Process and System Specialist

El Rol

El Especialista en Procesos y Sistemas será responsable del análisis continuo, la mejora, la documentación y la implementación de los sistemas y procesos operativos de la empresa. Este rol se sitúa en la intersección de personas, procesos, sistemas, tecnología y cambio organizacional. Investigarás cómo se realiza el trabajo, compararás la ejecución con los procesos documentados, identificarás las causas raíz, diseñarás mejoras prácticas, documentarás el nuevo estándar, implementarás cambios y medirás si están funcionando. El objetivo no es crear documentación por sí misma. El objetivo es construir un entorno operativo donde los procesos sean claros, los sistemas apoyen la ejecución, las responsabilidades se entiendan, los cambios se adopten y el conocimiento crítico no dependa de empleados individuales. Este es un rol con un fuerte componente de análisis (aproximadamente 70% análisis / 30% comunicación y persuasión) para alguien que disfruta transformando la complejidad operativa en sistemas claros y escalables.

Lo que gestionarás

1. Análisis de Procesos y Diagnóstico Operativo

• Auditar los procesos, flujos de trabajo y SOPs existentes en comparación con la ejecución diaria real.
• Mapear cómo se mueve el trabajo entre equipos, sistemas y funciones.
• Identificar brechas entre cómo se supone que debe ocurrir el trabajo, cómo ocurre realmente y qué soportan los sistemas.
• Observar y entrevistar a los miembros del equipo para comprender los flujos de trabajo del mundo real y las fricciones operativas.
• Identificar cuellos de botella, duplicaciones, pasos innecesarios, fallos en las transferencias y problemas recurrentes.
• Determinar si los problemas son causados por el diseño del proceso, los sistemas, la documentación, la capacidad, la rendición de cuentas o una propiedad poco clara.
• Utilizar datos y evidencia para validar problemas en lugar de depender únicamente de comentarios anecdóticos.
• Traducir los hallazgos en recomendaciones claras y oportunidades de mejora priorizadas.

2. Diseño y Mejora de Procesos

• Diseñar procesos claros, prácticos y escalables que mejoren la consistencia, la eficiencia, la precisión y la rendición de cuentas.
• Desglosar problemas complejos en mejoras más pequeñas, manejables y comprobables.
• Priorizar iniciativas basadas en el impacto comercial, el impacto en los ingresos, la urgencia, la viabilidad y el potencial de "quick wins" (victorias rápidas).
• Rediseñar flujos de trabajo donde los procesos existentes sean ineficientes, poco claros o dependan excesivamente del conocimiento individual.
• Identificar oportunidades para simplificar, estandarizar, automatizar o eliminar trabajo innecesario.
• Probar los cambios propuestos antes de la implementación general.
• Medir los resultados y refinar continuamente los procesos basándose en el rendimiento real.

3. Optimización de Sistemas y Flujos de Trabajo

• Evaluar si los sistemas y herramientas existentes apoyan eficazmente los flujos de trabajo de la empresa.
• Identificar brechas entre los procesos de negocio y las capacidades del sistema.
• Mejorar la forma en que los equipos utilizan las plataformas principales, incluyendo:
• Notion: gestión del conocimiento y SOPs
• ClickUp: gestión de tareas y flujos de trabajo
• Slack: comunicación interna
• Cubby: gestión de propiedades
• Google Workspace: documentos, archivos y colaboración
• Identificar oportunidades para mejorar flujos de trabajo, automatizaciones, integraciones, informes y flujo de información.
• Reducir el trabajo manual innecesario, la entrada duplicada de datos y la información fragmentada.
• Ayudar a establecer una propiedad clara para los sistemas, flujos de trabajo e información críticos.
• Asegurar que los sistemas se mantengan alineados con los procesos de negocio en evolución.

4. Documentación y Gestión del Conocimiento

• Construir, reestructurar y mantener un marco escalable de SOPs y documentación de procesos.
• Mantener Notion como una fuente de verdad práctica y confiable para el conocimiento operativo.
• Convertir procesos validados en documentación clara y utilizable.
• Crear mapas de procesos, flujos de trabajo, listas de verificación, árboles de decisión y otra documentación cuando sea apropiado.
• Asegurar que la documentación comunique claramente qué hacer, cómo hacerlo, quién es el responsable y qué resultado se espera.
• Establecer estándares de documentación, propiedad, ciclos de revisión y control de versiones.
• Identificar y eliminar documentación obsoleta, duplicada o conflictiva.
• Construir sistemas que reduzcan la dependencia del conocimiento tácito ("tribal knowledge") y de empleados individuales.

5. Cambio Organizacional e Implementación

• Ser responsable de la implementación de los cambios aprobados en procesos y sistemas, desde la planificación hasta la adopción.
• Desarrollar planes de implementación prácticos, estrategias de comunicación, materiales de capacitación y cronogramas de implementación.
• Trabajar en estrecha colaboración con los líderes de departamento y los miembros del equipo para introducir nuevas formas de trabajar.
• Comunicar el porqué de los cambios y conectar los nuevos procesos con los resultados del negocio.
• Identificar resistencia, confusión, brechas de capacidad u otras barreras para la adopción.
• Proporcionar capacitación y apoyo durante la implementación.
• Monitorear la adopción después del lanzamiento y abordar las brechas cuando los equipos vuelvan a los viejos hábitos.
• Asegurar que las mejoras de procesos se conviertan en parte de las operaciones normales en lugar de permanecer como recomendaciones teóricas.

6. Medición del Rendimiento y Mejora Continua

• Desarrollar formas prácticas de medir si los procesos están funcionando.
• Construir y mantener rastreadores, paneles (dashboards) y mecanismos de informes cuando sea necesario.
• Establecer KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) significativos y resultados medibles para los procesos clave.
• Utilizar datos operativos para identificar problemas recurrentes, tendencias y debilidades sistémicas.
• Distinguir entre actividad y resultados: completar un proceso no significa necesariamente que sea efectivo.
• Crear bucles de retroalimentación que permitan evaluar y mejorar continuamente los procesos.
• Utilizar un enfoque basado en evidencia y sin culpas para identificar y resolver problemas operativos.

7. IA y Productividad Moderna

• Utilizar herramientas de IA para mejorar la velocidad y la calidad de la investigación, el análisis, la documentación, el diseño de procesos y el trabajo operativo.
• Demostrar familiaridad práctica con Claude y otras herramientas líderes de IA.
• Identificar oportunidades para incorporar IA en la documentación, gestión del conocimiento, análisis de flujos de trabajo, informes y tareas operativas repetitivas.
• Utilizar la IA como herramienta de productividad y resolución de problemas, manteniendo el juicio adecuado, la precisión, la confidencialidad y la supervisión humana.
• Ayudar a la organización a identificar aplicaciones prácticas de IA que mejoren la eficiencia sin introducir complejidad innecesaria.

Requisitos

• Más de 3 años de experiencia en mejora de procesos, sistemas empresariales, operaciones comerciales, análisis de negocios, efectividad organizacional o un campo relacionado.
• Experiencia comprobada en el análisis, diseño, documentación y mejora de procesos de negocio.
• Sólida experiencia en la creación y mantenimiento de SOPs, flujos de trabajo, mapas de procesos y documentación operativa.
• Capacidad demostrada para llevar una mejora de proceso desde el diagnóstico hasta la implementación y adopción.
• Sólida comprensión del cambio organizacional y la implementación de cambios.
• Excelentes habilidades analíticas y de resolución de problemas con un enfoque basado en datos.
• Capacidad para identificar causas raíz en lugar de simplemente abordar los síntomas.
• Habilidades organizativas excepcionales y atención al detalle.
• Fuerte capacidad para gestionar múltiples proyectos, prioridades, partes interesadas y elementos en movimiento simultáneamente.
• Mentalidad de alta propiedad y fuerte seguimiento.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Experiencia trabajando con equipos remotos o distribuidos.
• Dominio de herramientas modernas de productividad y flujo de trabajo como Notion, ClickUp, Slack y Google Workspace.
• Familiaridad práctica y legítima con herramientas de IA, particularmente Claude, y la capacidad de demostrar cómo has utilizado la IA para mejorar tu trabajo.
• Capacidad para priorizar iniciativas en función del impacto comercial, la urgencia, la viabilidad y los resultados esperados.
• Comodidad trabajando en un entorno emprendedor y de ritmo rápido.
• Capacidad para trabajar a tiempo completo durante el horario comercial de Oklahoma (9 am - 5 pm CT).

Gran Plus

• Experiencia en self-storage, bienes raíces, administración de propiedades, hotelería u otro entorno operativamente intensivo.
• Experiencia con software de administración de propiedades, incluyendo Cubby, AppFolio o plataformas similares.
• Experiencia apoyando múltiples propiedades, ubicaciones, departamentos o equipos simultáneamente.
• Experiencia con informes operativos, seguimiento de KPIs, paneles (dashboards) o medición del rendimiento.
• Experiencia implementando cambios organizacionales en múltiples departamentos o equipos.
• Experiencia diseñando sistemas escalables de gestión del conocimiento.
• Experiencia con automatización de flujos de trabajo, integraciones o herramientas no-code/low-code.
• Experiencia trabajando remotamente con empresas con sede en EE. UU. o equipos internacionales distribuidos.

No eres un buen candidato si

• Requiere dirección constante para identificar problemas o priorizar su trabajo.
• Prefiere mantener los procesos existentes en lugar de analizarlos y mejorarlos.
• Es principalmente un administrador o redactor de documentación en lugar de un propietario e implementador de procesos.
• Crea SOPs pero no le importa si las personas realmente los siguen o si producen resultados.
• Tiene dificultades para gestionar múltiples proyectos, partes interesadas y elementos en movimiento simultáneamente.
• Es reactivo en lugar de proactivo e investigativo.
• Salta a las soluciones sin comprender primero la causa raíz.
• Evita conversaciones difíciles o seguimiento operativo.
• Se basa en suposiciones en lugar de datos, evidencia y resultados medibles.
• Tiene dificultades para alinear a las personas en torno a cambios de procesos o sistemas.
• Se siente incómodo desafiando formas de trabajar ineficientes u obsoletas.
• Ve la IA como una palabra de moda en lugar de una herramienta práctica para mejorar cómo se realiza el trabajo.
• Prefiere el trabajo puramente administrativo sobre la propiedad de sistemas, la mejora de procesos y el cambio organizacional.

Relación con el Cliente

Trabajarás directamente con el cliente. Esto significa que te comunicarás con el cliente, proporcionarás servicios y abordarás cualquier asunto relacionado con el cliente de forma independiente.

Pagos

Todos los pagos por tus servicios serán manejados por el cliente. Elevate and Delegate no participa en el procesamiento de tu nómina. Tu salario se te pagará directamente.

Licencias Vacacionales y Días Festivos

Si bien podemos tener recomendaciones o pautas sobre licencias vacacionales y días festivos, la decisión es enteramente a discreción del cliente. Se espera que alinees tu horario con las necesidades comerciales del cliente y cualquier política o preferencia específica que puedan tener a este respecto.

--- Proceso de Solicitud

Como parte de tu solicitud, se te pedirá que grabes tus respuestas a las preguntas iniciales de la entrevista a través de un video de Loom (las preguntas e instrucciones se encuentran en la página de solicitud). Nuestro equipo revisará cuidadosamente tu envío y, si eres preseleccionado, compartiremos tus respuestas con el cliente para su revisión y próximos pasos.

Por favor, trata esta grabación como si fuera una entrevista real: ven preparado y asegúrate de que tu imagen sea clara en la cámara. Graba tus respuestas en un espacio tranquilo, bien iluminado y sin desorden, con una conexión a internet estable.

¡Estamos emocionados de conocerte mejor! Muéstranos tu personalidad y tus fortalezas. Te animamos a responder de manera auténtica y con tus propias palabras, sin leer un guion ni usar herramientas de IA.