Empresa de servicios legales busca un Especialista en Cuentas por Cobrar para gestionar facturación, gastos, contratos y comunicaciones con clientes de forma remota.
Si buscás un puesto 100% remoto en facturación y cobranzas, esta oportunidad en una empresa de servicios legales te puede interesar. Podrás gestionar todo el ciclo de cuentas por cobrar y la administración de contratos desde tu casa.
Descripción del puesto
Objetivo principal: Brindar soporte a los procesos de facturación, seguimiento de gastos, comunicación con clientes y gestión de casos de la firma, específicamente dentro de Clio. Responsabilidades principales: Gestión de gastos: - Retirar y procesar facturas de "Service of Process" y "Depositions/Transcripts". - Revisar los informes de "E-Filing" de la firma y conciliar gastos por caso. - Ingresar con precisión los detalles de proveedores, montos y fechas en Clio; adjuntar documentación PDF y enviar solicitudes de pago. Facturación y Cuentas por Cobrar: - Crear y enviar facturas por "Flat Fees" y "Retainers". - Confirmar y aplicar pagos en Clio; marcar facturas como pagadas. - Responder consultas de clientes sobre facturación y gestionar la cobranza de cuentas por cobrar mediante correos electrónicos profesionales y registro de comunicaciones. Administración de contratos: - Redactar contratos de representación y adendas. - Gestionar el proceso de firma electrónica de principio a fin; guardar las versiones ejecutadas en Clio y actualizar las hojas de cálculo de seguimiento internas. Coordinación fiscal: - Redactar designaciones de reembolsos de impuestos y verificar todos los detalles. - Servir de enlace con las oficinas fiscales de EE. UU. por teléfono y correo electrónico. - Realizar un seguimiento de las actualizaciones y mantener notas precisas del caso. Gestión de datos y contactos: - Mantener la base de datos de la firma dentro de Clio. - Crear, actualizar y vincular contactos a casos legales específicos. - Asegurar la precisión y organización de los datos en todos los sistemas. Ubicación y modelo de trabajo: - 100% remoto. - Se requiere internet confiable de alta velocidad y un espacio de trabajo profesional. Horario: - Lunes a viernes de 9:00 a 17:00 (CST). - Se requiere disponibilidad durante el horario laboral. Resumen del puesto: El Especialista en Facturación y Operaciones Legales apoya los procesos de facturación, seguimiento de gastos, comunicación con clientes y gestión de casos de la firma dentro de Clio. Este rol es fundamental para garantizar la precisión financiera, el cumplimiento y la eficiencia operativa en los casos legales. Manejará flujos de trabajo de facturación, conciliación de gastos, administración de contratos y coordinación fiscal, manteniendo una documentación precisa y una comunicación sólida con clientes y entidades externas. Requisitos: - Nivel de inglés: C1 (Avanzado) – sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal. - 2-3 años de experiencia en: facturación legal, contabilidad, coordinación de ingresos (se considerarán todos los niveles de experiencia relevantes). - Dominio avanzado de Clio (obligatorio). - Experiencia con: herramientas de firma electrónica, gestión de documentos PDF. - Comodidad para realizar llamadas salientes a oficinas fiscales de EE. UU. - Gran atención al detalle y precisión. - Capacidad para manejar información sensible de forma confidencial. Habilidades clave: Técnicas y operativas: - Gestión avanzada del sistema Clio. - Manejo de facturación, emisión de facturas y cuentas por cobrar. - Procesamiento de documentos y contratos. - Precisión y validación de la entrada de datos. Comunicación: - Comunicación profesional con clientes (escrita y verbal). - Capacidad para manejar consultas de facturación y seguimientos. - Documentación clara de actualizaciones e interacciones. Organización y ejecución: - Sólidas habilidades de multitarea y priorización. - Capacidad para gestionar múltiples casos simultáneamente. - Alta atención al detalle en datos financieros y legales. Qué implica el éxito: - Facturación precisa y oportuna con errores mínimos. - Gastos completamente conciliados y documentación organizada. - Ejecución y seguimiento de contratos sin problemas. - Comunicación y seguimiento sólidos con los clientes. - Uso eficiente de Clio para la gestión de casos y finanzas. - Resolución proactiva de problemas y mejora de procesos. #SolvoGlobal #LI-PROMOTED #LI-Remote
Responsabilidades
- Recuperar y procesar facturas
- Reconciliar gastos por asunto
- Ingresar detalles de proveedores en Clio
- Crear y enviar facturas
- Aplicar y confirmar pagos en Clio
- Responder consultas de facturación de clientes
- Gestionar cobranzas A/R
- Redactar contratos y adendas
- Gestionar proceso de e-signature
- Redactar designaciones de reembolsos de impuestos
- Mantener base de datos de la firma en Clio
- Crear, actualizar y vincular contactos a asuntos