionar diferentes plataformas de manera competente (Outlook, Excel, PowerPoint, complementos de MS Teams).
• Juicio ejecutivo y confidencialidad.
• Resolución anticipada de problemas y recursos.
• Coordinación interfuncional con adaptabilidad a entornos cambiantes.
• Alta inteligencia emocional y comunicación visual y escrita clara.

Para postularte, por favor envía tu CV en inglés.