Business Operations Specialist

Empresa de abogados de asilo político busca un Especialista en Operaciones de Negocio para diseñar y documentar procesos, administrar plataformas, realizar auditorías y generar reportes. Requiere fluidez en español e inglés y experiencia en Excel/Google Sheets y CRMs.

Descripción del puesto

Somos Political Asylum Lawyers, un estudio jurídico con sede en Houston, especializado en casos de asilo. Ayudamos a inmigrantes de todos los Estados Unidos a asegurar su futuro aquí a través del asilo, combinando estándares excepcionales con un profundo respeto por la realidad humana detrás de cada caso. Nuestro trabajo cambia vidas. Los estándares que mantenemos, la disciplina detrás de nuestro trabajo y la forma en que nos presentamos cada día pueden determinar si alguien puede permanecer seguro y construir un futuro estable en los Estados Unidos. Por eso operamos con integridad, urgencia y excelencia, y por eso esperamos que cada miembro del equipo asuma la plena responsabilidad de su rol. Todo lo que hacemos se guía por nuestros valores fundamentales: integridad, excelencia, responsabilidad, trabajo en equipo y pasión. Trabajar aquí significa: - Gran responsabilidad: nuestro trabajo tiene una gran consecuencia para nuestros clientes. - Resultados profundamente significativos: nuestro trabajo cambia vidas para mejor. - Momentos emocionalmente exigentes: la resiliencia y la madurez son esenciales. - Altos estándares y crecimiento constante: se espera excelencia y mejora continua. - Trabajo en equipo impulsado por la misión: nos apasiona ayudar a los inmigrantes a asegurar su futuro en los Estados Unidos a través del asilo, y sabemos que cumplir nuestros altos estándares requiere que cada uno de nosotros asuma la responsabilidad, se comunique de manera proactiva y se apoye mutuamente. Si buscas una carrera donde tus habilidades creen un cambio tangible en el mundo, esta es tu oportunidad. Obtén más información sobre cómo es trabajar con nosotros en: politicalasylumlawyers.com/careers El Rol Business Operations es el equipo que hace funcionar al resto del Estudio. Creamos los procesos que siguen otros departamentos, administramos las plataformas en las que trabajan, auditamos si se cumplen nuestros estándares y producimos los datos que el liderazgo utiliza para tomar decisiones. Cuando algo está roto, indefinido o aún no es trabajo de nadie, se convierte en nuestro. Tu trabajo será tomar problemas operativos y convertirlos en soluciones funcionales. Eso significa construir y documentar procesos, configurar y solucionar problemas de los sistemas que utiliza el Estudio, auditar el trabajo según nuestros estándares, compilar y validar informes, y dar soporte a las operaciones administrativas que mantienen todo en movimiento. Tus asignaciones cambiarán a medida que cambien las prioridades del Estudio, y no hay una lista de tareas semanales fija. Una parte importante de tu semana será trabajo no planificado: una plataforma que dejó de funcionar, un proceso que se rompió en producción, un nuevo empleado que necesita acceso hoy. Se espera que absorbas esto sin descuidar tus proyectos programados, y que señales a tiempo cuando el volumen sea genuinamente inmanejable. También se espera que te conviertas en la persona a la que acuden los demás para obtener respuestas. Eso lleva tiempo, pero comienza asumiendo la plena responsabilidad de los sistemas y procesos que se te asignan en lugar de esperar a que te digan qué revisar. Algunas responsabilidades serán tuyas desde el principio. Otras se te transferirán a medida que demuestres que puedes asumirlas. Si buscas un rol donde tus responsabilidades crezcan, este es ese rol. Debes ser flexible. La naturaleza de tus tareas cambiará de semana a semana, y las políticas y procedimientos cambian con frecuencia, ya que somos una empresa en rápido crecimiento y experimentamos constantemente para mejorar la forma en que brindamos nuestros servicios. Debes hablar español e inglés con fluidez y sentirte cómodo usando ambos idiomas profesionalmente. Este puesto está abierto a candidatos ubicados en Argentina. Qué Harás Tus responsabilidades diarias variarán según las necesidades del Estudio, pero incluirán una combinación de lo siguiente: Proceso y Documentación: - Revisar flujos de trabajo asignados en busca de errores, lagunas, pasos duplicados e ineficiencias, y luego proponer soluciones prácticas. - Construir nuevos procesos desde cero cuando no exista ninguno, incluidas las reglas de decisión y las excepciones. - Escribir y mantener procedimientos operativos estándar, listas de verificación, instrucciones y guías de procesos. - Grabar capturas de pantalla y videos de capacitación cortos para que alguien que nunca haya ejecutado el proceso pueda seguirlo de principio a fin. - Probar cada cambio antes de que entre en producción y confirmar que funciona una vez implementado. Administración y Soporte de Sistemas: - Administrar y configurar plataformas asignadas del Estudio, que pueden incluir Asana, ActiveCampaign, HubSpot, Google Workspace, Zapier, Make y las herramientas de programación de citas, gestión de credenciales y seguimiento de tiempo del Estudio. - Construir, mantener y solucionar problemas de automatizaciones, plantillas, enrutamiento de tareas y secuencias de correo electrónico. - Servir como punto de contacto para preguntas del personal sobre sistemas, acceso y comportamiento del flujo de trabajo; resolver lo que puedas y escalar lo que no. - Trabajar directamente con proveedores de software y equipos de soporte para resolver problemas de cuentas y plataformas, y dar seguimiento a los problemas abiertos hasta que se resuelvan. - Proveer y ajustar el acceso de usuarios, y mantener la continuidad del sistema cuando los empleados se unen, cambian de rol o se van. Control de Calidad y Auditoría: - Realizar auditorías operativas asignadas y calificar el trabajo según el estándar aplicable. - Determinar si se siguió el procedimiento correcto y si el trabajo se documentó adecuadamente. - Identificar errores y patrones recurrentes, y recomendar reentrenamiento, cambios de procesos, cambios de formularios o automatización. - Informar los hallazgos claramente a tu líder de equipo y a los equipos afectados. Informes y Datos: - Compilar, limpiar, normalizar y validar datos operativos de múltiples sistemas. - Producir informes operativos asignados que cubran áreas como volumen, tiempo de procesamiento, carga de trabajo, calidad y capacidad. - Revisar datos en busca de duplicados, nombres inconsistentes e información faltante antes de entregar cualquier cosa. - Verificar la precisión tú mismo, ya que el liderazgo tomará decisiones basadas en lo que le entregues. Soporte de Capacitación y Onboarding: - Administrar los sistemas y las partes de acceso del onboarding de nuevos empleados. - Preparar proyectos de onboarding, credenciales y materiales específicos del rol. - Capacitar a los empleados en sistemas, flujos de trabajo y procedimientos, y brindar capacitación de actualización cuando las auditorías lo demuestren necesario. - Apoyar las transferencias cuando las responsabilidades se muevan entre empleados. Coordinación Interdepartamental: - Coordinar con Legal, Finanzas, Setup, Correspondencia, Recepción y otros equipos en procesos compartidos. - Comunicar los cambios operativos a todos los afectados, incluyendo qué cambió, por qué cambió, a quién afecta y qué deben hacer. - Apoyar implementaciones operativas, procedimientos específicos de la oficina y proyectos especiales. - Contribuir a la contratación de roles operativos revisando y calificando evaluaciones de candidatos cuando se solicite. Quién Eres Buscamos profesionales que combinen competencia técnica con pasión genuina por nuestra misión. El candidato ideal aporta: - Compromiso con la misión del Estudio de ayudar a los inmigrantes a asegurar su futuro en los Estados Unidos a través del asilo. - Español e inglés fluidos, escritos y hablados, a nivel profesional. - Excel y Google Sheets avanzados, incluyendo tablas dinámicas, búsquedas, lógica condicional y limpieza de datos grandes o desordenados. - Experiencia demostrada en la construcción de informes recurrentes a partir de datos brutos en lugar de completar una plantilla creada por otra persona, y validando tus propios números antes de que nadie más los vea. - Experiencia práctica en la administración de una plataforma CRM o de automatización de marketing, incluyendo la construcción de automatizaciones, secuencias de correo electrónico, etiquetas, disparadores y plantillas. Usamos ActiveCampaign y HubSpot; la experiencia directa con cualquiera de ellas es muy preferible, y la experiencia en la administración de una plataforma comparable es aceptable. - Experiencia práctica en la construcción de automatizaciones en al menos una plataforma de automatización o no-code, incluyendo su prueba y solución de problemas cuando fallan. Usamos Zapier, Make, Google Apps Script y Claude Cowork; la experiencia directa con cualquiera de ellas es muy preferible. - Experiencia trabajando en una plataforma de gestión de tareas o proyectos; usamos Asana. - Experiencia demostrada en la redacción de procedimientos operativos estándar o instrucciones de trabajo que otra persona pueda seguir sin hacer preguntas. - Experiencia en la creación de material de capacitación y capacitación de otros empleados, incluyendo guías escritas y grabaciones de pantalla. - Excepcional atención al detalle, particularmente al revisar datos o auditar el trabajo de otras personas. - Capacidad para gestionar prioridades contrapuestas e interrupciones urgentes sin perder de vista los proyectos a largo plazo. - Excelente juicio con información confidencial de clientes, legal, financiera y de empleados. - Comodidad trabajando en problemas que no tienen un proceso definido y nadie obvio a quien preguntar. - Capacidad para trabajar eficazmente en diferentes departamentos sin depender de la autoridad formal. - Organizado y capaz de desempeñarse a un alto nivel con mínima supervisión. - Versátil, sin interés en definir tu rol de manera restrictiva; si es necesario hacerlo y puedes aprender a hacerlo, lo haces. Qué Ofrecemos Este puesto ofrece un rango salarial mensual de USD 2.000 brutos, de acuerdo con la experiencia y las calificaciones. - 11 feriados federales de EE. UU. libres (pagos) independientemente de tu ubicación. - Semana entre Navidad y Año Nuevo: oficina cerrada, totalmente paga. - Los feriados locales que no coinciden con un feriado de EE. UU. se compensan según las leyes laborales de tu país. - Tres semanas de vacaciones pagas anualmente. - Programa de capacitación integral: invertimos en ponerte al día con nuestros sistemas, procesos de contenido y mejores prácticas. - Mentoría y colaboración: aprende de miembros experimentados del equipo y aporta tu experiencia. - Caminos de avance profesional: promovemos internamente y creamos oportunidades. - Trabaja desde cualquier lugar: este puesto está abierto a candidatos con base en Argentina. - Soporte de equipo: estipendio o equipo proporcionado para configurar tu oficina en casa, disponible después de 4 meses en el puesto. Cómo Postularse Para postularte, envía un currículum y una carta de presentación, ambos en inglés. Tu postulación no será considerada sin una carta de presentación. Tu carta de presentación debe explicar por qué estás excepcionalmente calificado para este puesto en particular y por qué serías una excelente opción para nuestro estudio jurídico. Las cartas de presentación genéricas, copiadas y pegadas, serán descartadas. Sube tu carta de presentación y currículum, en formato PDF, a través del programa de software donde estás viendo este anuncio. Por favor, no nos llames ni nos envíes un correo electrónico sobre esta vacante.

Responsabilidades

• Diseñar y documentar procesos
• Construir nuevos procesos desde cero
• Escribir y mantener procedimientos operativos estándar
• Grabar capturas de pantalla y videos de capacitación
• Probar cambios antes de que entren en producción
• Administrar y configurar plataformas de la firma
• Construir, mantener y solucionar problemas de automatizaciones
• Servir como punto de contacto para consultas del personal sobre sistemas
• Trabajar directamente con proveedores de software y equipos de soporte
• Realizar auditorías operativas
• Compilar, limpiar, normalizar y validar datos operativos
• Producir reportes operativos
• Apoyar la incorporación de nuevos empleados
• Capacitar a empleados en sistemas, flujos de trabajo y procedimientos

Habilidades

Beneficios

• 11 días feriados federales de EE.UU. pagos
• Semana entre Navidad y Año Nuevo paga
• Compensación por feriados locales
• Tres semanas de vacaciones pagas anuales
• Programa de capacitación integral
• Mentoría y colaboración
• Planes de carrera
• Soporte para equipamiento de oficina en casa (después de 4 meses)

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