Administrativo/a Comercial

Objetivo del puesto

Brindar soporte al área comercial mediante la correcta y ágil gestión administrativa de los pedidos y el seguimiento sistemático de las ofertas enviadas a clientes. Asegurar que todos los pedidos confirmados sean cargados correctamente y que ninguna oferta enviada quede sin seguimiento.

Principales responsabilidades

1. Gestión de Notas de Pedido (NP)

• Recibir las confirmaciones de ofertas por parte de los clientes.
• Generar y cargar las Notas de Pedido (NP) correspondientes en el sistema.
• Verificar que la información del pedido coincida con la oferta aprobada.
• Controlar datos comerciales, condiciones acordadas y documentación necesaria.
• Mantener actualizada la información en el sistema.
• Coordinar internamente ante información faltante o inconsistencias.
• Gestionar diariamente un volumen importante de pedidos, manteniendo rapidez y precisión.

2. Seguimiento de ofertas comerciales

Realizar el seguimiento sistemático de aproximadamente 120 ofertas mensuales enviadas por el equipo comercial, con hasta 4 instancias de seguimiento por oferta, según corresponda.

• Primer contacto: confirmar que el cliente recibió correctamente la oferta.
• Segundo contacto: consultar si pudo analizarla y conocer su nivel de interés.
• Tercer contacto: consultar el estado de decisión, posibles dudas, necesidades de modificación o motivos por los cuales la propuesta no avanzó.
• Cuarto contacto: realizar un último seguimiento y determinar el estado final de la oportunidad.

Registrar el resultado de cada contacto y clasificar las ofertas: en análisis, interesado, requiere modificación, pendiente de decisión, postergado, no interesado, perdido o confirmado / ganado. Cuando corresponda, informar al vendedor responsable para que intervenga directamente en la negociación.

Perfil buscado

Buscamos una persona muy organizada, metódica, responsable y constante, con capacidad para trabajar con un volumen elevado de tareas administrativas y comerciales. Debe sentirse cómoda realizando seguimiento telefónico, por WhatsApp y correo electrónico, manteniendo un trato profesional con clientes. Es especialmente importante que tenga iniciativa para realizar los seguimientos en tiempo y forma y que pueda trabajar con procedimientos y objetivos claros.

Formación

Preferentemente estudiante o graduado/a de

• Administración de Empresas.
• Comercialización o Marketing.
• Tecnicatura en Administración o Gestión Comercial.

La formación universitaria no es excluyente. Se valorará especialmente experiencia previa en administración de ventas, back office comercial, atención a clientes B2B o seguimiento comercial.

Conocimientos y habilidades

• Buen manejo de Excel.
• Manejo de sistemas de gestión y/o CRM.
• Buena comunicación oral y escrita.
• Capacidad de organización y seguimiento.
• Atención al detalle.
• Capacidad para trabajar con alto volumen de información.
• Buena predisposición para el contacto con clientes.
• Perfil proactivo y resolutivo.

Indicadores de gestión (KPI)

• Cantidad de NP procesadas.
• Porcentaje de NP cargadas dentro de las 24 horas de recibida la confirmación.
• Errores o correcciones en las NP.
• Porcentaje de ofertas con seguimiento actualizado.
• Cantidad de contactos realizados.
• Ofertas reactivadas a partir del seguimiento.
• Motivos de pérdida registrados.
• Porcentaje de oportunidades con estado comercial actualizado.

Perfil ideal

El puesto se adapta especialmente a una persona con perfil de Administración Comercial / Sales Support / Back Office Comercial. No buscamos un vendedor tradicional orientado a salir a conseguir nuevos clientes. Buscamos una persona que sea el soporte del equipo de ventas, garantizando que los pedidos confirmados avancen correctamente y que las oportunidades comerciales abiertas tengan un seguimiento ordenado hasta conocer su resultado.