Directo de la empresahace 9 días
Customer Service & Dispatch Coordinator - (HVAC & Trades)
Pavago
Remoto · Tiempo completo
Semi Senior2+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Empresa de servicios para el hogar busca un Coordinador de Servicio al Cliente y Despacho para gestionar comunicaciones, agendar citas y coordinar técnicos en EE.UU. El rol es 100% remoto y requiere experiencia en dispatch y atención al cliente.
Por qué aplicar
Si te gusta la organización y el trato con la gente, este puesto remoto es para vos. Vas a ser el nexo clave entre clientes y técnicos, coordinando servicios de HVAC y hogar. Ideal si tenés experiencia en dispatch y atención al cliente.
Descripción del puesto
Coordinador/a de Servicio al Cliente y Despacho – Servicios para el Hogar y HVAC Tipo de Puesto: Jornada Completa, Remoto Horario Laboral: Horario Comercial de EE. UU. – EST Industria: HVAC, Plomería, Electricidad y Servicios para el Hogar Acerca del Rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un/a Coordinador/a de Servicio al Cliente y Despacho altamente organizado/a y enfocado/a en el cliente para dar soporte a una operación de servicios para el hogar en rápido movimiento con base en EE. UU. Este es un rol práctico de servicio al cliente y despacho responsable de gestionar comunicaciones entrantes de alto volumen mientras se coordinan citas de servicio de HVAC, plomería y electricidad. Serás el nexo entre los clientes y los técnicos de campo, asegurando que las llamadas se atiendan profesionalmente, los trabajos se reserven con precisión, los técnicos se despachen eficientemente y los clientes se mantengan informados desde la consulta inicial hasta la finalización del trabajo. Este rol es ideal para alguien con experiencia directa en despacho de servicios para el hogar que se sienta cómodo/a gestionando teléfonos ocupados, horarios cambiantes, disponibilidad de técnicos y expectativas de clientes simultáneamente. Lo que harás: Servicio al Cliente y Gestión de Llamadas Entrantes - Gestionar interacciones entrantes de clientes de alto volumen por teléfono, correo electrónico y chat. - Responder profesional y empáticamente a las consultas de servicio. - Comprender las necesidades del cliente y capturar con precisión los detalles del servicio. - Servir como punto de contacto principal durante todo el proceso de servicio. - Comunicar confirmaciones de citas, actualizaciones de técnicos, demoras y cambios de horario. - Manejar clientes estresados o frustrados con calma y profesionalismo. - Realizar seguimiento cuando sea necesario para asegurar que los problemas se resuelvan completamente. Despacho de HVAC y Oficios - Programar y despachar llamadas de servicio en las siguientes áreas: - HVAC - Plomería - Electricidad - Otros servicios para el hogar o oficios calificados - Asignar trabajos según la disponibilidad, habilidades, ubicación y requisitos de servicio del técnico. - Mantener calendarios de despacho diarios y semanales precisos. - Monitorear los horarios de los técnicos y los trabajos activos durante el día. - Ajustar rutas y citas en tiempo real cuando ocurran emergencias, cancelaciones, demoras o cambios de horario. - Comunicar detalles del trabajo y actualizaciones directamente con los técnicos de campo. - Ayudar a maximizar la utilización de los técnicos mientras se mantiene una sólida experiencia del cliente. Programación y Coordinación de Citas - Convertir las consultas de los clientes en citas de servicio reservadas con precisión. - Coordinar ventanas de citas según la disponibilidad del cliente y del técnico. - Gestionar cancelaciones y reprogramaciones. - Mantener calendarios precisos y prevenir conflictos de programación. - Priorizar adecuadamente las solicitudes de servicio urgentes. - Mantener a los clientes informados cuando cambian los horarios de las citas. - Asegurar que ninguna solicitud de servicio o seguimiento de cliente quede sin atender. ServiceTitan, CRM y Registros de Servicio - Mantener información precisa de clientes y trabajos dentro de ServiceTitan o plataformas similares de gestión de servicios de campo. - Las responsabilidades incluyen: - Crear y actualizar registros de clientes. - Registrar llamadas y comunicaciones con clientes. - Ingresar y actualizar citas de servicio. - Mantener notas detalladas del trabajo. - Actualizar estados de trabajos y despachos. - Revisar la documentación del servicio para verificar su precisión. - Revisar facturas y registros de trabajos para verificar su integridad. - Mantener el CRM y los datos de servicio limpios, actualizados y organizados. Soporte de Membresías y Planes de Servicio - Explicar membresías para propietarios o planes de servicio cuando sea apropiado. - Identificar oportunidades para presentar beneficios relevantes de planes de servicio. - Apoyar la inscripción a membresías y los objetivos de retención de clientes. - Equilibrar las oportunidades de venta adicional con un enfoque de servicio centrado en el cliente. Seguimiento Operacional y Soporte de Rendimiento - Rastrear y apoyar métricas operacionales clave como: - Volumen de llamadas - Tasas de reserva - Conversión de citas - Utilización de técnicos - Eficiencia de despacho - Satisfacción del cliente - Finalización del servicio - Mantener registros precisos que brinden a la dirección de operaciones una visibilidad clara del rendimiento diario. Coordinación de Equipo y Técnicos - Trabajar en estrecha colaboración con: - Representantes de servicio al cliente - Equipos de despacho - Técnicos de HVAC, plomería y electricidad - Liderazgo de operaciones - Mantener una comunicación clara entre los equipos de oficina y de campo para que todos comprendan las asignaciones de trabajo, las necesidades de los clientes, los cambios de horario y las prioridades operacionales. Experiencia y Habilidades Requeridas Indispensables - Más de 2 años de experiencia en servicio al cliente y despacho dentro de servicios para el hogar u oficios calificados. - Experiencia práctica en programación y despacho de técnicos de servicio de campo. - Experiencia apoyando industrias como: - HVAC - Plomería - Electricidad - Servicios para el hogar - Servicios de campo - Experiencia utilizando ServiceTitan o una plataforma similar de servicios de campo/CRM. - Sólida experiencia manejando llamadas de clientes en un entorno de alto volumen. - Excelentes habilidades de comunicación en inglés, tanto oral como escrita. - Sólidas habilidades de programación, organización y multitarea. - Capacidad para gestionar múltiples técnicos, clientes y citas simultáneamente. - Alta atención al detalle y documentación precisa. - Comodidad trabajando de forma independiente durante el horario comercial de EE. UU. EST. - Internet confiable de alta velocidad con capacidades de audio y video. - Computadora rápida y confiable adecuada para trabajo remoto profesional. Deseable - Experiencia directa con ServiceTitan. - Experiencia trabajando con empresas de HVAC o servicios para el hogar con base en EE. UU. - Experiencia apoyando a clientes en el noreste de EE. UU. - Familiaridad con la venta adicional de membresías para propietarios o planes de mantenimiento. - Experiencia rastreando KPIs de reserva y despacho. - Experiencia coordinando llamadas de servicio de emergencia o el mismo día. - Experiencia previa trabajando de forma remota con equipos con base en EE. UU. - Experiencia apoyando equipos distribuidos o remotos. Lo que te hace un buen candidato/a: - Eres seguro/a y profesional al teléfono. - Puedes manejar una cola de llamadas ocupada sin sacrificar la experiencia del cliente. - Te mantienes tranquilo/a cuando los horarios cambian inesperadamente. - Entiendes cómo funciona el despacho de servicios de campo. - Te comunicas eficazmente tanto con clientes como con técnicos. - Te sientes cómodo/a tomando decisiones rápidas de programación. - Haces seguimiento constante hasta que los problemas se resuelven. - Mantienes precisos los registros del CRM y de servicio. - Eres naturalmente organizado/a y orientado/a a procesos. - Puedes manejar clientes frustrados con paciencia y profesionalismo. - Tomas la iniciativa en lugar de esperar dirección constante. Un día típico podría incluir: - Responder llamadas de clientes entrantes, correos electrónicos y chats. - Reservar citas de servicio de HVAC, plomería o electricidad. - Revisar la disponibilidad de los técnicos y despachar nuevos trabajos. - Monitorear las llamadas de servicio activas durante el día. - Contactar a los clientes sobre los horarios de llegada de los técnicos o demoras. - Ajustar horarios después de cancelaciones o llamadas de emergencia. - Actualizar ServiceTitan con información de clientes y trabajos. - Comunicar cambios de horario a los técnicos. - Revisar notas de trabajo, facturas y documentación de servicio. - Discutir membresías o planes de servicio con clientes elegibles. - Rastrear métricas de reserva, despacho y servicio al cliente. En resumen: eres el centro operativo que conecta a los clientes con los técnicos de campo, manteniendo los horarios eficientes y asegurando que cada cliente reciba un servicio receptivo y profesional. Métricas Clave para el Éxito - Respuesta y volumen de manejo de llamadas entrantes - Tasa de conversión de llamadas a reservas - Precisión de la programación - Utilización de técnicos y eficiencia de despacho - Precisión de los datos del CRM y ServiceTitan - Satisfacción del cliente - Velocidad y calidad de la resolución de problemas - Conversiones de membresía/planes de servicio - Comunicación oportuna de demoras y cambios de horario - Seguimiento constante de las solicitudes de clientes y técnicos Por qué este rol se destaca - Impacto directo en la experiencia del cliente y las operaciones diarias de campo. - Exposición práctica a las operaciones de HVAC y servicios para el hogar en EE. UU. - Alta responsabilidad sobre la ejecución de programación y despacho. - Oportunidad de trabajar en estrecha colaboración con clientes, técnicos y liderazgo de operaciones. - Entorno de trabajo totalmente remoto. - Métricas de rendimiento claras y responsabilidades operacionales. - Oportunidades de crecimiento hacia: - Despachador Senior - Líder de Despacho - Gerente de Servicio al Cliente - Coordinador de Operaciones de Servicio - Gerente de Operaciones de Servicio de Campo Proceso de Entrevista - Preselección Telefónica Inicial - Entrevista por Video con Reclutador de Pavago - Evaluación Práctica – Escenario de Despacho / ServiceTitan o CRM - Entrevista con el Cliente - Oferta y Onboarding Video Introductorio de Spark Hire Como parte del proceso de solicitud, se te pedirá que completes un breve video introductorio de Spark Hire. Estamos particularmente interesados en escuchar sobre: - Tu experiencia trabajando en negocios de HVAC, plomería, electricidad u otros servicios para el hogar. - Tu experiencia programando y despachando técnicos de campo. - Si has utilizado ServiceTitan y para qué lo usaste. - El volumen de llamadas típico y la carga de trabajo de servicio que gestionaste. - Cómo priorizas técnicos y trabajos cuando los horarios cambian inesperadamente. - Cómo manejas clientes frustrados o demoras en el servicio. - Tu experiencia con la venta adicional de membresías o planes de servicio. - Un ejemplo de una situación de despacho o programación difícil que resolviste con éxito. Mantén tus respuestas claras, concisas y conversacionales. Queremos entender tu estilo de comunicación, experiencia en servicios para el hogar y capacidad para gestionar un entorno de despacho de ritmo rápido. La finalización del video introductorio de Spark Hire es necesaria para que tu solicitud sea considerada. ¡Postúlate Ahora! Si tienes experiencia práctica en despacho de HVAC o servicios para el hogar, te sientes seguro/a gestionando clientes y técnicos, y sabes cómo mantener organizado un horario de servicio ocupado, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y completa el video introductorio requerido de Spark Hire para avanzar en el proceso de contratación. #CustomerService #Dispatcher #HVAC #HVACJobs #ServiceTitan #HomeServices #DispatchCoordinator #CustomerSupport #Plumbing #FieldService #RemoteJobs
Responsabilidades
- Gestionar comunicaciones entrantes (teléfono, email, chat)
- Programar y despachar llamadas de servicio (HVAC, plomería, electricidad)
- Mantener calendarios de despacho precisos
- Monitorear horarios de técnicos y trabajos activos
- Ajustar rutas y citas en tiempo real
- Comunicar detalles y actualizaciones a los técnicos de campo
- Convertir consultas de clientes en citas de servicio reservadas
- Gestionar cancelaciones y reprogramaciones
- Mantener información precisa en ServiceTitan o plataformas similares
- Explicar membresías o planes de servicio a los clientes
- Seguimiento de métricas operativas clave
Habilidades
OrganizaciónAtención al clienteGestión de horariosMultitareaComunicación profesionalManejo de clientes frustradosSeguimiento de problemasCoordinación de citasGestión de expectativas del clienteProfesionalismoCalma bajo presiónToma de decisiones rápidaSeguimientoOrganizaciónProactividadPaciencia
Beneficios
- Entorno de trabajo 100% remoto
- Oportunidades de crecimiento