Virtual Assistant

Asistente Virtual (Soporte Administrativo y de Operaciones) – Puesto Remoto

Tipo de puesto: Full-Time, Remoto

Horario de trabajo: Horario comercial de clientes de EE. UU. (flexible según las necesidades del cliente)

Acerca del rol

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Asistente Virtual para brindar soporte administrativo y operativo confiable en toda la empresa. Este rol va más allá del trabajo administrativo básico. Ayudarás a que las operaciones funcionen sin problemas administrando calendarios, manteniendo datos de CRM, apoyando proyectos y asegurando que nada se pierda.

Si eres organizado, proactivo y disfrutas manteniendo a los equipos encaminados, este rol es una excelente opción.

Qué harás

Soporte administrativo

• Administrar calendarios, reuniones y programación.
• Redactar correos electrónicos profesionales y documentos comerciales.
• Preparar notas de reuniones y hacer seguimiento de los puntos pendientes.
• Mantener las prioridades organizadas y a tiempo.

Gestión de CRM y datos

• Mantener registros de CRM y hojas de cálculo precisos.
• Actualizar información de clientes y comerciales.
• Organizar archivos usando Google Drive, Dropbox o SharePoint.

Investigación y soporte de tareas

• Investigar competidores, proveedores y tendencias del mercado.
• Preparar resúmenes e informes.
• Asistir con tareas administrativas y operativas ad hoc.

Coordinación de clientes y proveedores

• Responder a consultas básicas de clientes o dirigirlas adecuadamente.
• Comunicarse con proveedores y hacer seguimiento de tareas pendientes.
• Asegurar que los proyectos continúen avanzando sin demoras.

Soporte de operaciones y proyectos

• Asistir con facturación, seguimiento de gastos y contabilidad básica.
• Mantener rastreadores de proyectos usando Asana, Trello, Notion o Monday.com.
• Mantener los flujos de trabajo organizados y actualizados.

Experiencia y habilidades requeridas

• 1-2 años de experiencia como Asistente Virtual, Asistente Administrativo o profesional de Soporte de Operaciones.
• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto.
• Conexión a internet confiable y configuración profesional de oficina en casa.

Sería bueno tener

• Experiencia con HubSpot, Salesforce o Zoho CRM.
• Familiaridad con QuickBooks o Xero.
• Experiencia apoyando a fundadores, startups o equipos remotos.
• Experiencia apoyando a múltiples clientes o ejecutivos.

Cómo es un día típico

• Revisar calendarios y bandejas de entrada.
• Programar reuniones y gestionar comunicaciones.
• Actualizar registros de CRM y hojas de cálculo.
• Preparar informes y documentos comerciales.
• Realizar investigaciones y completar tareas administrativas.
• Hacer seguimiento con proveedores y clientes.
• Organizar prioridades y prepararse para el día siguiente.

En resumen: Mantendrás la empresa organizada, apoyarás las operaciones diarias y asegurarás que las tareas importantes se completen a tiempo.

Métricas clave de éxito

• Tareas completadas con precisión y a tiempo.
• Gestión eficiente de calendario y bandeja de entrada.
• Precisión de CRM y datos.
• Capacidad de respuesta y seguimiento.
• Satisfacción del cliente y de las partes interesadas.

Proceso de entrevista

• Revisión de solicitud
• Video introductorio Spark Hire (3-5 minutos)
• Evaluación práctica (tarea de bandeja de entrada, calendario o investigación)
• Entrevista con el cliente
• Oferta y onboarding

Qué sucede después de postularte

Después de enviar tu solicitud, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar un breve video introductorio de 3 a 5 minutos. Este es el primer paso en nuestro proceso de contratación y se puede completar cuando te sea conveniente. En lugar de múltiples llamadas de selección, tendrás una oportunidad para presentarte, discutir tu experiencia administrativa y operativa, y destacar tus habilidades de organización, comunicación, CRM y coordinación de proyectos. Tu video será revisado antes de avanzar en el proceso de entrevista. Puedes grabar tu video tantas veces como desees antes de enviarlo; solo se revisará tu versión final. Por favor, presta atención tanto a tu bandeja de entrada como a la carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de postularte.

Postúlate ahora

Si eres organizado, proactivo y disfrutas apoyando a los equipos, gestionando prioridades y manteniendo las operaciones en marcha, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y ayuda a las empresas a mantenerse eficientes y organizadas.