Spanish-Bilingual Medical Virtual Receptionist

Título del puesto: Recepcionista Virtual Médica Bilingüe (Español-Inglés)

Tipo de puesto: Tiempo completo (40 horas por semana)

Horario

11:00 a.m. – 8:00 p.m. (Hora del Pacífico) (1 hora de almuerzo no remunerada)

Días de trabajo: Lunes a viernes

Salario

$6 – $8 por hora, según experiencia

Lugar de trabajo

Remoto

Ubicación preferida del candidato: América Latina

Sobre la práctica

Nuestro cliente dirige una práctica especializada en terapia física con sede en California, dedicada a brindar atención compasiva y personalizada enfocada en la salud pélvica y abdominal de las mujeres. Nuestros servicios apoyan a pacientes con dolor pélvico, incontinencia urinaria, recuperación postparto, prolapso de órganos pélvicos, disfunción del core y condiciones relacionadas. A medida que la práctica sigue creciendo, busca una recepcionista virtual bilingüe, segura, proactiva y centrada en el paciente, para ayudar a gestionar las operaciones diarias de recepción y ofrecer una experiencia excepcional al paciente. Esto va más allá de solo responder llamadas: necesitan a alguien que asuma el control de la programación de pacientes, seguimientos de citas, gestión de listas de espera y coordinación administrativa, asegurando que los pacientes se sientan acompañados en su recorrido de cuidado.

Responsabilidades clave

• Programación y gestión de citas (prioridad máxima):
• Programar evaluaciones iniciales, citas de seguimiento, cancelaciones y reprogramaciones utilizando Jane App.
• Contactar proactivamente a los pacientes para programar citas y coordinar visitas de tratamiento aprobadas, incluyendo planes de tratamiento de múltiples sesiones.
• Gestionar listas de espera y llenar activamente los espacios disponibles generados por cancelaciones.
• Hacer seguimiento a pacientes que tienen visitas autorizadas pendientes pero no han programado sus citas.
• Coordinar los horarios de los proveedores para garantizar operaciones fluidas y un uso eficiente de las citas.
• Apoyar las necesidades de programación a medida que la práctica crece y añade nuevos proveedores.

• Comunicación y seguimiento con pacientes:
• Atender aproximadamente 20 o más llamadas entrantes diarias, junto con un alto volumen de mensajes de texto y llamadas salientes.
• Responder de forma oportuna y profesional a consultas de pacientes, llamadas perdidas, mensajes de voz y solicitudes de programación.
• Comunicarse con confianza y compasión con pacientes en inglés y español.
• Explicar disponibilidad de citas, procedimientos de programación y políticas generales de la práctica.
• Asistir a pacientes con la programación de visitas autorizadas por seguro, incluyendo referencias de Kaiser, siguiendo las pautas establecidas.
• Realizar outreach proactivo para fomentar la continuidad del cuidado y minimizar oportunidades perdidas de programación.
• Hacer seguimiento sobre servicios o paquetes de tratamiento disponibles, según indicación de la práctica.
• Escalar preguntas o inquietudes clínicas a los profesionales de salud correspondientes.

• Administración de recepción e ingreso de pacientes:
• Enviar formularios de ingreso, documentos de registro y papeles requeridos antes de las citas programadas.
• Monitorear formularios incompletos y hacer seguimiento proactivo para asegurar su completado oportuno.
• Mantener información precisa y actualizada de pacientes y registros administrativos en Jane App.
• Coordinar con la gestión de oficina y personal de facturación sobre autorizaciones de seguro, preocupaciones de programación y otros asuntos administrativos.
• Mantener listas de verificación diarias, registros y seguimientos para monitorear tareas completadas y pendientes.
• Identificar tempranamente información o documentación faltante para evitar retrasos en las citas.
• Proporcionar actualizaciones oportunas sobre tareas pendientes y escalar asuntos que requieran asistencia adicional.

Sistemas y herramientas

• Jane App: Programación de pacientes, gestión de historiales administrativos y gestión de la práctica.
• Google Voice: Llamadas entrantes y salientes, gestión de mensajes de voz y mensajería de texto con pacientes.
• Listas de verificación y registros diarios: Gestión de tareas, seguimiento de pacientes y responsabilidad administrativa.
• Otros sistemas de la práctica: Herramientas adicionales proporcionadas por el cliente según sea necesario.

¿Qué se entiende por éxito?

• Las llamadas, mensajes y mensajes de voz de los pacientes se atienden de forma oportuna.
• Los horarios de los proveedores se mantienen con precisión, con esfuerzos proactivos para llenar cancelaciones y espacios disponibles.
• Los pacientes reciben seguimientos consistentes sobre citas y visitas de tratamiento autorizadas.
• Los formularios de ingreso y documentación administrativa se completan antes de las citas.
• Los registros de pacientes permanecen precisos, organizados y actualizados.
• Las responsabilidades diarias se completan de forma independiente, con comunicación clara sobre asuntos pendientes o escalados.

Requisitos obligatorios

• Experiencia previa como recepcionista médica, asistente virtual de salud, coordinador de programación de pacientes o especialista en recepción médica.
• Experiencia práctica en programación de pacientes, coordinación de citas, procesamiento de ingresos y seguimientos administrativos.
• Habilidades sólidas de comunicación en inglés y español, tanto habladas como escritas, para atender a una población de pacientes bilingüe.
• Experiencia utilizando un Sistema Electrónico de Historias Clínicas (EHR) o sistema de gestión de práctica médica.
• Cómodo manejando un alto volumen de llamadas entrantes y salientes, mensajes de texto y mensajes de voz.
• Conocimiento de las regulaciones HIPAA, confidencialidad del paciente y manejo adecuado de información médica sensible.
• Habilidades organizativas sólidas con capacidad para gestionar múltiples responsabilidades de forma independiente.
• Habilidades de comunicación confiadas, asertivas y compasivas al asistir a pacientes.
• Capacidad para tomar iniciativa, resolver problemas y cumplir tareas sin supervisión constante.
• Debe estar disponible para trabajar el horario requerido de la Hora del Pacífico.

Requisitos preferidos

• Experiencia trabajando en entornos de terapia física, rehabilitación, quiropráctica o atención médica ambulatoria.
• Familiaridad con Jane App o plataformas similares de programación médica y gestión de práctica.
• Experiencia con Google Voice o sistemas telefónicos basados en la nube similares.
• Conocimiento de la programación de tratamientos autorizados por seguro, especialmente referencias de Kaiser.
• Experiencia gestionando listas de espera, coordinando múltiples proveedores y mejorando la utilización de citas.
• Familiaridad con planes de tratamiento de múltiples visitas y flujos de seguimiento de pacientes.

Nota: No se requiere título médico, licencia clínica activa ni experiencia previa como asistente virtual. La experiencia relevante en recepción médica o programación es esencial.

Requisitos básicos

• Debe ser competente en hablar y escribir inglés de forma clara y profesional, además de español.
• Debe tener experiencia relevante en administración médica o recepción.
• Debe poder someterse a una verificación de antecedentes penales (NBI Clearance y/o Local Police Clearance) antes de incorporarse (obligatorio).
• Debe estar disponible para reuniones virtuales con cámara encendida cuando sea necesario.
• Debe demostrar profesionalismo, confiabilidad, responsabilidad y gran atención al detalle.

Requisitos técnicos

• Computadora: Laptop o computadora de escritorio confiable.
• Internet: Conexión estable de alta velocidad (mínimo 25 Mbps).
• Audio: Auriculares con cancelación de ruido.
• Video: Webcam funcional para reuniones virtuales.
• Espacio de trabajo: Entorno silencioso y profesional.

Soporte de RR.HH. y equipo de contratistas: Acceso a soporte de clase mundial para consultas, orientación, asuntos contractuales y comunicación con el cliente.

Acceso a VPN premium (opcional): Se puede proporcionar una licencia de VPN segura bajo solicitud para mejorar la privacidad y seguridad en tareas relacionadas con el cliente.

Capacitación y certificación en HIPAA y ciberseguridad (proporcionada): Acceso a nuestro entrenamiento interno en cumplimiento de HIPAA, módulos de ciberseguridad y certificación para manejar con confianza la información de salud protegida (PHI) para clientes de salud estadounidenses.

Capacitación Top 1% de Asistentes Virtuales: Acceso a nuestro entrenamiento exclusivo sobre comunicación, gestión de clientes, sistemas de productividad y mejores prácticas para convertirse en un VA de alto rendimiento y aumentar la retención a largo plazo de clientes.

Feriados aprobados por el cliente (EE.UU.): Los contratistas pueden tomar los feriados de EE.UU. según las necesidades y horario del cliente.

Tiempo libre aprobado por el cliente (pagado o no pagado): El tiempo libre puede ser otorgado por su cliente. El tiempo pagado es opcional y solo si lo ofrece el cliente.

Acceso a herramientas y recursos: Plantillas, guías de flujo de trabajo, herramientas de productividad y soporte de SOP específicos del cliente para ayudarle a desempeñarse al máximo.

Incentivos opcionales basados en desempeño: Algunos clientes pueden ofrecer bonos, incentivos o aumento de horas según su desempeño. Estos son recursos opcionales y permisos aprobados por el cliente disponibles para usted como contratista independiente.

Cualquier recurso, capacitación o permiso mencionado es un beneficio opcional de contratista y no un beneficio de empleado.