Operations Coordinator

Tipo de posición: Tiempo completo, trabajo remoto

Horario

Horario comercial de EE. UU.

Acerca del rol

Estamos buscando un Coordinador de Operaciones organizado y orientado a los detalles para apoyar las operaciones diarias de una empresa de techado en crecimiento que atiende a clientes en toda California. Este rol combina la coordinación de permisos, la comunicación con los clientes, la facturación, la programación de producción, la documentación de trabajos y el apoyo administrativo. Trabajarás en estrecha colaboración con los gerentes de proyectos y los equipos de campo para mantener los proyectos de techado organizados, en cumplimiento y avanzando desde la firma del contrato hasta el cierre del proyecto.

Lo que te corresponderá

• Coordinación de permisos
• Gestionar el proceso completo de permisos para proyectos de techado en California.
• Rastrear las solicitudes de permisos y hacer seguimiento con los municipios locales.
• Asegurarse de que cada trabajo esté completamente en cumplimiento antes de que comience.

• Coordinación con clientes
• Servir como el punto de contacto principal para propietarios de viviendas y clientes comerciales.
• Responder llamadas entrantes y atender consultas de clientes.
• Mantener informados a los clientes durante todo el ciclo de producción.
• Escalar problemas que requieran decisiones de campo al gerente de proyecto correspondiente.

• Facturación
• Generar, enviar y rastrear facturas utilizando QuickBooks.
• Conciliar pagos y mantener registros precisos.
• Señalar saldos pendientes al miembro del equipo correspondiente de manera oportuna.

• Soporte en programación de producción
• Trabajar junto a gerentes de proyectos y equipos de campo para coordinar los cronogramas de los proyectos de techado.
• Confirmar entregas de materiales y la preparación del trabajo.
• Identificar y señalar conflictos de programación antes de que afecten a los equipos en el terreno.

• Gestión de trabajos y documentos
• Mantener registros de proyectos precisos y actualizados en JobNimbus.
• Organizar fotos, contratos, notas y documentación de permisos.
• Asegurarse de que el equipo tenga una fuente confiable de información para cada proyecto activo.

• Operaciones administrativas
• Manejar tareas diarias de oficina, incluyendo archivo y entrada de datos.
• Gestionar la comunicación interna y las necesidades administrativas.
• Apoyar el funcionamiento fluido del equipo de California.

Requisitos

• Al menos 2 años de experiencia en un rol de coordinador de operaciones, gerente de oficina, coordinador de producción o coordinador administrativo.
• Se prefiere experiencia en construcción, techado o un oficio relacionado.
• Experiencia práctica con JobNimbus o un CRM de construcción comparable para el seguimiento y la documentación de trabajos.
• Dominio de QuickBooks para facturación, seguimiento de pagos y mantenimiento de registros financieros básicos.
• Experiencia en la obtención de permisos de construcción o en la coordinación de solicitudes de permisos.
• Comprensión de los permisos municipales en California o una jurisdicción comparable.
• Fuerte dominio del inglés escrito y hablado.
• Confianza para representar a una empresa de techado de manera profesional en llamadas con clientes, oficinas municipales y contratistas.
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos activos simultáneamente.
• Fuertes habilidades de priorización, organización y mantenimiento de registros con mínima supervisión.

Lo que te hace un buen candidato

• Cumples con tus responsabilidades sin necesidad de recordatorios y te haces cargo de las tareas hasta que se completan.
• Te comunicas proactivamente cuando algo se retrasa, está fuera de horario o no está claro.
• Eres muy preciso con los números de permisos, montos de facturas, direcciones de trabajos, nombres de clientes y otros detalles del proyecto.
• Te mantienes tranquilo y organizado cuando múltiples prioridades requieren atención al mismo tiempo.
• Sabes cómo priorizar tareas, tomar notas claras y mantener el trabajo en movimiento.
• Te sientes cómodo coordinando entre equipos y zonas horarias a través de teléfono, correo electrónico y notas de JobNimbus.
• Eres proactivo en identificar problemas potenciales antes de que impacten a los clientes, equipos o cronogramas de proyectos.

Cómo se ve el éxito

• Las solicitudes de permisos son rastreadas, seguidas y completadas antes de que comience el trabajo.
• Los clientes reciben comunicación oportuna y profesional durante todo el ciclo de producción.
• Las facturas y los pagos son procesados y rastreados con precisión.
• Los cronogramas de proyectos, materiales y conflictos potenciales son coordinados proactivamente.
• Los registros de JobNimbus permanecen precisos, completos y actualizados.
• Los gerentes de proyectos y los equipos de campo tienen la información que necesitan para ejecutar los trabajos sin problemas.
• Las tareas administrativas se completan de manera confiable sin necesidad de seguimiento constante.

Día típico

Tu mañana comienza revisando JobNimbus para nuevos trabajos, estados de proyectos actualizados y tareas que llegaron durante la noche. Revisarás las solicitudes de permisos pendientes, enviarás la documentación de seguimiento requerida a las oficinas municipales y actualizarás los registros de proyectos en consecuencia. A media mañana, a menudo recibirás llamadas de clientes, donde responderás preguntas sobre programación, proporcionarás actualizaciones de proyectos y escalarás cualquier cosa que requiera una decisión de campo al gerente de proyecto. Antes del mediodía, es posible que proceses nuevas facturas en QuickBooks y concilies pagos recientes. Las tardes suelen centrarse en la coordinación de producción, confirmando horarios de equipos, señalando necesidades de materiales y asegurándote de que los próximos proyectos de techado tengan todo en su lugar antes de que comience el trabajo. Trabajarás en estrecha colaboración con gerentes de proyectos y liderazgo de campo, con la mayor parte de la coordinación llevándose a cabo de manera asincrónica a través de teléfono, correo electrónico y notas de JobNimbus.

Proceso de entrevista

• Selección del reclutador
• Entrevista con el cliente
• Selección final

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