Business Operations Coordinator

Coordinador de Operaciones Empresariales (Operaciones, Facturación y Coordinación de Flujos de Trabajo)

Tipo de puesto: Tiempo completo, remoto

Horario de trabajo: Horas laborales de EE.UU. (EST requerido)

Sobre el rol

En Pavago, uno de nuestros clientes busca un Coordinador de Operaciones Empresariales para apoyar la ejecución diaria de operaciones empresariales en gestión de CRM, facturación, programación, coordinación de equipos, comunicación con clientes y flujos administrativos. Se trata de un rol altamente enfocado en la ejecución, donde el éxito se logra manteniendo precisión operativa, manteniendo los sistemas organizados y asegurando que nada se quede sin atender. Trabajarás directamente con el dueño para apoyar las operaciones diarias, gestionar múltiples flujos de trabajo y ayudar a que el negocio funcione de manera eficiente mediante una excelente organización y seguimiento. Si eres detallista, orientado a sistemas y disfrutas aportar estructura a entornos dinámicos, este rol es una excelente opción.

Lo que deberás gestionar

• Coordinación operativa:
• Apoyar los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un desempeño fluido del negocio.
• Asistir al dueño en la coordinación administrativa y la ejecución operativa.
• Monitorear flujos de trabajo e identificar proactivamente brechas o ineficiencias operativas.
• Asegurar que las tareas y actualizaciones se completen con precisión y en el plazo establecido.

• CRM y gestión de datos:
• Mantener registros precisos dentro de los sistemas CRM, incluyendo información de clientes, datos de trabajos y detalles de programación.
• Organizar archivos digitales en: Microsoft Excel, OneDrive, CompanyCam y sistemas internos.
• Garantizar que los datos operativos estén limpios, organizados y precisos.
• Prevenir discrepancias que puedan afectar reportes, programación o facturación.

• Facturación y facturas:
• Procesar facturas con precisión y en los plazos establecidos.
• Verificar que la facturación coincida con el trabajo completado y los registros operativos.
• Monitorear cuentas por cobrar y realizar seguimiento de saldos pendientes.
• Coordinar con contabilidad para mantener documentación financiera organizada.

• Programación de equipos y seguimiento de trabajos:
• Monitorear programaciones y avances de trabajos mediante: Aspire y Azuga.
• Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo y retrasos en trabajos.
• Revisar registros diarios de horas para procesamiento de nómina y cálculo de costos de trabajos.
• Apoyar la coordinación eficiente entre equipos de campo y operaciones de oficina.

• Coordinación con clientes y leads:
• Gestionar consultas entrantes de clientes en nombre del dueño.
• Mantener pipelines de CRM y actividades de seguimiento organizadas.
• Asegurar que todas las solicitudes de clientes reciban respuestas oportunas.
• Apoyar una comunicación profesional durante todo el ciclo de vida del cliente.

• Reportes y apoyo administrativo:
• Preparar: reportes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFPs).
• Realizar: investigación de proveedores, comparaciones de precios, investigación de contratos municipales.
• Mantener documentación organizada para uso operativo y de clientes.

• Gestión de comunicación:
• Organizar y gestionar los correos electrónicos y comunicaciones de Microsoft Teams del dueño.
• Responder a consultas rutinarias y derivar asuntos prioritarios adecuadamente.
• Mantener una comunicación organizada y profesional en todos los canales.

¿Qué te hace un candidato ideal?

• Altamente organizado con una atención excepcional al detalle.
• Orientado a sistemas y procesos.
• Confiable con excelente seguimiento.
• Cómodo gestionando múltiples flujos de trabajo simultáneamente.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita.
• Proactivo para identificar problemas antes de que se conviertan en crisis.
• Capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión.

Experiencia y habilidades requeridas

• Experiencia en:
• Operaciones empresariales
• Apoyo administrativo
• Facturación y emisión de facturas
• Coordinación operativa

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Habilidades técnicas

• Dominio sólido de: Microsoft Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive.
• Experiencia con sistemas CRM.
• Experiencia con Aspire es un plus, pero no obligatoria.
• Cómodo trabajando simultáneamente en múltiples plataformas operativas.

• Comunicación:
• Excelente comunicación escrita en inglés.
• Habilidades profesionales de gestión de correo electrónico.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para mantener precisión operativa en entornos de ritmo acelerado.

Experiencia deseable

• Apoyo a empresas de:
• Construcción
• Paisajismo
• Servicios domésticos
• Servicios de campo

• Familiaridad con:
• Aspire
• Azuga

• Experiencia con:
• Coordinación de nómina
• Cálculo de costos de trabajos
• Cuentas por cobrar
• Gestión de proveedores
• Preparación de propuestas

¿Qué luce un día típico?

• Revisar programaciones y actualizaciones operativas.
• Procesar facturas y monitorear flujos de pago.
• Actualizar registros de CRM y mantener datos operativos.
• Coordinar con equipos, clientes y liderazgo.
• Revisar registros de horas para precisión en nómina.
• Responder correos y gestionar seguimientos operativos.
• Preparar reportes y mantener documentación organizada.

En resumen: Mantienes las operaciones del negocio organizadas, precisas y funcionando eficientemente, asegurando que los sistemas, programaciones, facturación y comunicación permanezcan confiables todos los días.

Métricas clave de éxito (KPIs)

• Registros de CRM precisos y actualizados.
• Procesamiento de facturas sin errores.
• Seguimiento preciso de horas para nómina.
• Cero seguimientos de clientes perdidos.
• Identificación oportuna de problemas de programación u operativos.
• Confianza del liderazgo en la confiabilidad operativa.

¿Por qué unirte?

• Trabajar directamente con el liderazgo del negocio.
• Desempeñar un rol crítico en el éxito operativo diario.
• Alta responsabilidad sobre operaciones y coordinación de flujos.
• Entorno de trabajo remoto estructurado con expectativas claras.
• Oportunidad de crecer hacia: Gerente de Operaciones, Coordinador Ejecutivo de Operaciones, Gerente de Operaciones Empresariales o Jefe de Gabinete.

Proceso de entrevista

1. Llamada inicial de screening.

2. Video introductorio en Spark Hire (3–5 minutos).

3. Entrevista enfocada en operaciones y sistemas.

4. Ejercicio práctico de flujos de trabajo.

5. Entrevista final.

6. Oferta y onboarding.

¿Qué sucede después de postularte?

Inmediatamente después de postularte, recibirás un correo electrónico de Spark Hire con una invitación para grabar tu video introductorio. Este video corto, grabado por ti, es el siguiente paso que completa tu postulación y puede grabarse en el momento que te convenga. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de screening, presentarás tu perfil una sola vez, y tu video será compartido con el equipo de contratación. Esto permite evaluar tu estilo de comunicación desde el inicio, haciendo las entrevistas posteriores más significativas y reduciendo rondas innecesarias. No lo pienses demasiado: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu última versión. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y en la carpeta de spam para no perder la invitación de Spark Hire tras postularte.

Postúlate ahora

Si eres un profesional de operaciones altamente organizado que disfruta gestionar sistemas, coordinar flujos de trabajo, mantener precisión operativa y apoyar al liderazgo en un entorno dinámico, nos encantaría conocerte. Postúlate hoy y conviértete en un contribuyente clave en un negocio que valora la consistencia, la responsabilidad y la excelencia operativa.