Directo de la empresahace 10 días

Executive Assistant (Travel & Calendar Management)

Buenos Aires, Buenos AiresRemoto · Tiempo completo

Semi Senior3+ años

Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.

Se busca Asistente Ejecutivo para dar soporte a un artista de alto perfil y su familia, gestionando itinerarios globales, agendas complejas y logística internacional en un rol 100% remoto y de alta exigencia.

Por qué aplicar

Si buscás un rol 100% remoto con alta exigencia y variedad, donde gestionarás la logística global de un artista de renombre, esta es tu oportunidad. Ideal para quienes disfrutan de los desafíos, la organización y trabajar con autonomía en un entorno dinámico.

Descripción del puesto

Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a para dar soporte a un artista de alto perfil y su familia en una exigente agenda de giras mundiales. Serás responsable de toda la reserva y coordinación de viajes, gestionarás un calendario complejo y en constante movimiento, manejarás la logística entre zonas horarias y te desempeñarás como un socio operativo de confianza capaz de seguir el ritmo de una gira mundial sin fallar en nada. Este es un rol de alta confianza y alta velocidad. El/la principal viaja constantemente por múltiples continentes y espera un/a EA que responda rápidamente, anticipe necesidades y maneje la logística sin margen de error. Ser excepcionalmente receptivo/a no es un plus, es la base. Es una gran ventaja la capacidad de dar soporte a la creación de contenido junto con el trabajo operativo. Si sos detallista al extremo, tranquilo/a bajo presión y podés gestionar la logística de viajes internacionales complejos manteniéndote un paso adelante, este rol es para vos. ¿Por qué querrás unirte? - Salario en USD (pago quincenal: cada 15 y 30). - Días de descanso pago de acuerdo con la política de la empresa. - Observancia de feriados según las directrices de la empresa. - Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo/a. - Este rol requiere una superposición importante con el horario del Pacífico de EE. UU. - Trabajarás directamente con un artista en gira mundial en un rol operativo de misión crítica. - Posición de alta confianza y alta propiedad, con variedad real y acceso directo al/la principal. ¿En qué trabajarás? - Reserva y coordinación de viajes: - Reservar, gestionar y actualizar vuelos, hoteles y transporte terrestre para una agenda de giras mundiales que abarca múltiples ciudades y continentes simultáneamente. - Comparar rutas, políticas de aerolíneas, precios, restricciones de equipaje y horarios para encontrar la mejor opción cada vez. - Crear itinerarios claros y precisos con todas las confirmaciones, planes de respaldo y márgenes de tiempo incluidos. - Monitorear los viajes en tiempo real y manejar demoras, cancelaciones o desvíos de ruta de inmediato, sin esperar a que se lo pidan. - Coordinar la logística entre lugares, personal de la gira, gerentes y agentes en múltiples zonas horarias. - Gestión de calendario y agenda: - Ser responsable de un calendario en constante movimiento y de alta complejidad con total precisión, incluyendo fechas de shows, ventanas de viaje, reuniones, prensa y compromisos personales. - Comunicar las actualizaciones de la agenda de forma clara y anticipada a todas las partes relevantes. - Asegurar que no haya conflictos, superposiciones o riesgos de tiempo en ningún punto de la agenda. - Mantener informado/a y preparado/a al/la principal y su equipo para cada compromiso. - Soporte ejecutivo diario: - Gestionar la logística, recordatorios, listas de verificación y actualizaciones urgentes de forma proactiva. - Comunicarse con gerentes, agentes, personal de la gira, lugares y asistentes en nombre del/la principal. - Mantener documentación organizada para historial de viajes, recibos, preferencias y contactos clave. - Anticipar necesidades antes de que se expresen y resolver problemas de forma rápida y discreta. - Soporte de contenido: - Ayudar con la creación de contenido y la coordinación de redes sociales según sea necesario durante la gira. - Ayudar a capturar, organizar y publicar contenido que documente la experiencia de la gira. - Ayudar a mantener una presencia en línea coherente junto con la carga de trabajo operativa. ¿Qué aportás? - 3 o más años como Asistente Ejecutivo/a, Coordinador/a de Viajes o rol similar con alta carga logística. - Experiencia experta en reservas de viajes internacionales y nacionales a través de múltiples aerolíneas, zonas horarias y países. - Excepcional capacidad de respuesta: respondés rápido, hacés seguimiento proactivo y no dejás que las cosas se queden pendientes. - Dominio de Google Calendar y flujos de trabajo de programación complejos. - Alto nivel de discreción y profesionalismo al trabajar con una persona de alto perfil y su familia. - Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Atención al detalle inigualable: la precisión es innegociable en este rol. - Comodidad manejando información confidencial y trabajando en un entorno de alta confianza. - Fuerte superposición con el horario del Pacífico de EE. UU. Idealmente: - Experiencia apoyando a artistas, talentos, figuras públicas o familias de alto perfil. - Experiencia en creación de contenido o redes sociales junto con un rol de soporte operativo. - Experiencia coordinando viajes a través de múltiples continentes simultáneamente. - Familiaridad con la logística de giras, coordinación de lugares o flujos de trabajo de la industria del entretenimiento. - Experiencia gestionando la logística para una familia, no solo para un individuo principal. Cómo postularse: Por favor, incluí: - Tu CV actualizado. - Un video corto en Loom (1 a 2 minutos) presentándote, describiendo tu experiencia reservando viajes internacionales complejos y gestionando agendas de alto riesgo, y explicando cómo te mantenés al día con una agenda de ritmo rápido cuando cambian múltiples cosas a la vez. Solo se considerarán los candidatos que envíen un video en Loom para el siguiente paso del proceso de contratación. Si sos detallista al extremo, excepcionalmente receptivo/a y podés mantener una agenda de giras mundiales funcionando sin problemas, este rol te ofrece la confianza, el acceso y el impacto directo para hacer tu mejor trabajo. Resumen del proceso de aplicación: Nuestro proceso de selección integral asegura que encontremos el ajuste adecuado tanto para vos como para nuestros clientes: - Aplicación inicial: Envía tu solicitud y completa nuestras preguntas de precalificación. - Introducción en video: Graba un video de introducción para mostrar tus habilidades de comunicación y experiencia laboral. - Evaluación específica del rol: Completa una tarea asignada adaptada al puesto (si aplica). - Entrevista de reclutamiento: Selección inicial con nuestro equipo de talento. - Entrevista ejecutiva: Reúnete con el liderazgo superior para discutir la alineación del rol. - Entrevista con el cliente: Entrevista final con el equipo del cliente al que darías soporte. - Verificación de antecedentes y referencias: Verificación profesional de referencias. - Oferta de trabajo: Los candidatos exitosos reciben una oferta formal para unirse al equipo. Cada etapa está diseñada para evaluar tu idoneidad para el rol, al tiempo que te brinda información sobre nuestra cultura empresarial y expectativas. Te mantendremos informado/a durante todo el proceso y te proporcionaremos comentarios en cada paso.

Responsabilidades

Reservar, gestionar y actualizar vuelos, hoteles y transporte terrestre para giras globales.
Comparar rutas, políticas de aerolíneas, precios y restricciones de equipaje.
Crear itinerarios detallados con planes de contingencia.
Monitorear viajes en tiempo real y gestionar retrasos o cancelaciones.
Gestionar una agenda compleja y en constante movimiento.
Comunicar actualizaciones de agenda y asegurar la ausencia de conflictos.
Gestionar recordatorios, listas de verificación y actualizaciones urgentes.
Comunicarse con managers, agentes y personal de gira en nombre del principal.
Mantener documentación organizada de historial de viajes, recibos y contactos.
Anticipar necesidades y resolver problemas de manera rápida y discreta.
Asistir en la creación de contenido y coordinación de redes sociales durante la gira.
Capturar, organizar y publicar contenido de la experiencia de gira.

Habilidades

Gestión de agendas complejasCoordinación de logística internacionalAtención al detalleDiscreción y profesionalismoComunicación escrita y verbalProactividadResolución de problemasAlta capacidad de respuestaCalma bajo presiónPensamiento anticipatorioConfidencialidad

Beneficios

Pago en USD (quincenal)
Días libres pagos (PTO)
Observancia de feriados según política de la empresa

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