Directo de la empresahace 5 días
Executive Assistant (Household and Business Operations)
Hire Overseas
Buenos Aires, Buenos AiresRemoto · Por proyecto
Senior5+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Se busca Asistente Ejecutivo con experiencia en operaciones de negocios, soporte ejecutivo, coordinación financiera, gestión del hogar y logística familiar para un principal de firma de capital privado. El rol es 100% remoto y requiere alta disponibilidad.
Por qué aplicar
Si buscás un rol remoto 100% con alta autonomía y la posibilidad de crecer junto a una firma en expansión, este puesto es para vos. Vas a ser el socio operativo clave en la vida profesional y personal de un principal, con pago en USD y un líder que confía y no micromanagea.
Descripción del puesto
Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a y Chief of Staff familiar con la gestión integral de operaciones comerciales, soporte ejecutivo, coordinación financiera, administración del hogar y logística familiar para un principal que dirige una firma de capital privado y cría una familia joven en California. Este no es un rol de asistente junior ni de soporte de una sola función. Serás el socio operativo central en todos los aspectos de la vida profesional y personal del principal. Aportás experiencia profunda en todo esto: soporte ejecutivo, organización administrativa y financiera, gestión del hogar, viajes, operaciones familiares y gestión de relaciones. No necesitás capacitación básica. Llegás listo/a para tomar el control. Las expectativas de disponibilidad son altas. Este rol requiere alguien cómodo/a estando accesible fuera del horario estándar cuando la situación lo amerite. Por qué querrás unirte: - Salario en USD (quincenal: los días 15 y 30). - Días de descanso pago de acuerdo con la política de la empresa. - Observancia de feriados según las directrices de la empresa. - Configuración 100% remota para que puedas trabajar donde seas más productivo/a. - Acceso directo a un principal que se mueve rápido, confía profundamente y no hace microgestión. - Rol a largo plazo con verdadera autonomía y espacio para crecer a medida que la firma y el hogar escalan. En qué trabajarás: Soporte Ejecutivo y Comercial - Gestionar agendas, bandejas de entrada, reuniones y comunicaciones en nombre del principal en todas las actividades de la firma. - Coordinar con inversores, operadores, abogados, contadores, consultores y socios externos. - Redactar correspondencia, preparar materiales para reuniones y hacer seguimiento de las acciones pendientes en unidades de negocio y flujos de trabajo de proyectos. - Mantener archivos digitales organizados, incluyendo memorandos de inversión, NDAs, contratos y materiales de diligencia. - Supervisar y coordinar un asistente remoto a tiempo parcial para aumentar la capacidad de ejecución en flujos de trabajo recurrentes. Coordinación Financiera y Administrativa - Conciliar recibos y gestionar el seguimiento de gastos en plataformas como Amex, QuickBooks, Expensify o Ramp. - Preparar documentos para declaraciones de impuestos, pagos estimados y coordinación financiera con contadores y abogados. - Gestionar facturación de proveedores, negociaciones de precios y coordinación de proveedores de servicios. - Mantener sistemas de organización financiera que brinden al principal una visibilidad clara sin requerir su participación directa. Planificación y Coordinación de Viajes - Investigar y reservar vuelos, hoteles, alquileres de autos y actividades para viajes de negocios y familiares. - Crear itinerarios detallados y compartirlos con todas las partes relevantes con anticipación. - Coordinar la logística de viajes, incluyendo listas de equipaje, equipamiento para bebés, horarios y coordinación de niñeras. - Gestionar todo el proceso de preparación para cada viaje, asegurando que no falte nada y que no haya sorpresas. Operaciones del Hogar y Familiares - Supervisar las operaciones del hogar, incluyendo cronogramas de mantenimiento, inventarios del hogar y contratos con proveedores. - Gestionar el inventario de suministros del hogar y reponer proactivamente los elementos esenciales. - Coordinar la logística del cuidado infantil, citas familiares y la programación de categorías médicas, del hogar y personales. - Buscar y evaluar recursos de apoyo familiar, como niñeras, expertos en educación y profesionales de la salud, según sea necesario. - Gestionar devoluciones complejas, resoluciones de servicio al cliente y seguimientos de proveedores desde el primer contacto hasta el cierre confirmado. - Mantener sistemas organizados para suscripciones, servicios, contactos clave y fechas importantes. Coordinación de Eventos y Sociales - Planificar y ejecutar eventos de principio a fin, incluyendo reuniones personales, familiares y corporativas. - Gestionar la investigación de lugares, reservas, transporte, pedidos personalizados, catering y comunicaciones grupales. - Gestionar las confirmaciones de asistencia y asegurar que cada asistente tenga lo necesario con anticipación. - Coordinar obsequios, celebraciones y reconocimiento de hitos en relaciones familiares y de negocios. Investigación y Gestión de Proyectos - Investigar escuelas, programas de cuidado infantil, planes de seguro, servicios para el hogar y otras necesidades familiares o de la firma. - Compilar hallazgos en resúmenes claros y accionables con un punto de vista, no solo datos brutos. - Asumir proyectos ad hoc discretos de principio a fin y presentar opciones y recomendaciones. - Mantener un índice de relaciones de contactos clave familiares, personales y de negocios, incluyendo fechas de último contacto y puntos de reconexión proactiva. Fluidez en IA y Herramientas - Utilizar Claude, ChatGPT y otras herramientas de IA para investigación, redacción, planificación y resolución de problemas. - Construir y gestionar automatizaciones ligeras usando Zapier, Notion o Google Apps Script. - Mantener sistemas organizados en Notion, Google Workspace y Microsoft Office. - Identificar e implementar herramientas de productividad que reduzcan la carga manual en flujos de trabajo recurrentes. Qué aportás: - Más de 5 años de experiencia en roles de asistente ejecutivo senior, jefe de personal, oficina familiar o gestión de hogares privados. - Trayectoria comprobada en el apoyo a un principal tanto en operaciones comerciales como en la vida personal o familiar simultáneamente. - Experiencia práctica en coordinación financiera, incluyendo seguimiento de gastos, facturación de proveedores y preparación de documentos para contabilidad y legal. - Sólida experiencia en operaciones del hogar y familiares, incluyendo gestión de proveedores, coordinación de cuidado infantil y logística del hogar. - Mentalidad de propiedad: ves lo que hay que hacer, lo manejas y confirmas que está hecho. - Buen criterio para saber cuándo tomar una decisión de forma independiente y cuándo consultar. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en contextos profesionales y personales. - Fluidez con herramientas de IA, como Claude o ChatGPT, como parte natural de tu flujo de trabajo diario. - Dominio de Notion, Google Workspace y Microsoft Office. - Comodidad realizando llamadas telefónicas, negociando con proveedores y gestionando logística bajo presión. - Alto nivel de discreción, confiabilidad y atención al detalle. - Comodidad genuina con altas expectativas de disponibilidad, incluyendo capacidad de respuesta fuera del horario estándar. Sería un plus: - Familiaridad con entornos de capital privado, finanzas o servicios profesionales. - Experiencia en la gestión o coordinación de personal doméstico, como niñeras o administradores de propiedades. - Antecedentes en coordinación de viajes de alto nivel o planificación de eventos. - Experiencia en la construcción de automatizaciones ligeras o sistemas operativos usando Zapier o herramientas similares. Cómo postularse: Por favor, incluya: - Tu CV actualizado. - Un video corto en Loom (1 a 2 minutos) explicando cómo has gestionado un desafío logístico u operativo complejo y multipartidista que abarcó responsabilidades profesionales y personales o del hogar. Elegí un ejemplo real y detallá qué gestionaste, cómo lo abordaste y cuál fue el resultado. Solo se considerarán los candidatos que envíen un video en Loom para el siguiente paso del proceso de selección. Si sos un/a operador/a experimentado/a que ha realizado este trabajo a un alto nivel, asume la plena responsabilidad en la vida empresarial y familiar, y deseás un rol a largo plazo donde se confíe en tu criterio y tu impacto sea visible todos los días, este puesto fue creado para vos. Resumen del Proceso de Selección: Nuestro exhaustivo proceso de selección asegura que encontremos el ajuste adecuado tanto para vos como para nuestros clientes: 1. **Postulación Inicial:** Envía tu postulación y completa nuestras preguntas de precalificación. 2. **Presentación en Video:** Graba un video de presentación para mostrar tus habilidades de comunicación y experiencia laboral. 3. **Evaluación Específica del Rol:** Completa una tarea (si aplica) adaptada al puesto. 4. **Entrevista de Reclutamiento:** Preselección inicial con nuestro equipo de talento. 5. **Entrevista Ejecutiva:** Reunión con el liderazgo senior para discutir la alineación con el rol. 6. **Entrevista con el Cliente:** Entrevista final con el equipo del cliente al que darías soporte. 7. **Verificación de Antecedentes y Referencias:** Verificación profesional de referencias. 8. **Oferta de Empleo:** Los candidatos exitosos reciben una oferta formal para unirse al equipo. Cada etapa está diseñada para evaluar tu idoneidad para el rol, al mismo tiempo que te brinda información sobre nuestra cultura empresarial y expectativas. Te mantendremos informado/a durante todo el proceso y te proporcionaremos retroalimentación en cada paso.
Responsabilidades
- Gestionar calendarios, bandejas de entrada, reuniones y comunicaciones
- Coordinar con inversores, operadores, abogados, contadores y socios externos
- Redactar correspondencia, preparar materiales de reunión y hacer seguimiento
- Mantener archivos digitales organizados
- Reconciliar recibos y gestionar seguimiento de gastos
- Preparar documentos para declaraciones de impuestos
- Gestionar facturación de proveedores y negociaciones de precios
- Mantener sistemas de organización financiera
- Investigar y reservar vuelos, hoteles, alquileres de autos y actividades
- Construir itinerarios detallados
- Coordinar logística de viajes (equipaje, cochecitos de bebé, horarios, niñeras)
- Supervisar operaciones del hogar (mantenimiento, inventarios, contratos)
- Gestionar inventario de suministros del hogar
- Coordinar logística de cuidado infantil, citas familiares y horarios
- Buscar y evaluar recursos de apoyo familiar (niñeras, expertos educativos)
- Resolver devoluciones complejas y seguimientos de proveedores
- Planificar y ejecutar eventos (personales, familiares, corporativos)
- Gestionar invitaciones y asegurar que los asistentes tengan lo necesario
- Coordinar regalos y reconocimientos
- Investigar escuelas, programas de cuidado infantil, planes de seguro, etc.
- Compilar hallazgos en resúmenes claros y accionables
- Asumir proyectos ad hoc de principio a fin
- Mantener un índice de contactos clave
Habilidades
Gestión de operaciones de negociosSoporte ejecutivoCoordinación financieraGestión del hogarLogística familiarGestión de proveedoresCoordinación de cuidado infantilPlanificación de viajesGestión de relacionesOrganización digitalNegociaciónDiscreciónConfiabilidadAtención al detalleJuicioComunicación profesionalAdaptabilidad
Beneficios
- Pago en USD (quincenal)
- Días de vacaciones pagas
- Observancia de feriados
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