Contracts Administrator

Administrador de Contratos – Gestión del Ciclo de Vida de Contratos y Operaciones Legales | Puesto Remoto

Tipo de puesto: Full-Time, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Administrador de Contratos altamente organizado y detallista para gestionar el ciclo de vida completo de los contratos, desde la recepción y redacción hasta las aprobaciones internas, ejecución, almacenamiento, renovaciones, seguimiento de cumplimiento e informes. Este es un rol basado en procesos para alguien que entiende que la gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos (CLM) es esencial para reducir el riesgo legal, financiero, de cumplimiento y operativo. Trabajarás de forma interfuncional con Legal, Compras, Finanzas, Ventas, Seguridad de la Información, Cumplimiento y partes interesadas ejecutivas para garantizar que los acuerdos se muevan de manera eficiente y, al mismo tiempo, sigan siendo precisos, debidamente aprobados, compatibles, buscables y listos para auditoría. Si tienes experiencia práctica en administración de contratos u operaciones legales y prosperas en entornos estructurados y con mucho detalle, este rol es una excelente opción.

Lo que gestionarás

Gestión de recepción y ciclo de vida de contratos

• Gestionar solicitudes de contratos, incluyendo:
• NDAs
• Master Service Agreements (MSAs)
• Statements of Work (SOWs)
• Data Processing Agreements (DPAs)
• Acuerdos con proveedores
• Enmiendas
• Renovaciones
• Revisar las solicitudes entrantes para verificar que estén completas antes de iniciar los flujos de trabajo de contratos.
• Confirmar términos comerciales, precios, contrapartes, jurisdicciones y requisitos de cumplimiento.
• Dirigir los acuerdos a través de los procesos de revisión y aprobación apropiados.
• Rastrear el estado del contrato desde la recepción hasta la ejecución.
• Mantener los plazos de ejecución frente a los SLAs establecidos.
• Realizar un seguimiento proactivo de las revisiones y aprobaciones pendientes.

Redacción, revisión y modificación de contratos

• Redactar y formatear acuerdos utilizando plantillas y bibliotecas de cláusulas aprobadas.
• Modificar contratos usando la función "Control de cambios" de Microsoft Word.
• Aplicar playbooks legales aprobados y lenguaje de respaldo.
• Identificar y escalar disposiciones no estándar relacionadas con:
• Indemnización
• Limitación de responsabilidad
• Propiedad intelectual
• Privacidad y seguridad de datos
• Derechos de rescisión
• Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs)
• Mantener registros claros de las desviaciones del contrato, aprobaciones y justificaciones.
• Asegurar que las versiones de los documentos sigan siendo precisas durante las negociaciones.

Aprobaciones y gobernanza de contratos

• Coordinar revisiones de contratos entre:
• Legal
• Finanzas
• Compras
• Seguridad de la Información
• Privacidad
• Liderazgo
• Verificar precios, aprobaciones presupuestarias, documentación del proveedor y requisitos de cumplimiento.
• Asegurar que los acuerdos sigan las matrices de aprobación y las políticas de gobernanza establecidas.
• Rastrear las aprobaciones pendientes y hacer seguimiento con las partes interesadas para evitar demoras innecesarias.
• Mantener la documentación apropiada de aprobaciones y excepciones.

Ejecución y repositorio de contratos

• Gestionar flujos de trabajo de firma electrónica utilizando plataformas como DocuSign o Adobe Sign.
• Confirmar la autoridad del firmante y los requisitos de firma.
• Asegurar que los acuerdos totalmente ejecutados se almacenen adecuadamente.
• Mantener registros precisos dentro de plataformas de CLM y gestión de contratos como:
• Ironclad
• Icertis
• Agiloft
• ContractWorks
• Conga
• SharePoint
• Mantener metadatos de contratos, incluyendo:
• Valor del contrato
• Fechas de vigencia y vencimiento
• Fechas de renovación
• Períodos de notificación
• Jurisdicción
• Requisitos de procesamiento de datos
• Asegurar que los contratos sigan siendo buscables y accesibles para las partes autorizadas.

Renovaciones, obligaciones y cumplimiento

• Rastrear:
• Fechas de vencimiento de contratos
• Plazos de renovación
• Disposiciones de renovación automática
• Períodos de notificación
• Escaladas de precios
• Obligaciones contractuales
• Mantener recordatorios proactivos para evitar plazos incumplidos.
• Apoyar los requisitos de cumplimiento relacionados con:
• GDPR
• CCPA
• HIPAA
• PCI-DSS
• Controles internos
• Mantener rastros completos de aprobación, ejecución y firma.
• Asegurar que los registros de contratos permanezcan listos para auditoría.

Informes y mejora de procesos

• Rastrear e informar sobre:
• Tiempos del ciclo de contratos
• Cumplimiento de SLAs
• Pipelines de renovación
• Desviaciones de cláusulas
• Uso de términos estándar
• Mejorar plantillas de contratos, bibliotecas de cláusulas, flujos de trabajo y documentación.
• Identificar oportunidades para automatizar procesos repetitivos de administración de contratos.
• Ayudar a desarrollar flujos de trabajo de contratación escalables y de autoservicio.
• Identificar cuellos de botella y recomendar mejoras en las operaciones de contratos.

Requisitos

• Más de 2 años de experiencia en administración de contratos, gestión del ciclo de vida de contratos, operaciones legales, operaciones de compras o una función relacionada.
• Experiencia práctica en la gestión de contratos a lo largo de su ciclo de vida.
• Experiencia con sistemas CLM, repositorios de contratos y flujos de trabajo de firma electrónica.
• Fuerte dominio de:
• Microsoft Word (Control de cambios)
• Microsoft Excel o Google Sheets
• Herramientas de edición de PDF
• Comprensión práctica de las disposiciones contractuales comunes, incluyendo:
• Indemnización
• Limitación de responsabilidad
• Confidencialidad
• Propiedad intelectual
• Data Processing Agreements (DPAs)
• Service-Level Agreements (SLAs)
• Sólidas habilidades de organización y documentación.
• Excelente atención al detalle.
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Capacidad para coordinar múltiples contratos y partes interesadas simultáneamente.
• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto.
• Disponibilidad durante el horario comercial de EE. UU.

Sería bueno tener

• Experiencia en SaaS, tecnología, atención médica, finanzas u otras industrias reguladas.
• Familiaridad con la gestión de riesgos de proveedores y flujos de trabajo de compras.
• Experiencia en el manejo de cuestionarios de seguridad.
• Experiencia en el mantenimiento de bibliotecas de cláusulas y plantillas de contratos.
• Familiaridad con playbooks legales y matrices de aprobación.
• Exposición a:
• GDPR
• HIPAA
• PCI-DSS
• SOX
• Marcos de cumplimiento similares

Herramientas y tecnología

Ironclad | Icertis | Agiloft | ContractWorks | Conga | SharePoint | DocuSign | Adobe Sign | Microsoft Word | Excel | Google Sheets | Herramientas de edición de PDF

Qué te hará un buen candidato

Probablemente prosperarás en este rol si

• Detectas rápidamente inconsistencias contractuales y de documentación.
• Disfrutas del trabajo estructurado y basado en procesos.
• Puedes gestionar un alto volumen de acuerdos sin sacrificar la precisión.
• Cumples los plazos y gestionas proactivamente las renovaciones.
• Te comunicas eficazmente con equipos legales y no legales.
• Entiendes cuándo un problema puede seguir el proceso estándar y cuándo requiere escalada.
• Asumes la propiedad de los contratos desde la solicitud inicial hasta la ejecución y la gestión continua.
• Mantienes la documentación organizada incluso mientras gestionas múltiples prioridades en competencia.
• Buscas oportunidades para hacer que los flujos de trabajo de contratación sean más rápidos y escalables.

Un día típico

Tu día puede comenzar revisando nuevas solicitudes de contratos y verificando acuerdos que esperan aprobación interna o firma. A lo largo del día, podrías redactar o modificar acuerdos, coordinar aprobaciones con Legal o Finanzas, gestionar flujos de trabajo de DocuSign, actualizar registros de CLM, monitorear próximas renovaciones, verificar obligaciones contractuales y preparar informes de contratos. También trabajarás con las partes interesadas para resolver cuellos de botella y mejorar continuamente los procesos, plantillas y documentación de contratación. En resumen: te aseguras de que los contratos se muevan de manera eficiente y, al mismo tiempo, sigan siendo precisos, compatibles, debidamente aprobados, buscables y gestionados proactivamente durante todo su ciclo de vida.

Métricas clave de éxito

• Contratos ejecutados dentro de los plazos de SLA.
• Cero plazos de renovación o notificación incumplidos.
• Alta precisión de metadatos de contratos.
• Documentación completa y lista para auditoría.
• Reducción de los tiempos del ciclo de contratos.
• Cumplimiento constante de los flujos de trabajo de aprobación.
• Reducción de las desviaciones de cláusulas no estándar.
• Seguimiento preciso de renovaciones y obligaciones.
• Fuerte satisfacción de las partes interesadas con las operaciones de contratos.

Por qué este rol se destaca

• Rol de alto impacto que apoya operaciones comerciales críticas.
• Exposición interfuncional a Legal, Finanzas, Compras, Cumplimiento, Seguridad y Liderazgo.
• Oportunidad de mejorar y escalar los procesos del ciclo de vida de los contratos.
• Fuerte propiedad sobre la gobernanza de contratos y la precisión operativa.
• Exposición práctica a flujos de trabajo modernos de CLM y operaciones legales.
• Entorno totalmente remoto.
• Oportunidades de crecimiento profesional hacia:
• Gerente de Operaciones Legales
• Gerente de Contratos
• Operaciones de Compras
• Operaciones Comerciales
• Liderazgo de Gestión de Contratos

Proceso de entrevista

1. Solicitud inicial

2. Entrevista por video unidireccional Spark Hire

3. Entrevista por video con reclutador de Pavago

4. Tarea práctica – Ejercicio de redacción de NDA / Creación de rastreador de contratos

5. Entrevista con el cliente

6. Oferta y verificación de antecedentes

Entrevista por video Spark Hire – Requerida

Como parte del proceso de solicitud, se requiere que todos los candidatos completen una entrevista por video unidireccional a través de Spark Hire. Después de completar el primer paso de su solicitud, recibirá una invitación de Spark Hire por correo electrónico con instrucciones para grabar y enviar sus respuestas en video. La finalización del video de Spark Hire es necesaria para ser considerado para la siguiente etapa. Por favor, revise su bandeja de entrada, así como su carpeta de spam o correo no deseado para la invitación.

Aplicar ahora

Si tienes experiencia en administración de contratos, gestión del ciclo de vida de contratos u operaciones legales y disfrutas gestionando flujos de trabajo detallados, coordinando partes interesadas y manteniendo acuerdos de alto volumen precisos y organizados, nos encantaría saber de ti. ¡Aplica hoy y asume la responsabilidad de los contratos desde la recepción y redacción hasta la ejecución, renovación, seguimiento de cumplimiento e informes!