Transaction Coordinator

Coordinador de Transacciones Inmobiliarias – Transacciones y Cumplimiento en California | Puesto Remoto

Tipo de puesto: Jornada completa, Remoto

Horario laboral: Horario comercial de EE. UU.

Industria: Bienes raíces residenciales

Sobre el rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Coordinador de Transacciones Inmobiliarias con atención al detalle para gestionar el lado administrativo, de documentación y de cumplimiento de las transacciones inmobiliarias residenciales de California. Darás soporte a los agentes desde el momento en que se ejecuta un acuerdo de compra hasta el cierre del fideicomiso (escrow), asegurando que los archivos de transacción se mantengan organizados, se haga un seguimiento de los plazos, se completen las divulgaciones y los documentos requeridos, y todas las partes se mantengan informadas durante todo el proceso. Este es un rol enfocado en operaciones que requiere una gran organización, atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples transacciones en diferentes etapas simultáneamente. Si comprendes las transacciones inmobiliarias de California y sabes cómo mantener organizados los archivos, los plazos, las divulgaciones y las partes interesadas desde el contrato hasta el cierre, este rol es una excelente opción.

Lo que gestionarás

Gestión de transacciones y archivos

• Abrir y gestionar archivos de transacciones desde el acuerdo de compra ejecutado hasta el cierre del fideicomiso.
• Mantener registros precisos dentro de la plataforma de gestión de transacciones.
• Revisar contratos, anexos, divulgaciones y documentos de soporte para verificar su integridad.
• Mantener archivos de transacciones organizados de acuerdo con los requisitos de mantenimiento de registros y cumplimiento de la correduría.
• Preparar y organizar documentos para su revisión, aprobación y firma.
• Mantener actualizados los registros de transacciones durante todo el ciclo de vida de la transacción.
• Identificar información faltante o incompleta antes de que cause demoras.

Plazos y cumplimiento

• Hacer seguimiento de los plazos críticos de la transacción, incluyendo:
• Períodos de contingencia
• Ventanas de inspección
• Contingencias de préstamo
• Contingencias de tasación
• Fechas de cierre del fideicomiso
• Monitorear proactivamente los plazos y alertar a los agentes cuando se requiera acción.
• Recopilar y confirmar los formularios de divulgación y documentos de transacción de California requeridos.
• Ayudar a garantizar que los archivos cumplan con los requisitos de cumplimiento de California y de la correduría.
• Revisar archivos en busca de firmas, documentos o información requerida faltante.
• Hacer seguimiento de los elementos de cumplimiento pendientes.
• Mantener documentación precisa durante toda la transacción.

Documentación de transacciones de California

• Trabajar con contratos y divulgaciones de bienes raíces residenciales de California.
• Soporte de documentación que involucre formularios como:
• Declaración de Divulgación de Transferencia (TDS)
• Divulgación de Riesgos Naturales (NHD)
• Cuestionario de Propiedad del Vendedor (SPQ)
• Divulgación de Inspección Visual del Agente (AVID)
• Asegurar que los documentos requeridos se recopilen y organicen adecuadamente.
• Monitorear los archivos de transacciones en busca de documentación pendiente.
• Apoyar a los agentes en el mantenimiento de registros completos de transacciones.

Comunicación y coordinación

• Actuar como punto de contacto entre:
• Agentes inmobiliarios
• Compradores y vendedores
• Oficiales de fideicomiso/título
• Prestamistas
• Clientes
• Otros socios de transacción
• Mantener a las partes relevantes informadas sobre el progreso de la transacción y los requisitos pendientes.
• Hacer seguimiento de documentos, firmas, aprobaciones y elementos de transacción pendientes.
• Coordinar información entre partes interesadas internas y externas.
• Ayudar a que las transacciones avancen sin problemas desde el contrato hasta el cierre.
• Comunicarse de manera profesional y clara durante todo el ciclo de vida de la transacción.

Documentos y firmas electrónicas

• Preparar y dirigir documentos de transacción para firma electrónica.
• Utilizar DocuSign, DocuSign Rooms, Dotloop o plataformas similares.
• Hacer seguimiento de las firmas pendientes y dar seguimiento según sea necesario.
• Confirmar que los documentos completados se almacenen adecuadamente dentro de los archivos de transacción.
• Mantener una organización precisa de documentos y control de versiones.
• Apoyar a los agentes con la documentación administrativa relacionada con las transacciones.

Cierre y soporte de transacciones

• Coordinar elementos de transacción adicionales como:
• Pedidos de garantía de hogar
• Documentación de reparaciones
• Programación de proveedores
• Firmas y aprobaciones pendientes
• Apoyar a los agentes con tareas administrativas relacionadas con transacciones activas.
• Monitorear los elementos pendientes a medida que las transacciones se acercan al cierre.
• Ayudar a garantizar que la documentación requerida esté completa antes del cierre del fideicomiso.
• Mantener registros organizados durante todo el proceso de cierre.
• Gestionar múltiples transacciones activas sin sacrificar la precisión.

Requisitos

• 1 a 3+ años de experiencia como Coordinador de Transacciones, Asistente de Fideicomiso o en un rol similar de soporte de transacciones inmobiliarias.
• Conocimiento práctico de las transacciones inmobiliarias residenciales de California.
• Familiaridad con:
• Contratos de California
• Tiempos de transacción de California
• Requisitos de divulgación de California
• Fuerte comprensión de la coordinación de transacciones desde el contrato ejecutado hasta el cierre del fideicomiso.
• Experiencia en la gestión de múltiples transacciones, archivos y plazos simultáneamente.
• Experiencia en el uso de plataformas de gestión de transacciones y firmas electrónicas.
• Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para hacer un seguimiento proactivo de los plazos y dar seguimiento a los elementos pendientes.
• Capacidad para identificar documentación de transacciones faltante o incompleta.
• Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión constante.
• Comodidad al comunicarse con agentes, clientes, prestamistas, equipos de fideicomiso/título y otros socios de transacción.
• No se requiere una licencia de bienes raíces de California para este puesto.

A tener en cuenta (Nice to Have)

• Experiencia apoyando a múltiples agentes inmobiliarios o a un equipo completo de correduría.
• Experiencia con DocuSign Rooms, Dotloop o plataformas similares de gestión de transacciones.
• Experiencia trabajando con formularios de divulgación de California como: TDS, NHD, SPQ, AVID.
• Experiencia previa coordinando con compañías de fideicomiso/título.
• Experiencia trabajando directamente con prestamistas y otros socios de transacción.
• Experiencia trabajando dentro de una correduría inmobiliaria o en un entorno de coordinación de transacciones.
• Habilidades de comunicación bilingüe español/inglés.

Herramientas y tecnología

• DocuSign | DocuSign Rooms | Dotloop | Plataformas de gestión de transacciones | Herramientas de firma electrónica | Sistemas de documentación inmobiliaria | Correo electrónico | Herramientas de calendario y programación.

Qué te hace un buen candidato

Probablemente prosperarás en este rol si

• Eres muy organizado y te sientes cómodo gestionando múltiples plazos simultáneamente.
• Tienes experiencia práctica con transacciones inmobiliarias residenciales de California.
• Prestas mucha atención a los detalles e identificas rápidamente información faltante o incorrecta.
• Comprendes la importancia de la documentación y el cumplimiento.
• Haces un seguimiento proactivo sin necesidad de supervisión constante.
• Te comunicas de manera clara y profesional con agentes, clientes y socios externos.
• Te sientes cómodo trabajando con contratos, divulgaciones, documentos de transacciones y sistemas inmobiliarios.
• Puedes mantener la calma y la organización mientras gestionas transacciones en diferentes etapas.
• Te haces responsable de tu trabajo.
• Comprendes que pequeños errores de documentación o de plazos pueden crear problemas mayores en la transacción.

Cómo es un día típico

Tu día puede comenzar revisando los archivos de transacciones activas e identificando los próximos plazos de contingencia, inspección, tasación, préstamo o cierre. Luego, podrías revisar contratos recién ejecutados, organizar divulgaciones, preparar documentos para firma electrónica, hacer seguimiento de la documentación faltante y actualizar los archivos de transacciones. A lo largo del día, te comunicarás con agentes, oficiales de fideicomiso/título, prestamistas, clientes y otros socios de transacción para asegurar que se aborden los requisitos pendientes. A medida que las transacciones se acercan al cierre, monitorearás la documentación restante y los elementos administrativos para ayudar a garantizar que los archivos se mantengan organizados y las transacciones continúen avanzando. En resumen: mantienes las transacciones inmobiliarias de California organizadas, conformes, documentadas y en movimiento desde el contrato ejecutado hasta el cierre del fideicomiso.

Métricas clave de éxito

• Precisión y completitud de los archivos de transacciones.
• Seguimiento puntual de los plazos de transacción.
• Recopilación oportuna de documentos y divulgaciones requeridas.
• Reducción de documentación faltante o incompleta.
• Seguimiento constante de los elementos pendientes.
• Enrutamiento y gestión precisos de firmas electrónicas y documentos.
• Coordinación fluida entre agentes y socios de transacción.
• Escalada oportuna de posibles problemas de plazos o cumplimiento.
• Capacidad para gestionar múltiples transacciones activas simultáneamente.
• Archivos organizados hasta el cierre del fideicomiso.

Por qué este rol se destaca

• Participación práctica en todo el ciclo de vida de la transacción residencial de California.
• Responsabilidad de las transacciones desde el contrato ejecutado hasta el cierre del fideicomiso.
• Trabajo directo con agentes, prestamistas, equipos de fideicomiso/título, clientes y otros socios de transacción.
• Exposición a divulgaciones y procesos de transacción específicos de California.
• Entorno de trabajo totalmente remoto.
• Oportunidad de profundizar la experiencia en operaciones inmobiliarias y cumplimiento.
• Potencial crecimiento profesional hacia:
• Coordinador de Transacciones Senior
• Líder de Coordinador de Transacciones
• Coordinador de Operaciones Inmobiliarias
• Gerente de Operaciones de Transacciones
• Gerente de Operaciones de Correduría

Proceso de entrevista

1. Solicitud inicial

2. Entrevista de video unidireccional Spark Hire

3. Evaluación inicial con Pavago

4. Entrevista con el cliente

5. Selección final y incorporación

Entrevista de video Spark Hire – Requerida

Como parte del proceso de solicitud, se requiere que todos los candidatos completen una entrevista de video unidireccional a través de Spark Hire. Después de completar el primer paso de su solicitud, recibirá una invitación por correo electrónico de Spark Hire con instrucciones para grabar y enviar sus respuestas en video. La finalización del video de Spark Hire es necesaria para ser considerado para la siguiente etapa. Por favor, revise su bandeja de entrada, así como su carpeta de spam o correo no deseado para la invitación.

Postularse ahora

Si tiene experiencia como Coordinador de Transacciones, Asistente de Fideicomiso o profesional de transacciones inmobiliarias y comprende las transacciones inmobiliarias residenciales de California, las divulgaciones, los plazos y los procesos de cierre del fideicomiso, nos encantaría saber de usted. ¡Postúlese hoy mismo y ayude a mantener las transacciones inmobiliarias precisas, organizadas, conformes y en movimiento desde el contrato hasta el cierre!

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