Property Operations Coordinator

Coordinador de Operaciones Inmobiliarias (Buildium, PropertyMeld, Bilingüe Inglés/Español) – Remoto | Horario de EE. UU.

Tipo de puesto: Jornada completa, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Coordinador de Operaciones Inmobiliarias para dar soporte a las operaciones diarias de administración de propiedades, comunicación con inquilinos, coordinación de mantenimiento y gestión de proveedores en múltiples mercados. Este es un rol operativo de alta ejecución y práctico, donde serás un punto de contacto clave para inquilinos, propietarios y proveedores, asegurando que las solicitudes de mantenimiento, las órdenes de trabajo, las tareas de propiedad y la documentación se mantengan organizadas y al día. Si eres bilingüe en inglés y español, tienes experiencia práctica con Buildium y PropertyMeld, y prosperas en entornos de administración de propiedades de ritmo rápido, este rol es una excelente opción.

Lo que gestionarás

Comunicación con Inquilinos, Propietarios y Proveedores

Serás el punto de contacto principal para

• Inquilinos
• Propietarios
• Proveedores y contratistas

Tus responsabilidades incluirán

• Manejar llamadas telefónicas y correos electrónicos entrantes.
• Comunicarte profesionalmente tanto en inglés como en español.
• Responder a preguntas y solicitudes de manera oportuna.
• Proporcionar actualizaciones sobre problemas de mantenimiento y operativos.
• Escalar asuntos urgentes o complejos a las partes interesadas apropiadas.
• Mantener registros claros de las comunicaciones importantes.

Mantenimiento y Gestión de Órdenes de Trabajo

Gestionarás las solicitudes de mantenimiento desde la recepción hasta la resolución utilizando:

• Buildium
• PropertyMeld

Tus responsabilidades incluirán

• Recibir y documentar solicitudes de mantenimiento.
• Clasificar problemas según la urgencia.
• Crear y asignar órdenes de trabajo.
• Despachar a los proveedores apropiados.
• Coordinar la programación y el acceso a la propiedad.
• Rastrear el progreso de las órdenes de trabajo.
• Hacer seguimiento con proveedores e inquilinos.
• Asegurar que los problemas estén debidamente documentados y completados.

Coordinación de Proveedores

Coordinarás con proveedores de mantenimiento y proveedores de servicios en múltiples propiedades.

Tus responsabilidades incluirán

• Programar reparaciones y citas de servicio.
• Confirmar la disponibilidad de los proveedores.
• Coordinar el acceso con los inquilinos.
• Rastrear trabajos pendientes.
• Hacer seguimiento hasta la finalización.
• Escalar retrasos o problemas no resueltos.
• Mantener registros precisos de proveedores y mantenimiento.

Soporte de Operaciones Inmobiliarias

Darás soporte a las actividades recurrentes del día a día de la administración de propiedades, incluyendo:

• Crear y asignar tareas operativas.
• Coordinar inspecciones de propiedades.
• Programar visitas y acceso a propiedades.
• Preparar y enviar avisos de mora.
• Apoyar en avisos de infracciones.
• Asistir en comunicaciones de renovación de contratos de arrendamiento.
• Coordinar mudanzas de entrada y salida.
• Mantener actualizados los registros y sistemas de las propiedades.

Sistemas y Documentación

Mantendrás información precisa en los sistemas de administración de propiedades.

Tus responsabilidades incluirán

• Actualizar Buildium y PropertyMeld de manera consistente.
• Mantener registros de inquilinos, propiedades, proveedores y mantenimiento.
• Documentar comunicaciones y acciones completadas.
• Seguir los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) establecidos.
• Mantener documentación organizada y lista para auditorías.
• Asegurar que las tareas operativas se rastreen adecuadamente hasta su finalización.

Mejora de Procesos

Ayudarás a identificar oportunidades para hacer las operaciones inmobiliarias más eficientes.

Tus responsabilidades incluirán

• Identificar problemas operativos recurrentes.
• Señalar brechas en el flujo de trabajo.
• Recomendar mejoras en los procesos.
• Ayudar a estandarizar tareas recurrentes.
• Mejorar los procesos de seguimiento y documentación.
• Reducir errores y escaladas evitables.

Lo que te hace un buen candidato

Tú

• Hablas inglés y español con fluidez.
• Tienes experiencia práctica con Buildium y PropertyMeld.
• Te comunicas con confianza por teléfono y correo electrónico.
• Haces seguimiento constante hasta que los problemas se resuelven.
• Te mantienes organizado mientras gestionas múltiples solicitudes simultáneamente.
• Mantienes la calma al tratar con problemas urgentes de inquilinos o de mantenimiento.
• Tienes una gran atención al detalle.
• Asumes la responsabilidad en lugar de esperar dirección constante.
• Prosperas en entornos operativos estructurados y de rápido movimiento.

Experiencia y Habilidades Requeridas

• Más de 2 años de experiencia en administración de propiedades, operaciones inmobiliarias, servicio al cliente o un rol relacionado.
• Experiencia práctica con:
• Buildium (requerido)
• PropertyMeld (requerido)
• Inglés y español fluidos, tanto escritos como hablados.
• Experiencia en el manejo de comunicación con inquilinos, propietarios o clientes.
• Fuertes habilidades de comunicación telefónica y por correo electrónico.
• Capacidad para gestionar altos volúmenes de:
• Llamadas
• Correos electrónicos
• Tareas
• Solicitudes de mantenimiento
• Órdenes de trabajo
• Fuertes habilidades de organización y multitarea.
• Alta atención al detalle y precisión en la documentación.
• Capacidad para trabajar de forma remota durante el horario comercial de EE. UU.

Sería deseable

• Experiencia apoyando carteras de propiedades residenciales.
• Experiencia trabajando en múltiples mercados inmobiliarios.
• Experiencia en coordinación de proveedores.
• Experiencia en gestión de mantenimiento.
• Familiaridad con flujos de trabajo de administración de propiedades de EE. UU.
• Experiencia coordinando inspecciones, mudanzas de entrada y salida.
• Experiencia trabajando con equipos de administración de propiedades distribuidos o remotos.

Herramientas y Tecnología

• Buildium
• PropertyMeld
• Plataformas de administración de propiedades
• Sistemas de comunicación por teléfono y correo electrónico
• Herramientas de colaboración remota

Cómo es un día típico

Podrías

• Revisar nuevas consultas de inquilinos y solicitudes de mantenimiento.
• Responder llamadas y correos electrónicos en inglés y español.
• Clasificar problemas de mantenimiento y crear órdenes de trabajo.
• Despachar proveedores y coordinar el acceso a la propiedad.
• Hacer seguimiento de reparaciones pendientes.
• Actualizar Buildium y PropertyMeld con notas de progreso.
• Coordinar inspecciones, visitas o mudanzas.
• Preparar avisos y comunicaciones operativas.
• Escalar problemas urgentes de propiedad.
• Verificar tareas completadas y mantener documentación precisa.

En resumen: Mantendrás a los inquilinos, proveedores, propietarios, solicitudes de mantenimiento y operaciones inmobiliarias organizados y en movimiento, sin que nada se pierda.

Métricas clave de éxito

• Tiempos de respuesta rápidos y profesionales.
• Resolución oportuna de solicitudes de mantenimiento.
• Finalización y seguimiento de órdenes de trabajo.
• Registros precisos en Buildium y PropertyMeld.
• Fuerte coordinación de proveedores.
• Calidad de la comunicación con inquilinos y propietarios.
• Reducción de errores y escaladas operativas.
• Documentación de propiedad precisa y completa.
• Adherencia constante a los SOP.

Por qué este rol se destaca

• Alta responsabilidad en las operaciones inmobiliarias diarias.
• Impacto directo en la experiencia del inquilino y del propietario.
• Exposición práctica a la administración de propiedades en múltiples mercados.
• Oportunidad de mejorar flujos de trabajo y sistemas operativos.
• Entorno de trabajo totalmente remoto.

Oportunidad clara de crecimiento hacia

• Coordinador Senior de Operaciones Inmobiliarias
• Asistente de Administrador de Propiedades
• Administrador de Propiedades
• Gerente de Operaciones Inmobiliarias

Proceso de Entrevista

• Preselección telefónica inicial.
• Video Introductorio Spark Hire.
• Entrevista por video con Reclutador de Pavago.
• Entrevista con el Cliente.
• Oferta y Onboarding.

Aplica ahora

Si tú

• Hablas inglés y español con fluidez.
• Tienes experiencia práctica con Buildium y PropertyMeld.
• Te destacas en comunicación, organización y seguimiento.
• Entiendes los flujos de trabajo de mantenimiento y operaciones inmobiliarias.
• Puedes gestionar múltiples prioridades en movimiento sin perder detalles.

Esta es una gran oportunidad para asumir la responsabilidad de las operaciones inmobiliarias y ayudar a mantener en funcionamiento una cartera en crecimiento.

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