Senior Bookkeeper - Private Aviation

Tipo de posición: Tiempo completo | Trabajo remoto

Horario de trabajo: 9:00 a.m. – 5:00 p.m. Hora del Este (ET), de lunes a viernes

Disponibilidad fuera del horario laboral: Ocasionales noches, fines de semana y feriados para asuntos relacionados con la aviación que son sensibles al tiempo.

Acerca del rol

Buscamos un/a Senior Bookkeeper / Especialista en Operaciones Contables altamente detallista, con experiencia directa en aviación privada, chárter de aeronaves, viajes de lujo o un entorno de aviación estrechamente relacionado. Te encargarás de los registros financieros de la empresa, asegurando que los libros sean precisos, estén organizados y listos para apoyar una operación de aviación privada en crecimiento. Esto incluye conciliar más de 10 cuentas, gestionar pagos a proveedores y operadores nacionales e internacionales, mantener alineados los registros de reservas y financieros, rastrear la rentabilidad por vuelo y preparar informes claros para la gerencia. Este es un rol práctico para alguien que entiende que la contabilidad en aviación requiere más que la contabilidad tradicional. Los gastos relacionados con vuelos pueden involucrar operadores de aeronaves, catering, transporte terrestre, pagos internacionales y otros costos sensibles al tiempo. Debes sentirte cómodo/a trabajando en estos aspectos en movimiento mientras mantienes un alto nivel de precisión y confidencialidad. También tendrás la oportunidad de mejorar los procesos existentes construyendo hojas de cálculo, tableros, plantillas y automatizaciones más inteligentes que reduzcan el trabajo manual y prevengan errores.

Responsabilidades clave

• Reconciliación y precisión financiera
• Realizar reconciliaciones mensuales y trimestrales en más de 10 cuentas bancarias, de tarjetas de crédito, HubSpot y contables.
• Usar Xero para revisar, categorizar y reconciliar transacciones comerciales.
• Mantener prácticas consistentes de plan de cuentas y codificación de gastos.
• Identificar pagos duplicados, transacciones faltantes, cargos inusuales y otras discrepancias.
• Asegurar que la documentación de respaldo se mantenga adecuadamente y que los registros financieros permanezcan completos y precisos.

• Pagos de aviación y gestión de proveedores
• Rastrear saldos de proveedores y clientes, estado de pagos, facturas y documentación de respaldo.
• Gestionar pagos a operadores de aeronaves, proveedores y prestadores de servicios en todo el mundo.
• Coordinar pagos nacionales e internacionales, incluyendo transacciones en moneda extranjera.
• Trabajar con plataformas como Convera para crear, rastrear y reconciliar órdenes de pago.
• Monitorear proveedores recurrentes y gastos fijos para cambios en el gasto.
• Trabajar con equipos internos, proveedores y operadores de aeronaves para resolver problemas y discrepancias de pago.
• Manejar problemas financieros sensibles al tiempo que puedan afectar vuelos activos o próximos.

• Operaciones de reservas y financieras
• Mantener alineados los registros de reservas y acuerdos entre HubSpot y Xero.
• Actualizar las etapas de los acuerdos en HubSpot a medida que las reservas pasan de cotización a confirmadas, facturadas, pagadas y completadas.
• Mantener detalles de reservas, incluyendo fechas de viaje, rutas, aeronave, operador, precios y estado de pago.
• Igualar reservas con ingresos y reconciliar datos de acuerdos y pagos de HubSpot contra registros contables.
• Asegurar que la información financiera refleje con precisión los cambios en los viajes y reservas.

• Rentabilidad de viajes e informes financieros
• Rastrear márgenes brutos y netos por viaje o vuelo.
• Monitorear gastos relacionados con viajes, incluyendo costos de chárter de aeronaves, catering, transporte terrestre y otros gastos operativos.
• Preparar informes de gastos mensuales, trimestrales y anuales.
• Mantener informes financieros consolidados para la dirección.
• Construir informes de costos fijos y variaciones de proveedores para identificar cambios en el gasto.
• Preparar informes de gestión que cubran gastos, márgenes, pagos a proveedores y costos operativos.
• Proporcionar a la dirección datos financieros claros para apoyar decisiones sobre precios, proveedores y gastos.

• Mejora de sistemas y procesos
• Construir y mantener plantillas, tableros y herramientas de informes en Excel y Google Sheets.
• Usar fórmulas avanzadas como XLOOKUP, VLOOKUP, INDEX/MATCH y SUMIFS.
• Crear tablas dinámicas, reglas de validación de datos, formato condicional y tableros de informes.
• Limpiar y combinar datos exportados de múltiples sistemas.
• Identificar oportunidades para automatizar procesos contables y de informes repetitivos.
• Mejorar flujos de trabajo para reducir el trabajo manual, prevenir errores y facilitar el acceso a la información financiera.
• Mantener registros contables organizados, documentos de respaldo y carpetas compartidas.

Experiencia y habilidades requeridas

• Más de 3 años de experiencia profesional en contabilidad, operaciones contables o análisis financiero.
• Experiencia profesional directa en aviación privada, chárter de aeronaves, operaciones de aviación, viajes de lujo o una industria estrechamente relacionada.
• Sólida experiencia práctica con Xero, incluyendo:
• Cargas bancarias, reglas bancarias y reconciliaciones.
• Codificación de gastos y gestión del plan de cuentas.
• Facturas, pagos y documentación de respaldo.
• Seguimiento de categorías para informes a nivel de viaje o vuelo.
• Informes de Pérdidas y Ganancias, Balance General, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
• Experiencia comprobada en reconciliar más de 10 cuentas de manera mensual y trimestral.
• Dominio avanzado de Microsoft Excel y Google Sheets.
• Experiencia con pagos internacionales y transacciones en moneda extranjera.
• Fuerte experiencia en seguimiento de gastos, pagos, márgenes y rendimiento financiero.
• Experiencia trabajando con sistemas CRM o de reservas y manteniendo registros operativos y financieros alineados.
• Inglés fluido con sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Atención excepcional a los detalles y buen juicio al manejar información financiera confidencial.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar múltiples prioridades en un entorno remoto.
• Internet de alta velocidad confiable y un espacio de trabajo dedicado y seguro.

Experiencia preferida

• Experiencia práctica con Convera GlobalPay, incluyendo beneficiarios, órdenes de pago, pagos en moneda extranjera, flujos de trabajo de aprobación y confirmaciones de pago.
• Experiencia con HubSpot, incluyendo etapas de acuerdos, información de reservas, contactos, empresas y exportaciones de datos.
• Experiencia apoyando a empresas con sede en EE. UU. y trabajando con contabilidad en USD.
• Experiencia construyendo informes financieros automatizados, tableros o flujos de trabajo.
• Certificación de Asesor de Xero.
• Título en Contabilidad, Finanzas o un campo relacionado.

Ajuste perfecto / Cultura

Tienes experiencia genuina trabajando en operaciones de aviación privada o chárter de aeronaves y entiendes la complejidad financiera detrás de cada vuelo. Asumes la plena responsabilidad de la precisión financiera y no esperas a que te digan cuando algo parece incorrecto. Notas cargos duplicados, documentación faltante, transacciones inusuales y discrepancias antes de que se conviertan en problemas mayores. Eres altamente organizado/a y puedes mantener múltiples cuentas, proveedores, pagos y gastos relacionados con vuelos en movimiento simultáneamente. Te comunicas proactivamente con la dirección, proveedores, operadores y equipos internos. Buscas formas de reemplazar el trabajo manual repetitivo con mejores sistemas, plantillas, tableros y automatización. Te sientes cómodo/a trabajando de forma independiente mientras mantienes un alto estándar de confidencialidad y responsabilidad.

Día típico

Puedes comenzar el día revisando la actividad de cuentas bancarias y tarjetas corporativas, verificando reconciliaciones y haciendo seguimiento de pagos pendientes a proveedores u operadores. Luego podrías actualizar registros de reservas en HubSpot, igualar información de pagos contra Xero o investigar una discrepancia entre los costos esperados y reales de un viaje. A lo largo del día, puedes trabajar en la rentabilidad a nivel de viaje, preparar informes de gestión, reconciliar pagos internacionales, coordinar con proveedores u operadores de aeronaves y actualizar documentación financiera. También dedicarás tiempo a mejorar hojas de cálculo, tableros y flujos de trabajo contables para que el equipo pueda acceder a información precisa más rápido y reducir el trabajo manual. Dado que esta es una operación de aviación privada, pueden surgir problemas urgentes de pagos o proveedores ocasionalmente fuera del horario laboral normal. Debes sentirte cómodo/a brindando soporte rápido cuando un problema financiero sensible al tiempo podría afectar el vuelo de un cliente.

Proceso de entrevista

• Filtrado por IA
• Entrevista con el cliente
• Etapa de oferta

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