Operations Coordinator

Coordinador/a de Operaciones – Operaciones Remotas | Coordinación de Procesos | Reporte de KPIs | Soporte Interdepartamental

Tipo de Puesto: Jornada Completa, Remoto

Horario Laboral: Horario Comercial del Cliente (EE. UU.)

Ubicación: Remoto (preferentemente LATAM, Sudáfrica, Pakistán, Europa del Este)

Acerca del Rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un/a Coordinador/a de Operaciones para dar soporte a las operaciones comerciales diarias en múltiples departamentos, asegurando que los flujos de trabajo se mantengan organizados, los proyectos sigan en curso y el liderazgo tenga una visión clara del rendimiento operativo. Este es un rol enfocado en la ejecución y con alta organización, donde coordinarás procesos operativos recurrentes, mantendrás sistemas de reporte, actualizarás documentación y mejorarás la comunicación entre equipos. Trabajarás en estrecha colaboración con el liderazgo y los departamentos interfuncionales para asegurar que las prioridades avancen eficientemente y nada se pierda.

Si disfrutas mejorando procesos, gestionando múltiples prioridades y aportando estructura a operaciones dinámicas, este rol está hecho para ti.

Responsabilidades Principales

Coordinación de Procesos

• Rastrear flujos de trabajo operativos en finanzas, RR. HH., atención al cliente, logística, marketing y operaciones.
• Asegurar que los procesos recurrentes se completen según los plazos y los SOP (Procedimientos Operativos Estándar).
• Identificar cuellos de botella y escalar problemas operativos de forma proactiva.
• Coordinar entregables, plazos y seguimientos entre departamentos.
• Ayudar a mantener la rendición de cuentas y la consistencia operativa entre los equipos.

Gestión de Datos y Reportes

• Mantener dashboards de KPIs, trackers y bases de datos operativas.
• Preparar informes de rendimiento semanales y mensuales.
• Monitorear la eficiencia del flujo de trabajo, la productividad y las métricas operativas.
• Asegurar que los reportes sean precisos, organizados y entregados a tiempo.
• Apoyar al liderazgo con reportes ad hoc y análisis operativos.

Gestión de Documentación y SOPs

• Mantener y actualizar SOPs, guías operativas y documentación de flujos de trabajo.
• Organizar la documentación en Google Drive, Notion, SharePoint o plataformas similares.
• Asegurar que los registros se mantengan organizados, accesibles y listos para auditoría.
• Ayudar a estandarizar la documentación y los procesos operativos.

Coordinación de Proveedores y Socios

• Coordinar plazos operativos con proveedores y socios externos.
• Monitorear los SLAs (Acuerdos de Nivel de Servicio) de los proveedores y hacer seguimiento de entregables pendientes.
• Dirigir facturas, aprobaciones y solicitudes operativas de manera adecuada.
• Mantener registros precisos de la comunicación y documentación con proveedores.

Soporte de Operaciones Interfuncionales

• Coordinar tareas operativas recurrentes y proyectos internos.
• Hacer seguimiento de los puntos de acción y mantener la rendición de cuentas entre los equipos.
• Apoyar al liderazgo con la programación, investigación, reportes e iniciativas operativas.
• Mejorar la comunicación y la visibilidad del flujo de trabajo entre departamentos.

Cumplimiento y Controles Operacionales

• Asegurar que los procesos operativos sigan los estándares internos y los procedimientos de la empresa.
• Mantener registros operativos, trackers y documentación de cumplimiento.
• Apoyar el control de calidad en los flujos de trabajo operativos recurrentes.
• Ayudar a mejorar la consistencia operativa y la fiabilidad de los procesos.

Requisitos

Cualificaciones Imprescindibles

Experiencia

• Más de 2 años de experiencia en operaciones, coordinación de proyectos, operaciones comerciales o roles similares.

Habilidades Clave

• Fuerte dominio de Microsoft Office y Google Workspace.
• Experiencia trabajando con sistemas CRM, ERP u operativos (Salesforce, HubSpot, NetSuite o similares).
• Sólidas habilidades en Excel u Hojas de Cálculo de Google, incluyendo dashboards, tablas dinámicas, reportes y sistemas de seguimiento.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Fuertes habilidades de organización, multitarea y gestión del tiempo.

Deseable

• Experiencia con Lean, Six Sigma, Kaizen u otras metodologías de mejora de procesos.
• Experiencia en la creación de SOPs, trackers y documentación operativa.
• Familiaridad con Asana, ClickUp, Monday.com, Notion o herramientas de gestión de proyectos similares.
• Experiencia con herramientas de reporte y visualización como Power BI, Tableau o Looker.
• Experiencia apoyando startups, empresas SaaS, agencias o negocios basados en servicios.

Herramientas y Tecnologías

• Google Workspace
• Microsoft Office
• Hojas de Cálculo de Google / Microsoft Excel
• Salesforce / HubSpot / NetSuite (o similares)
• Asana
• ClickUp
• Monday.com
• Notion
• Power BI / Tableau / Looker (Preferido)

Qué te Hace un Buen Candidato

• Altamente organizado/a con un seguimiento excepcional.
• Gran capacidad multitarea que prospera en entornos estructurados.
• Mentalidad analítica con excelente atención al detalle.
• Solucionador/a de problemas proactivo/a que identifica problemas antes de que escalen.
• Excelente comunicador/a que colabora eficazmente entre equipos.
• Cómodo/a equilibrando responsabilidades operativas recurrentes con prioridades cambiantes.

Un Día Típico

• Revisar flujos de trabajo operativos y asegurar que las prioridades se mantengan en curso.
• Actualizar dashboards de KPIs e informes operativos.
• Coordinar entregables entre departamentos y proveedores.
• Hacer seguimiento de puntos de acción abiertos y eliminar bloqueos operativos.
• Mantener SOPs, documentación y registros de flujos de trabajo.
• Apoyar al liderazgo con reportes, programación e iniciativas operativas.
• Identificar oportunidades para mejorar procesos y la colaboración del equipo.

En resumen: Mantendrás a los equipos alineados, los flujos de trabajo organizados y las operaciones diarias funcionando eficientemente, al tiempo que proporcionarás al liderazgo la visibilidad necesaria para tomar decisiones informadas.

Métricas Clave de Éxito (KPIs)

• Finalización a tiempo de flujos de trabajo operativos y tareas recurrentes.
• Precisión y fiabilidad de los reportes de KPIs y dashboards.
• Efectividad en la coordinación de proveedores y socios.
• SOPs y documentación operativa mantenidos actualizados y listos para auditoría.
• Reducción de cuellos de botella en flujos de trabajo e ineficiencias operativas.
• Retroalimentación positiva de los stakeholders sobre coordinación, comunicación y ejecución.

Por Qué Destaca Este Rol

• Rol de operaciones de alto impacto con amplia exposición al negocio.
• Oportunidad de trabajar interfuncionalmente con el liderazgo y múltiples departamentos.
• Fuerte propiedad sobre los procesos operativos y de reporte.
• Exposición a herramientas modernas de operaciones, sistemas y optimización de flujos de trabajo.
• Entorno de trabajo totalmente remoto.

Progresión Profesional Clara hacia

• Coordinador/a de Operaciones Senior
• Gerente de Operaciones
• Gerente de Operaciones Comerciales
• Jefe/a de Gabinete

Proceso de Entrevista

• Preselección Telefónica Inicial
• Video de Introducción Spark Hire (3–5 minutos)
• Entrevista Final con el Cliente
• Oferta y Verificación de Antecedentes

Qué Sucede Después de Postularte

Inmediatamente después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu Video de Introducción. Este breve video autograbado es el paso final que completa tu solicitud y puede grabarse cuando te sea conveniente. En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda a los gerentes de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las entrevistas futuras sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias. No te lo tomes a la ligera: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final. Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud.

¡Postúlate Ahora!

Si eres un/a profesional de operaciones organizado/a que disfruta coordinando equipos, mejorando procesos y manteniendo los negocios funcionando eficientemente, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy mismo y conviértete en una pieza clave de una organización en crecimiento donde la excelencia operativa impulsa el éxito.