workablehace 20 días
Asistente Administrativo Virtual
Client Accelerators
Remoto · Tiempo completo
Pasante1+ años
USD 500 – 750bruto mensual
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Se busca Asistente Administrativo Virtual para dar soporte a la Asistente Ejecutiva y Líder de Adquisición de Talento en una agencia de crecimiento rápido. El rol implica tareas administrativas, financieras, de RRHH y gestión de propiedades.
Descripción del puesto
Reporta a: Asistente Ejecutivo Ubicación: Remoto (Internacional) Compensación: $500 – $750/mes Nivel: Entry-Level ¡Lee esta oferta de empleo completa antes de postularte! ¿Te apasiona resolver problemas y descubrir lo posible... y lo imposible? ¿Te gusta investigar soluciones probadas en la web y luego adaptar esas soluciones para hacer que todo lo que hagas sea más óptimo, eficiente y factible? Leerás páginas web, libros, verás videos... lo que sea necesario... para obtener lo que necesitas para resolver rápidamente un problema. Todos los días. Así eres y así sacas las cosas adelante. Entonces, este podría ser el puesto perfecto para ti. ROL Estamos contratando un Asistente Administrativo Virtual para apoyar a nuestro EA y Líder de Adquisición de Talento como un proxy directo. Este es un rol de soporte de alta confianza y alta responsabilidad. Estarás conectado a la columna vertebral operativa de una agencia de rápido movimiento y se espera que aprendas rápido, ejecutes de manera confiable y crezcas hacia una propiedad más amplia con el tiempo. Este rol se encuentra en la intersección de Operaciones Ejecutivas, Recursos Humanos y Adquisición de Talento, Administración Financiera y Gestión de Propiedades. Tu objetivo durante los primeros 90 días es absorber cada tarea y proceso para poder manejarlos de forma independiente, liberando al EA para que lidere la estrategia del CEO y la Adquisición de Talento. RESPONSABILIDADES Operaciones Ejecutivas y Administrativas - Gestionar G-Drive: organizar carpetas, nombrar documentos correctamente, mantener control de versiones. - Actualizar y mantener el Tablero de Tareas de Operaciones de Asana, manteniendo todas las tareas al día, correctamente categorizadas y asignadas. - Coordinar el acceso al sistema: configurar y revocar el acceso a herramientas (Fathom, ClickFunnels, QuickBooks, etc.) según se indique. - Manejar tareas administrativas de QuickBooks Online: enviar documentos a Unloop, organizar registros financieros, entrada básica de datos. - Administración de seguros: seguimiento de renovaciones, coordinación de papeleo, señalización de plazos próximos. Finanzas y Datos - Calcular y rastrear la tasa de consumo de tiempo del CEO por categoría según los datos del calendario y los briefings. - Construir y mantener rastreadores de Google Sheets para seguimiento financiero, registro de gastos e informes. - Soporte de coordinación: programación, toma de notas, seguimiento de tareas con partes interesadas externas. - Ayudar con el seguimiento de la conciliación de cuentas bancarias y la señalización de discrepancias. Recursos Humanos y Adquisición de Talento - Filtrar y revisar currículums en Workable: mover candidatos a través de etapas, aplicar el Embudo de Prioridad, señalar candidatos calificados. - Realizar entrevistas telefónicas cuando el EA no esté disponible, siguiendo criterios guionados y presentando evaluaciones escritas. - Mantener y actualizar el rastreador de informes semanales de TA: Tiempo para Contratar, Costo por Contratación, Puntuaciones de Salud del Pipeline. - Ayudar a ejecutar llamadas MVP: preparar notas, enviar seguimientos, registrar resultados en Asana. - Coordinar con los gerentes de contratación: enviar enlaces de entrevistas, programar entrevistas WHO, hacer seguimiento de comentarios. - Apoyar la logística de incorporación y desvinculación: enviar listas de verificación de acceso al sistema, rastrear la finalización de formularios. Soporte de Gestión de Propiedades - Rastrear ingresos de alquiler y señalar cualquier pago atrasado dentro de las 48 horas. - Coordinar con proveedores externos (paisajistas, contratistas, plomeros): obtener cotizaciones, programar visitas, confirmar finalización. - Registrar todos los gastos de mantenimiento en Stessa con recibos dentro de las 48 horas posteriores a la compra. - Monitorear facturas de servicios públicos en las 4 propiedades y señalar las fechas de vencimiento próximas con 7 días de anticipación. - Ayudar con la documentación de la propiedad: papeleo de refinanciación, coordinación de seguros, renovaciones de arrendamiento. ¿QUIÉNES SOMOS? Client Accelerators es la empresa de referencia para coaches, consultores, expertos y autores que desean lograr un crecimiento sostenido a través de canales de adquisición de pago como YouTube, Facebook, TikTok y Google. Fuimos la 207ª empresa de más rápido crecimiento en la lista Inc 5000 el año pasado, y hemos tenido un crecimiento récord para una agencia de publicidad, creciendo un increíble 2.574% en los últimos 3 años. Hemos podido tener este crecimiento récord debido a los increíbles resultados que hemos podido obtener para nuestros clientes, lo que nos ha permitido hablar en escenarios de todo el mundo sobre nuestras estrategias y tácticas para duplicar, triplicar o incluso multiplicar por 10 sus ganancias al trabajar con nosotros. Adoptamos un enfoque práctico para hacer crecer a cada cliente que incorporamos, escribiendo guiones para todas sus creatividades, producción de video, seguimiento y ejecución de sus anuncios en estos canales para alcanzar los objetivos acordados. Nuestro enfoque probado nos ha permitido gastar más de $150 millones de dólares y generar más de $300 millones de dólares en ventas verificadas en los últimos 5 años. Actualmente, nuestra empresa se enfoca en negocios liderados por fundadores en el espacio de e-learning, SaaS y servicios basados en internet. Creemos que las grandes personas están en el centro de cada negocio exitoso. A los empleados se les ofrece un conjunto completo de beneficios, que incluyen compensación competitiva, atención médica, tiempo libre remunerado ilimitado y acceso a material de capacitación de clase mundial. ¿Qué hace que Client Accelerators sea tan diferente? Por un lado, nuestro fundador, Mike Buontempo, es un consultor en sí mismo, que ha estado consultando con diferentes empresas y emprendedores durante los últimos 13 años. Nuestra visión es atraer y contratar a las mejores personas para ayudar a nuestros clientes a crecer de manera rentable y sistemática a través de medios de pago. Valores Fundamentales de Client Accelerators - Somos solucionadores de problemas: Si detectas un problema en nuestra empresa o en la de un cliente, proporciona una solución. Hay millones de problemas y no tantos solucionadores de problemas, sé la solución. - Código Abierto: Compartimos lo que funciona con todos. - Vaciar el Cubo: Imagina esto, si acabas de pasar dos horas limpiando tu coche, guardas todos los materiales de limpieza, pero notas que te saltaste un lugar. ¿Qué haces? Vuelves, sacas todo de nuevo y completas el trabajo a la perfección. - Somos un 'EQUIPO', no una Familia: Los líderes en CA contratan, desarrollan y desvinculan de manera inteligente, para que tengamos Superestrellas en cada puesto. - Pensamiento de Propiedad: Esforzarse al máximo para asegurar que tus acciones y las de tus compañeros de equipo sean en el mejor interés de la empresa. - Ser el Mejor: Dominar tu área para ser el mejor del mundo en ello. - 1-2 años de experiencia en roles de soporte administrativo, de operaciones o de coordinación. - Extremadamente organizado: no dejas que las cosas se te escapen. - Orientado al detalle: revisas tu trabajo antes de enviarlo. - Fuerte comunicador escrito: escribes de manera clara y profesional en inglés. - Cómodo con Google Sheets: puedes crear rastreadores simples, usar fórmulas y presentar datos de manera limpia. - Proactivo: señalas problemas antes de que se conviertan en problemas y sugieres soluciones. - Discreto: manejarás datos financieros, de RR. HH. y personales sensibles; la confidencialidad es innegociable. - Autogestionado: puedes priorizar y ejecutar sin supervisión constante. - Aprendizaje rápido: documentas procesos y los replicas de forma independiente después de que te los muestren una vez. HERRAMIENTAS CON LAS QUE TRABAJARÁS - Asana — gestión de tareas y proyectos - Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail, Calendar) - Workable — sistema de seguimiento de candidatos - Stessa — seguimiento financiero de propiedades - QuickBooks Online — entrada básica de datos financieros - Slack — comunicación de equipo - Fathom / Zoom — grabación y coordinación de reuniones Cómo se ve el éxito en 90 días - Eres dueño del mantenimiento de G-Drive, el Tablero de Tareas de Operaciones de Asana y la coordinación de acceso sin recordatorios. - Puedes filtrar currículums y presentar evaluaciones en Workable de forma independiente. - Has registrado el 100% de los gastos de propiedad en Stessa a tiempo durante dos meses consecutivos. - El EA te ha descargado más de 30 horas/semana de tareas y confía en que las manejarás sin supervisión. - Cero plazos incumplidos en cualquier tarea asignada. - PTO ilimitado - Gran oportunidad de crecimiento profesional: trabajarás con 'jugadores A' en Operaciones, Ventas, Creatividad y Compra de Medios. - Camino de crecimiento claro.
Responsabilidades
- Organizar y mantener G-Drive y Asana Operations Task Board
- Gestionar acceso a sistemas
- Realizar tareas administrativas de QuickBooks Online
- Administrar seguros (renovaciones, trámites)
- Calcular y rastrear el tiempo del CEO por categoría
- Mantener hojas de cálculo para seguimiento financiero y de gastos
- Asistir en coordinación de soporte (agendar, tomar notas, seguimiento)
- Rastrear conciliación de cuentas bancarias y señalar discrepancias
- Filtrar y evaluar currículums en Workable
- Realizar entrevistas telefónicas
- Mantener y actualizar el tracker de TA semanal
- Ayudar en la ejecución de llamadas MVP
- Coordinar con gerentes de contratación
- Apoyar en la logística de onboarding y offboarding
- Rastrear ingresos de alquiler y señalar morosidades
- Coordinar con proveedores externos (paisajistas, contratistas, plomeros)
- Registrar gastos de mantenimiento en Stessa
- Monitorear facturas de servicios públicos y señalar fechas de vencimiento
Habilidades
OrganizaciónAtención al detalleComunicación escritaProactividadDiscreciónAutogestiónAprendizaje rápido
Beneficios
- Unlimited PTO
- Great career growth opportunity