Business Operations Coordinator

Coordinador de Operaciones de Negocio (Coordinación de Operaciones, Facturación y Flujo de Trabajo)

Tipo de puesto: Tiempo completo, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. (se requiere EST)

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Coordinador de Operaciones de Negocio para apoyar la ejecución diaria de las operaciones comerciales en la gestión de CRM, facturación, programación, coordinación de equipos, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Este es un rol altamente enfocado en la ejecución donde el éxito proviene de mantener la precisión operativa, mantener los sistemas organizados y asegurar que nada se pierda. Trabajarás directamente con el Propietario para apoyar las operaciones diarias, gestionar múltiples flujos de trabajo y ayudar a que el negocio funcione de manera eficiente a través de una sólida organización y seguimiento.

Si eres detallista, orientado a sistemas y disfrutas aportando estructura a entornos de ritmo rápido, este rol es una excelente opción.

Lo que gestionarás

Coordinación Operativa

• Apoyar los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un rendimiento comercial fluido.
• Asistir al Propietario con la coordinación administrativa y la ejecución operativa.
• Monitorear flujos de trabajo e identificar proactivamente brechas o ineficiencias operativas.
• Asegurar que las tareas y actualizaciones se completen de manera precisa y a tiempo.

Gestión de CRM y Datos

• Mantener registros precisos dentro de los sistemas CRM, incluida la información del cliente, datos del trabajo y detalles de programación.
• Organizar archivos digitales en:
• Microsoft Excel
• OneDrive
• CompanyCam
• Sistemas internos
• Mantener datos operativos limpios, organizados y precisos.
• Prevenir discrepancias que puedan afectar la generación de informes, la programación o la facturación.

Facturación y Emisión de Facturas

• Procesar facturas de manera precisa y a tiempo.
• Verificar que la facturación se alinee con el trabajo completado y los registros operativos.
• Monitorear cuentas por cobrar y hacer seguimiento de saldos pendientes.
• Coordinar con contabilidad para mantener la documentación financiera organizada.

Programación de Equipos y Seguimiento de Trabajos

• Monitorear horarios y progreso de trabajos utilizando:
• Aspire
• Azuga
• Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo y retrasos en trabajos.
• Revisar entradas de tiempo diarias para procesamiento de nóminas y precisión de costos de trabajo.
• Apoyar la coordinación eficiente entre los equipos de campo y las operaciones de oficina.

Coordinación de Clientes y Leads

• Gestionar consultas entrantes de clientes en nombre del Propietario.
• Mantener embudos de CRM y actividades de seguimiento organizados.
• Asegurar que todas las solicitudes de clientes reciban respuestas oportunas.
• Apoyar la comunicación profesional durante todo el ciclo de vida del cliente.

Soporte Administrativo y de Informes

• Preparar:
• Informes
• Propuestas
• Respuestas a Solicitudes de Propuestas (RFP)
• Realizar:
• Investigación de proveedores
• Comparaciones de precios
• Investigación de contratos municipales
• Mantener documentación organizada para uso operativo y del cliente.

Gestión de Comunicaciones

• Organizar y gestionar las comunicaciones de correo electrónico y Microsoft Teams del Propietario.
• Responder a consultas rutinarias mientras se escalan los asuntos prioritarios adecuadamente.
• Mantener una comunicación organizada y profesional en todos los canales.

Lo que te hace un buen candidato

• Altamente organizado con una excepcional atención al detalle.
• Orientado a sistemas y procesos.
• Confiable y con excelente seguimiento.
• Cómodo gestionando múltiples flujos de trabajo operativos simultáneamente.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita.
• Proactivo en la identificación de problemas antes de que se conviertan en problemas.
• Capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión.

Experiencia y Habilidades Requeridas

Experiencia

• Experiencia en:
• Operaciones de Negocio
• Soporte Administrativo
• Facturación
• Emisión de Facturas
• Coordinación de Operaciones

Habilidades Técnicas

• Fuerte dominio de:
• Microsoft Excel
• Outlook
• Word
• Teams
• OneDrive
• Experiencia utilizando sistemas CRM.
• La experiencia con Aspire es una ventaja, pero no es obligatoria.
• Cómodo trabajando en múltiples plataformas operativas simultáneamente.

Comunicación

• Excelente comunicación escrita en inglés.
• Habilidades profesionales de gestión de correo electrónico.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para mantener la precisión operativa en entornos de ritmo rápido.

Sería un plus

Experiencia apoyando

• Construcción
• Paisajismo
• Servicios para el hogar
• Negocios de servicios de campo

Familiaridad con

• Aspire
• Azuga

Experiencia con

• Coordinación de nóminas
• Costos de trabajo
• Cuentas por cobrar
• Gestión de proveedores
• Preparación de propuestas

Un día típico

• Revisar horarios y actualizaciones operativas.
• Procesar facturas y monitorear flujos de trabajo de pago.
• Actualizar registros CRM y mantener datos operativos.
• Coordinar con equipos, clientes y liderazgo.
• Revisar el seguimiento del tiempo para la precisión de la nómina.
• Responder correos electrónicos y gestionar seguimientos operativos.
• Preparar informes y mantener documentación organizada.

En resumen: Mantendrás las operaciones comerciales organizadas, precisas y funcionando de manera eficiente asegurando que los sistemas, horarios, facturación y comunicaciones sigan siendo confiables todos los días.

Métricas Clave de Éxito (KPIs)

• Registros CRM precisos y actualizados.
• Procesamiento de facturas sin errores.
• Seguimiento de tiempo de nómina preciso.
• Cero seguimientos de clientes perdidos.
• Identificación oportuna de problemas de programación u operativos.
• Confianza del liderazgo en la confiabilidad operativa.

¿Por qué unirte a nosotros?

• Trabaja directamente con el liderazgo empresarial.
• Juega un papel fundamental en el éxito operativo diario.
• Alta propiedad sobre las operaciones comerciales y la coordinación de flujos de trabajo.
• Entorno de trabajo remoto estructurado con expectativas claras.
• Oportunidad de crecer hacia:
• Gerente de Operaciones
• Coordinador de Operaciones Ejecutivas
• Gerente de Operaciones de Negocio
• Jefe de Gabinete

Proceso de Entrevista

• Preselección telefónica inicial
• Video introductorio Spark Hire (3-5 minutos)
• Entrevista enfocada en Operaciones/Sistemas
• Ejercicio práctico de flujo de trabajo
• Entrevista final
• Oferta y Onboarding

Qué sucede después de postularte

Inmediatamente después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu video introductorio. Este breve video autograbado es el siguiente paso que completa tu solicitud y se puede grabar cuando te sea conveniente. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda al equipo de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las futuras entrevistas sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias. No te lo tomes a la ligera: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud.

¡Postúlate ahora!

Si eres un profesional de operaciones altamente organizado que disfruta gestionando sistemas, coordinando flujos de trabajo, manteniendo la precisión operativa y apoyando al liderazgo en un entorno de ritmo rápido, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un contribuyente clave para un negocio que valora la consistencia, la responsabilidad y la excelencia operativa.