Administrative Assistant

Asistente Administrativo

Tipo de Puesto: Full-Time, Remoto

Horario de Trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Sobre el Rol

Buscamos un Asistente Administrativo organizado, proactivo y enfocado en el cliente para dar soporte en la recepción de leads, contacto con clientes, agendamiento de citas y gestión del CRM. Este rol se enfoca en mantener la cartera de leads organizada y en movimiento. Te comunicarás con clientes potenciales, agendarás citas para el representante de ventas, mantendrás registros precisos del CRM y ayudarás a que el liderazgo tenga una visión clara del rendimiento de la cartera.

Responsabilidades

• Recepción y gestión de leads:
• Registrar de forma precisa los leads entrantes.
• Asegurar que cada consulta nueva se capture en el CRM de manera rápida y sin omisiones.
• Mantener registros de leads completos y precisos.
• Contacto y agendamiento de leads:
• Llamar a clientes potenciales para comprender y calificar sus necesidades.
• Responder preguntas iniciales y presentar la empresa profesionalmente.
• Reservar citas para que el representante de ventas visite a los clientes y presente presupuestos.
• Gestión del flujo de trabajo del CRM:
• Mover leads consistentemente a través de cada etapa de la cartera.
• Mantener los estados de los leads actualizados y precisos.
• Mantener los datos del CRM para que el equipo pueda rastrear la tasa de cierre, la tasa de conversión y otras métricas clave en tiempo real.
• Comunicación con el cliente:
• Servir como primer punto de contacto profesional y conocedor.
• Responder preguntas de los clientes y establecer expectativas adecuadas.
• Representar a la empresa de manera positiva en cada llamada.
• Soporte de informes:
• Mantener los registros limpios, organizados y actualizados.
• Apoyar al liderazgo en la extracción de datos precisos de la cartera.
• Ayudar a identificar dónde se convierten o se pierden los leads.
• Adherencia a procesos:
• Aprender y seguir consistentemente el flujo de trabajo establecido por la empresa.
• Identificar y señalar cuellos de botella en el proceso.
• Ayudar a mantener la consistencia en las operaciones diarias.

Experiencia y Habilidades Requeridas

• Al menos 1-2 años de experiencia en un rol administrativo, de atención al cliente o de soporte de operaciones.
• Familiaridad con software de CRM y gestión de contactos, etapas de negocios y registros.
• Experiencia en pintura, construcción residencial o comercial, u otro oficio de servicios para el hogar es una gran ventaja.
• Inglés hablado claro y con confianza.
• Comodidad al comunicarse por teléfono con propietarios y clientes potenciales.
• Fuertes hábitos de organización y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples leads activos simultáneamente.
• Capacidad para aprender nuevos flujos de trabajo rápidamente y aplicarlos consistentemente sin supervisión cercana.

Qué te hace un buen candidato

• Te apropias de tu cartera y haces seguimiento proactivo cuando los leads se enfrían.
• Te comunicas proactivamente cuando algo no está claro o un proceso falla.
• Te sientes cómodo al teléfono y puedes adaptar tu estilo de comunicación a diferentes clientes.
• Aportas estructura a un día ajetreado y puedes priorizar una lista de llamadas completa de manera efectiva.
• Mantienes los registros del CRM organizados y consistentemente actualizados.
• Puedes trabajar de forma independiente mientras te mantienes accesible para preguntas y decisiones importantes.

El Éxito se ve así

• Cada lead entrante se captura de manera precisa y rápida.
• Los clientes potenciales son contactados y calificados consistentemente.
• Las citas se agendan eficientemente para el representante de ventas.
• Las etapas del CRM reflejan con precisión el estado actual de cada lead.
• Los seguimientos se realizan consistentemente sin pasar por alto leads.
• El liderazgo tiene datos confiables de la cartera para rastrear tasas de cierre, tasas de conversión y conversión de leads.
• Los procesos se siguen consistentemente y los cuellos de botella se identifican a tiempo.
• Los clientes reciben una experiencia profesional y positiva durante la interacción inicial.

Día Típico

Tu día comienza revisando los nuevos leads que llegaron durante la noche y asegurándote de que cada uno esté debidamente registrado. Trabajarás en una lista de llamadas, contactando a clientes potenciales para presentar la empresa, responder preguntas iniciales, calificar sus necesidades y agendar citas para el representante de ventas. A lo largo del día, actualizarás el CRM a medida que cada lead avanza, asegurando que las etapas reflejen la realidad y que los datos de la cartera permanezcan precisos. También revisarás los leads que están pendientes de seguimiento, volverás a interactuar cuando sea necesario y mantendrás el calendario organizado. La mayor parte de tu trabajo es asíncrono y autodirigido, pero te mantendrás accesible para preguntas rápidas y señalarás proactivamente cualquier cosa que requiera una decisión del liderazgo.

Proceso de Entrevista

• Selección por reclutador
• Entrevista con el cliente
• Selección final