Office Manager & Production Coordinator

Office Manager & Production Coordinator

Tipo de puesto: Full-Time, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Sobre el rol

Buscamos un Office Manager & Production Coordinator organizado y detallista para dar soporte a las operaciones de Titan Roof en California. Este rol combina la coordinación de permisos, comunicación con clientes, facturación, programación de producción, documentación de trabajos y soporte administrativo diario. Trabajarás en estrecha colaboración con los gerentes de proyecto y los equipos de campo para mantener los proyectos organizados, cumpliendo normativas y avanzando desde el contrato firmado hasta el cierre del proyecto.

Lo que gestionarás

Permisos

• Gestionar el proceso completo de permisos para proyectos de techado en el área de servicio de Titan Roof en California.
• Rastrear las solicitudes de permisos y hacer seguimiento con los municipios locales.
• Asegurar que cada trabajo cumpla con todas las normativas antes de que comience el trabajo.

Coordinación con Clientes

• Ser el punto de contacto principal para los propietarios y clientes comerciales.
• Responder llamadas entrantes y consultas de clientes.
• Mantener a los clientes informados durante todo el ciclo de producción.
• Escalar problemas que requieran decisiones de campo al gerente de proyecto correspondiente.

Facturación y Cobranzas

• Generar, enviar y rastrear facturas usando QuickBooks.
• Conciliar pagos y mantener registros precisos.
• Señalar saldos pendientes al miembro del equipo correspondiente de manera oportuna.

Soporte de Programación de Producción

• Trabajar junto a los gerentes de proyecto y equipos de campo para coordinar los plazos de los trabajos.
• Confirmar entregas de materiales.
• Identificar y señalar conflictos de programación antes de que afecten a los equipos en el terreno.

Gestión de Trabajos y Documentación

• Mantener registros de proyectos precisos y actualizados en JobNimbus.
• Conservar organizadas fotos, contratos, notas y documentación de permisos.
• Asegurar que el equipo tenga una fuente de verdad confiable para cada trabajo activo.

Operaciones Administrativas

• Manejar tareas de oficina diarias, incluyendo archivo y entrada de datos.
• Gestionar la comunicación interna y las necesidades administrativas.
• Apoyar la operación fluida del equipo de California.

Experiencia y Habilidades Requeridas

• Al menos 2 años de experiencia en un rol de Office Manager, Production Coordinator o Administrative Coordinator.
• Se prefiere experiencia en construcción, techado o un oficio relacionado.
• Experiencia práctica con JobNimbus o un CRM de construcción comparable para el seguimiento y documentación de trabajos.
• Dominio de QuickBooks para facturación, seguimiento de pagos y mantenimiento de registros financieros básicos.
• Experiencia en la obtención de permisos de construcción o coordinación de solicitudes de permisos.
• Comprensión de los permisos municipales en California o una jurisdicción comparable.
• Sólido dominio del inglés escrito y hablado.
• Confianza para representar a Titan Roof profesionalmente en llamadas con clientes, oficinas municipales y contratistas.
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos abiertos simultáneamente.
• Fuertes habilidades de priorización y mantenimiento de registros con mínima supervisión.

Lo que te hace un buen candidato

• Das seguimiento sin necesidad de recordatorios y te haces cargo de las tareas hasta que se completan.
• Te comunicas proactivamente cuando algo se retrasa, está fuera de cronograma o no está claro.
• Eres sumamente preciso con los números de permisos, montos de facturas, direcciones de trabajos, nombres de clientes y otros detalles del proyecto.
• Te mantienes tranquilo y organizado cuando múltiples prioridades requieren atención al mismo tiempo.
• Sabes cómo priorizar tareas, tomar notas claras y mantener el trabajo en movimiento.
• Te sientes cómodo coordinando entre equipos y zonas horarias a través de teléfono, correo electrónico y JobNimbus.

Qué esperar del éxito

• Las solicitudes de permisos se rastrean, se les da seguimiento y se completan antes de que comience el trabajo.
• Los clientes reciben comunicación oportuna y profesional durante todo el ciclo de producción.
• Las facturas y los pagos se procesan y rastrean con precisión.
• Los cronogramas de proyectos, materiales y posibles conflictos se coordinan de manera proactiva.
• Los registros de JobNimbus se mantienen precisos, completos y actualizados.
• Los gerentes de proyecto y los equipos de campo tienen la información que necesitan para ejecutar los trabajos sin problemas.
• Las tareas administrativas se completan de manera confiable sin seguimiento constante.

Día Típico

Tu mañana comienza revisando JobNimbus para ver nuevos trabajos, estados de proyectos actualizados y tareas que llegaron durante la noche. Revisarás las solicitudes de permisos pendientes, enviarás la documentación de seguimiento requerida a las oficinas municipales y actualizarás los registros del proyecto en consecuencia. A media mañana, suelen llegar llamadas de clientes, donde responderás preguntas sobre programación, proporcionarás actualizaciones del proyecto y escalarás cualquier cosa que requiera una decisión de campo al gerente de proyecto. Antes del mediodía, puedes procesar nuevas facturas en QuickBooks y conciliar pagos recientes. Las tardes suelen centrarse en la coordinación de producción, confirmando los horarios de los equipos, señalando necesidades de materiales y asegurándote de que los próximos trabajos tengan todo listo antes de que comience el trabajo. Trabajarás en estrecha colaboración con los gerentes de proyecto y el liderazgo de campo de Titan Roof, y la mayor parte de la coordinación se realizará de forma asíncrona a través de teléfono, correo electrónico y notas de JobNimbus.

Proceso de Entrevista

• Selección por Reclutador
• Entrevista con Cliente
• Selección Final