Offshore Virtual Executive Assistant to the CEO

Las aplicaciones deben enviarse en inglés para ser consideradas para el puesto.

Ubicación: Offshore (remoto) – Debe trabajar en horarios EST (idealmente ubicado en la zona horaria EST).

Informa a: Chief Executive Officer

Acerca de la empresa

Collective Residential está liderando una nueva era en la gestión de propiedades a través de la tecnología, la innovación y el crecimiento. Con una cartera en expansión y múltiples empresas bajo el liderazgo del CEO, es un momento emocionante para unirse a nuestro equipo.

Estamos buscando un/a Asistente Ejecutivo/a Virtual altamente capacitado/a, proactivo/a y confiable para apoyar al CEO en un entorno dinámico y de ritmo acelerado. El/la Asistente Ejecutivo/a Virtual actuará como mano derecha fundamental del CEO, gestionando agendas, coordinando viajes y apoyando las prioridades diarias en múltiples empresas. Este rol requiere habilidades organizativas excepcionales, capacidad para manejar la ambigüedad y flexibilidad para responder a necesidades urgentes fuera del horario estándar cuando surjan viajes u otros asuntos de alta prioridad.

Responsabilidades clave

• Gestionar agendas complejas, incluyendo reuniones internas y externas, llamadas y eventos en múltiples zonas horarias.
• Coordinar arreglos de viaje (nacionales e internacionales), incluyendo vuelos, alojamientos y transporte terrestre.
• Apoyar la planificación de eventos para reuniones de liderazgo, sesiones de junta y proyectos especiales.
• Anticipar las necesidades del CEO y resolver proactivamente problemas antes de que surjan.
• Brindar apoyo administrativo diario, incluyendo gestión de correo electrónico, preparación de documentos y seguimientos.
• Mantener estricta confidencialidad al manejar información sensible de la empresa y personal.
• Servir como punto de contacto entre el CEO y partes interesadas internas y externas.
• Adaptarse sin problemas entre múltiples empresas y prioridades empresariales, manejando demandas cambiantes con profesionalismo.
• Brindar apoyo para viajes personales, reuniones y gestiones.
• Estar disponible durante noches o fines de semana cuando se requiera apoyo urgente para el CEO.
• Utilizar herramientas tecnológicas y de inteligencia artificial para mejorar la eficiencia y optimizar flujos de trabajo.

Requisitos

• 5+ años de experiencia como Asistente Ejecutivo/a, con al menos 2 años apoyando ejecutivos de nivel C en un entorno de ritmo acelerado.
• Dominio fluido del inglés, con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, y acento muy neutro.
• Capacidad comprobada para gestionar agendas complejas, viajes y eventos con precisión.
• Altamente proactivo/a y detallista, con fuertes habilidades organizativas y de resolución de problemas.
• Competente en tecnología y cómodo/a adoptando nuevos sistemas, herramientas y soluciones de IA para aumentar la productividad.
• Gran discreción y juicio al manejar información sensible.
• Capacidad para trabajar consistentemente en horarios EST, con flexibilidad para necesidades urgentes fuera del horario laboral estándar.
• Comodidad para trabajar en múltiples empresas y prioridades, con capacidad para navegar la ambigüedad y el cambio.

Salario

$2500 - $3000 USD mensuales, según experiencia.

Trabajo remoto.

Como parte de nuestro proceso de contratación, utilizamos herramientas de inteligencia artificial para apoyar el trabajo de nuestro equipo de reclutamiento. Estas herramientas no toman decisiones de contratación ni reemplazan el trabajo de nuestros colaboradores de contratación.