Property Management Coordinator

Outsourcing Advantage es un proveedor boutique de BPO especializado en soporte operativo y de back-office para empresas radicadas en EE. UU. Buscamos un Coordinador de Property Management con experiencia para dar soporte a las operaciones diarias de una empresa de administración de propiedades de EE. UU. El candidato ideal cuenta con experiencia previa en administración de propiedades de EE. UU., es bilingüe (inglés y español) y se destaca en la comunicación con inquilinos, propietarios y proveedores. Este rol implica coordinar solicitudes de mantenimiento, dar soporte a la administración de contratos de alquiler, mantener registros precisos y asegurar el buen funcionamiento diario de las propiedades, al tiempo que se brinda un servicio al cliente excepcional.

Responsabilidades

• Ser el principal punto de contacto para inquilinos, propietarios, proveedores y contratistas.
• Responder a las consultas de los inquilinos y resolver problemas de manera profesional y rápida.
• Coordinar solicitudes de mantenimiento y despachar proveedores, haciendo seguimiento de las órdenes de trabajo hasta su finalización.
• Hacer seguimiento con proveedores e inquilinos para asegurar que los problemas de mantenimiento se resuelvan de manera oportuna.
• Programar inspecciones de propiedades, visitas de mantenimiento, citas con proveedores y recorridos por propiedades cuando sea necesario.
• Asistir en la administración de contratos de alquiler, renovaciones, mudanzas (entrantes y salientes) y actualizaciones de ocupación.
• Mantener registros precisos de inquilinos, contratos de alquiler y propiedades dentro del sistema de gestión de la empresa.
• Asistir en la recaudación de alquileres, seguimiento de pagos y consultas de cuentas, cuando corresponda.
• Monitorear bandejas de entrada compartidas, atender llamadas telefónicas entrantes y responder consultas generales.
• Preparar informes, documentación y correspondencia según sea necesario.
• Coordinar con el equipo de administración de propiedades para apoyar las operaciones diarias eficientes.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa y los procedimientos establecidos de administración de propiedades.

Requisitos

• Experiencia profesional comprobada en Property Management de EE. UU.
• Bilingüe (inglés y español), tanto oral como escrito.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Sólidas habilidades de servicio al cliente, resolución de conflictos e interpersonales.
• Experiencia en la coordinación de solicitudes de mantenimiento y comunicación con proveedores.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para priorizar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido.
• Alto nivel de atención al detalle y excelentes habilidades de seguimiento.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente con un equipo.
• Dominio de Microsoft Office y/o Google Workspace.
• Experiencia en el uso de software de administración de propiedades como AppFolio, Buildium, Yardi, Propertyware, Rent Manager o plataformas similares.
• Capacidad para superponer horarios de trabajo con el horario comercial de la zona horaria del este de EE. UU.
• Internet confiable de alta velocidad, auriculares adecuados para llamadas frecuentes, espacio de trabajo silencioso y energía de respaldo para el trabajo remoto.

Cualificaciones preferidas

• Experiencia trabajando de forma remota con empresas radicadas en EE. UU.
• Conocimiento de las directrices de Fair Housing y las mejores prácticas generales de administración de propiedades de EE. UU.
• Experiencia en la coordinación de proveedores, contratistas y operaciones de mantenimiento.
• Experiencia en el soporte de múltiples propiedades o carteras de propiedades simultáneamente.
• Familiaridad con sistemas CRM y flujos de trabajo de documentación digital.
• Experiencia con coordinación de arrendamientos, selección de inquilinos y documentación de contratos de alquiler.
• Un título de asociado o de licenciatura en Administración de Empresas, Administración de Propiedades o un campo relacionado es un plus.

Beneficios

• Oportunidad de trabajar en proyectos diversos y emocionantes.
• Entorno de trabajo de apoyo y colaborativo.
• Pagos semanales.
• Fines de semana libres.