Lease Compliance Administrator

Nuestro cliente busca un Administrador de Cumplimiento de Contratos de Arrendamiento (Lease Compliance Administrator) con gran atención al detalle para respaldar la precisión e integridad de los datos de los contratos, la facturación a inquilinos y los procesos de cuentas por cobrar. Este rol servirá de puente entre Contabilidad, Administración de Activos y Administración de Propiedades para asegurar que todos los términos del contrato se interpreten, ingresen y apliquen correctamente en el sistema de administración de propiedades (Yardi). Esta posición será responsable de la abstracción de contratos, la incorporación y baja de inquilinos, la precisión de los cargos y la aplicación oportuna de los recibos de efectivo. El candidato ideal prospera en un entorno dinámico, es muy organizado y tiene un sólido conocimiento de las estructuras de contratos y sus implicaciones financieras.

Misión del Rol

Asegurar que todos los datos relacionados con los contratos, la facturación a inquilinos y las actividades de cuentas por cobrar sean precisos, oportunos y cumplan con las normativas, permitiendo una información financiera clara, mejores relaciones con los inquilinos y eficiencia operativa en toda la cartera.

Responsabilidades Clave

• Abstracción de Contratos y Gestión de Datos
• Revisar contratos, enmiendas y documentos legales para extraer términos clave, incluyendo alquiler, escaladas, estructuras de CAM y obligaciones críticas.
• Ingresar y mantener con precisión los datos de los contratos en Yardi, asegurando la alineación con los acuerdos ejecutados.
• Mantener una documentación de contratos organizada y completa para todos los inquilinos.
• Incorporación y Baja de Inquilinos
• Configurar nuevos inquilinos en Yardi, asegurando que todos los términos del contrato y las estructuras de facturación sean precisos antes de la primera facturación.
• Coordinar las mudanzas de entrada y salida de inquilinos, incluyendo la facturación final, la conciliación de depósitos y el cierre de cuentas.
• Asegurar la configuración y comunicación oportuna del portal de inquilinos (RentCafe).
• Precisión de Cuentas por Cobrar y Facturación
• Gestionar la aplicación diaria de recibos de efectivo a las cuentas de los inquilinos.
• Revisar las cuentas de los inquilinos para verificar su precisión, incluyendo alquiler, CAM, impuestos y otros cargos.
• Procesar ajustes de facturación, reversiones de cargos por mora y correcciones según sea necesario.
• Investigar y resolver disputas de inquilinos relacionadas con la facturación y los saldos de las cuentas.
• Conciliación de CAM y Gestión de Gastos
• Apoyar la configuración de estimaciones de CAM y los procesos de conciliación anual.
• Revisar y validar los recuperos de gastos operativos, impuestos a la propiedad y asignaciones de seguros.
• Asegurar que los cargos de CAM se reflejen con precisión en la facturación a los inquilinos.
• Monitoreo de Fechas Críticas
• Rastrear fechas clave de los contratos, incluyendo vencimientos, renovaciones, escaladas de alquiler y períodos de notificación.
• Comunicar de manera proactiva los plazos próximos a las partes interesadas internas.
• Coordinación con Inquilinos y Equipo Interno
• Servir como punto de contacto principal para consultas sobre cuentas de inquilinos.
• Colaborar con Contabilidad, Administración de Activos y Administración de Propiedades para resolver discrepancias y asegurar la precisión de los datos.
• Apoyar la comunicación con los inquilinos sobre saldos, créditos y actualizaciones de facturación.
• Auditoría, Cumplimiento e Informes
• Realizar auditorías periódicas de las cuentas de los inquilinos y los datos de los contratos para verificar su precisión y completitud.
• Asistir en la preparación de certificados de estipulación y documentación relacionada con contratos.
• Asegurar el cumplimiento de los términos del contrato y las políticas de la empresa.

Requisitos

• 2 a 5 años de experiencia en administración de propiedades, administración de contratos de arrendamiento o contabilidad inmobiliaria.
• Sólida competencia en Yardi (requerido) y habilidades avanzadas en Excel.
• Alta atención al detalle con capacidad para interpretar contratos complejos.
• Sólido conocimiento de CAM, contratos NNN, estructuras de alquiler y procesos de AR.
• Capacidad para gestionar un alto volumen de trabajo transaccional con precisión y eficiencia.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo en un entorno dinámico.
• Comunicador eficaz con capacidad para trabajar de forma interfuncional.

Cronograma de Hitos

• Primeros 30 días – Integración y Orientación
• Completar la incorporación y la capacitación en sistemas (Yardi, procesos internos).
• Revisar las estructuras de contratos existentes y las cuentas de los inquilinos.
• Comenzar a apoyar las revisiones de facturación a inquilinos y tareas básicas de AR.
• Día 60 – Ejecución Independiente
• Gestionar de forma independiente la incorporación de inquilinos y la configuración de contratos.
• Aplicar recibos de efectivo diariamente y resolver discrepancias básicas de inquilinos.
• Comenzar a apoyar la configuración de CAM y las revisiones de facturación.
• Día 90 – Propiedad y Precisión
• Ser responsable de la precisión de las cuentas de inquilinos asignadas y los procesos de facturación.
• Identificar y corregir proactivamente las discrepancias de contratos o facturación.
• Apoyar estipulaciones y comunicaciones con inquilinos según sea necesario.
• Día 120 – Contribuidor Estratégico
• Identificar y recomendar mejoras de procesos para los flujos de trabajo de contratos y AR.
• Apoyar el cumplimiento integral de contratos en las propiedades asignadas.
• Actuar como un recurso clave para la precisión de los contratos y la integridad de las cuentas de los inquilinos.

Trabajo remoto de lunes a viernes, 40 horas semanales (sin fines de semana).

¿Mencionamos que es REMOTO?

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