Senior Executive Assistant

Asistente Ejecutivo Senior (Soporte CEO y C-Suite) – Puesto Remoto

Tipo de puesto: Full-Time, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Asistente Ejecutivo Senior con gran experiencia para que se desempeñe como socio estratégico del CEO y del equipo de liderazgo ejecutivo. Este es un rol de alto impacto responsable de garantizar que los ejecutivos se mantengan organizados, enfocados y puedan operar a su máximo nivel. Esto va mucho más allá del soporte administrativo tradicional. Gestionarás calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos estratégicos y coordinación interfuncional, al tiempo que te desempeñarás como una extensión de confianza del liderazgo. El éxito en este rol requiere una organización excepcional, buen juicio, discreción y la capacidad de anticipar las necesidades antes de que surjan. Si prosperas en entornos de ritmo rápido, disfrutas apoyando a altos ejecutivos y te haces cargo de prioridades complejas, este rol es una excelente opción.

Lo que gestionarás

Gestión de calendario y tiempo ejecutivo

• Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias.
• Coordinar reuniones internas y externas.
• Priorizar horarios mientras se protege el tiempo de enfoque ejecutivo.
• Resolver conflictos de programación de manera proactiva.
• Preparar agendas de reuniones, informes ejecutivos y materiales de apoyo.
• Asegurar que el liderazgo se mantenga enfocado en prioridades de alto impacto.

Comunicaciones ejecutivas

• Gestionar y priorizar las comunicaciones por correo electrónico de los ejecutivos.
• Filtrar llamadas y correspondencia en nombre del liderazgo.
• Redactar, editar y corregir: correos electrónicos, informes, presentaciones, comunicaciones ejecutivas.
• Servir como un punto de contacto de confianza para partes interesadas internas y externas.
• Mantener una comunicación profesional, diplomática y confidencial en todo momento.

Gestión de viajes y logística

• Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales.
• Reservar vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios.
• Preparar horarios de viaje detallados y materiales informativos.
• Manejar cambios de itinerario de último momento de manera eficiente.
• Rastrear y conciliar gastos de viaje.

Soporte de proyectos y operaciones

• Apoyar iniciativas estratégicas y proyectos ejecutivos.
• Rastrear plazos, entregables y elementos de acción.
• Coordinar equipos interfuncionales y partes interesadas.
• Realizar investigaciones y preparar resúmenes ejecutivos.
• Asistir al liderazgo con prioridades operativas y administrativas.

Coordinación de reuniones y eventos

• Organizar: reuniones ejecutivas, reuniones de liderazgo, reuniones de directorio, off-sites, eventos de la empresa.
• Preparar presentaciones y materiales de reunión.
• Tomar notas de las reuniones y distribuir los elementos de acción.
• Coordinar la logística de reuniones virtuales y presenciales.

Gestión administrativa

• Mantener registros confidenciales, contratos y documentación.
• Procesar informes de gastos, facturas y seguimiento de presupuestos.
• Mejorar sistemas y flujos de trabajo administrativos.
• Mantener archivos y documentación ejecutiva organizada.
• Apoyar las operaciones diarias de la oficina ejecutiva.

Cómo se ve el éxito

• Los calendarios ejecutivos funcionan sin problemas con una supervisión mínima.
• El liderazgo se mantiene organizado, informado y enfocado.
• Las reuniones, proyectos y seguimientos se mantienen a tiempo.
• Los viajes y la logística se gestionan sin problemas.
• La información confidencial se maneja con profesionalismo.
• Los procesos administrativos continúan mejorando a medida que el negocio crece.

Lo que te hace un buen candidato

• Anticipas las necesidades de los ejecutivos antes de que surjan.
• Prosperas en entornos de alta confianza.
• Te mantienes tranquilo bajo presión y gestionas prioridades contrapuestas de manera efectiva.
• Te comunicas profesionalmente con ejecutivos y partes interesadas.
• Resuelves problemas de forma independiente y proactiva.
• Mantienes una atención excepcional al detalle mientras te mueves rápidamente.

Experiencia y habilidades requeridas

Experiencia

• Más de 5 años de experiencia como:
• Asistente Ejecutivo
• Asistente Administrativo Senior
• Jefe de Gabinete
• Profesional de Operaciones Ejecutivas
• Experiencia comprobada apoyando a:
• CEOs
• Fundadores
• Presidentes
• Ejecutivos C-Suite
• Experiencia gestionando:
• Calendarios ejecutivos complejos
• Comunicaciones ejecutivas
• Proyectos de alta prioridad
• Sólidas habilidades de organización y gestión de proyectos.
• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.
• Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en entornos de ritmo rápido.

Deseable

• Título de grado en Administración de Empresas, Comunicaciones o un campo relacionado.
• Experiencia apoyando a ejecutivos en:
• Startups
• Consultoría
• Finanzas
• Legal
• Tecnología
• Organizaciones de alto crecimiento
• Experiencia coordinando viajes nacionales e internacionales.
• Experiencia preparando presentaciones e informes ejecutivos.
• Experiencia apoyando a miembros del directorio y partes interesadas senior.

Stack tecnológico

• Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive)
• Herramientas de gestión de proyectos (Asana, Monday.com, Notion, Trello)
• Videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet)
• Plataformas de gestión de gastos y viajes
• Herramientas de productividad con IA (ChatGPT, Microsoft Copilot o similares)

Un día típico

• Revisar y priorizar la bandeja de entrada del ejecutivo.
• Gestionar solicitudes de calendario y conflictos de programación.
• Coordinar reuniones en múltiples zonas horarias.
• Redactar correos electrónicos, informes y presentaciones ejecutivas.
• Organizar viajes y preparar itinerarios.
• Rastrear iniciativas estratégicas y hacer seguimiento de los elementos de acción.
• Preparar informes ejecutivos y materiales de reunión.
• Coordinar con partes interesadas internas y externas.
• Mejorar los flujos de trabajo y procesos administrativos.

En resumen: te asegurarás de que los ejecutivos se mantengan organizados, informados y enfocados gestionando prioridades, comunicaciones, proyectos y operaciones con una precisión excepcional.

Métricas clave de éxito (KPIs)

• Precisión del calendario ejecutivo y eficiencia de programación.
• Capacidad de respuesta de la bandeja de entrada y las comunicaciones.
• Finalización a tiempo de proyectos y seguimientos ejecutivos.
• Precisión y eficiencia de la planificación de viajes.
• Satisfacción ejecutiva y retroalimentación de las partes interesadas.
• Mejoras en los procesos administrativos.
• Precisión de la documentación y los informes.

Por qué este rol se destaca

• Asociación directa con el liderazgo ejecutivo.
• Alta propiedad y visibilidad en toda la empresa.
• Oportunidad de influir en las operaciones y la efectividad ejecutiva.
• Exposición a la planificación estratégica, iniciativas interfuncionales y toma de decisiones.
• Rol totalmente remoto con oportunidades de crecimiento a largo plazo.

Progresión profesional hacia

• Gerente de Operaciones Ejecutivas
• Jefe de Gabinete
• Director de Operaciones
• Líder de Operaciones de Negocio

Proceso de entrevista

1. Revisión de la solicitud

2. Spark Hire Intro Video (3–5 minutos)

3. Entrevista con el cliente

4. Oferta y Onboarding

Qué sucede después de postularte

Después de enviar tu solicitud, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar un breve video introductorio de 3 a 5 minutos. Este es el primer paso en nuestro proceso de contratación y se puede completar cuando te sea conveniente. En lugar de múltiples llamadas de selección iniciales, tendrás una oportunidad para presentarte, hablar sobre tu experiencia en soporte ejecutivo y destacar cómo has gestionado calendarios ejecutivos, comunicaciones, viajes, proyectos y prioridades confidenciales. También tendrás la oportunidad de explicar cómo has mejorado los flujos de trabajo ejecutivos, has apoyado a los equipos de liderazgo y has utilizado herramientas de productividad con IA para trabajar de manera más eficiente. Tu video será revisado por el equipo de contratación antes de pasar a la entrevista con el cliente. Puedes grabar tu video tantas veces como desees antes de enviarlo; solo se revisará tu versión final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de postularte.

Postúlate ahora

Si te apasiona apoyar a los ejecutivos, gestionar prioridades complejas y ayudar al liderazgo a operar a su máximo nivel, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un socio estratégico de confianza para el liderazgo ejecutivo.