Secretaria Administrativa inglés avanzado

Importante Empresa de Pilar está buscando sumar a su equipo una Secretaria Administrativa con inglés avanzado.

Funciones y responsabilidades principales

• Coordinar y priorizar la agenda de la Dirección, asegurando la optimización del tiempo, la resolución de cruces de horarios y la preparación previa de la documentación necesaria para cada reunión.
• Organizar la logística integral de viajes de negocios, incluyendo itinerarios detallados, reservas de vuelos, hospedaje, traslados y el posterior control de rendiciones de gastos y viáticos.
• Filtrar y gestionar los canales de comunicación de la Dirección (correos electrónicos, llamadas y correspondencia), identificando asuntos urgentes para su oportuna resolución o derivación.
• Procesar y estructurar bases de datos en Excel utilizando tablas dinámicas, fórmulas avanzadas y cruces de información para elaborar reportes e indicadores de gestión.
• Elaborar minutas, actas de reunión y dar seguimiento sistemático a los compromisos, acuerdos y tareas asignadas por el equipo directivo.
• Redactar notas oficiales, presentaciones ejecutivas, informes, instructivos internos y correspondencia confidencial con absoluta precisión técnica y ortográfica.
• Administrar y categorizar el archivo documental físico y digital de la Dirección y/o Empresa bajo estrictos criterios de orden, trazabilidad y máxima confidencialidad.
• Servir como punto de contacto primario y nexo de comunicación entre los Directores, Gerentes, mandos medios, personal interno, clientes claves y proveedores estratégicos.
• Gestionar la compra, control de stock y provisión de insumos de oficina, materiales de trabajo para la Dirección y sus áreas asociadas.
• Supervisar la rendición de fondos fijos y caja chica, verificando comprobantes, facturas y cumpliendo con las políticas financieras internas de la organización.
• Preparar el montaje operativo de salas para eventos y reuniones de Directorio (equipamiento audiovisual, servicio de catering y recepción de invitados).
• Controlar el vencimiento de contratos, pólizas, membresías y compromisos legales o fiscales de la empresa para alertar oportunamente a la Dirección.
• Atender y recepcionar visitas ejecutivas, auditorías y aliados estratégicos con un trato profesional, cálido e impecable.
• Tramitar firmas, autorizaciones y legalizaciones de documentos institucionales ante organismos públicos o privados, notarias y entidades financieras.
• Facilitar la integración operativa del área, canalizando requerimientos del personal hacia la Dirección y viceversa para mantener la fluidez operativa.

Requisitos del Puesto

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Formación Académica

Lic. en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o carreras afines.

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Experiencia

3 a 5 años en asistencia administrativa a Alta Gerencia o Dirección.

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Idiomas

Inglés nivel avanzado (excluyente).

• Conocimientos Técnicos: Excel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas complejas y cruce de datos). Dominio de MS Office, Google Workspace y herramientas de agenda digital (Outlook, Calendar, Teams/Zoom).

Competencias Claves

• Organización y Planificación: Capacidad para priorizar tareas y prever contingencias.
• Atención al Detalle: Rigurosidad y precisión en la gestión de documentos y logística.
• Multitasking: Habilidad para gestionar múltiples requerimientos simultáneos bajo presión.
• Discreción: Manejo estrictamente confidencial de información sensible.
• Comunicación Asertiva: Excelente redacción, ortografía e interlocución ejecutiva.

Ofrecemos

• Contrato a tiempo indeterminado.
• Prepaga.
• Comedor en planta.
• Estacionamiento.