Legal Administrative Assistant

En World Business Lenders (WBL), ofrecemos préstamos comerciales a corto plazo, respaldados por bienes inmuebles, para ayudar a pequeñas y medianas empresas de Estados Unidos, especialmente aquellas que enfrentan dificultades para acceder a financiamiento tradicional. Este puesto es un contrato/consultoría con horario habitual de 9:00 a 18:00 hora del Este, de lunes a viernes. Los postulantes deben tener un excelente dominio del idioma inglés, tanto hablado como escrito. Se solicita enviar el currículum en inglés.

Acerca del puesto

World Business Lenders (WBL) busca un/a Asistente Administrativo/a Legal altamente organizado/a y proactivo/a para brindar apoyo administrativo y operativo al Departamento Jurídico Corporativo. Este rol se centrará en coordinar agendas y reuniones, organizar documentación, mantener seguimientos internos, realizar seguimiento de tareas y plazos administrativos, y facilitar la comunicación entre el Departamento Jurídico y otros equipos del negocio. El candidato ideal es detallista, confiable y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno remoto y dinámico. Esta persona ayudará a garantizar que las actividades administrativas diarias del Departamento Jurídico funcionen de manera fluida y eficiente. Se trata de un puesto individual sin responsabilidades de gestión ni supervisión directa.

Qué se espera lograr

• Las agendas, reuniones y actividades administrativas del departamento están bien organizadas y coordinadas.
• Los documentos, registros y archivos digitales se mantienen con precisión y son accesibles para los miembros autorizados del equipo.
• Los seguimientos internos y sistemas de gestión de tareas se mantienen actualizados.
• Las solicitudes administrativas, tareas pendientes y plazos reciben seguimiento oportuno.
• La comunicación y coordinación entre el Departamento Jurídico y otros departamentos internos fluyen sin interrupciones.
• Los procesos y flujos administrativos se mantienen de forma consistente y eficiente.

Responsabilidades principales

Apoyo administrativo y de agenda

• Coordinar agendas, reuniones, citas y discusiones internas del Departamento Jurídico.
• Programar reuniones entre zonas horarias y asegurar que los participantes reciban invitaciones, materiales relevantes y actualizaciones necesarias.
• Preparar agendas de reuniones, organizar documentos de apoyo y realizar seguimiento de acciones pendientes según sea necesario.
• Ayudar con arreglos de viaje y otras logísticas administrativas, cuando sea requerido.
• Coordinar solicitudes administrativas entrantes y actividades del departamento.

Gestión de documentación y registros

• Organizar, mantener y actualizar archivos, carpetas y registros administrativos del departamento.
• Asegurar que los documentos estén correctamente nombrados, almacenados y accesibles para los miembros autorizados.
• Ayudar en la preparación, formato, revisión y distribución de documentos.
• Mantener registros organizados de reuniones, acciones acordadas y procesos administrativos.
• Manejar información confidencial con discreción y seguir los procedimientos adecuados de acceso y manejo de documentos.

Seguimiento y coordinación

• Mantener y actualizar tableros internos, seguimientos y sistemas de gestión de proyectos, incluyendo Monday.com.
• Monitorear plazos administrativos, solicitudes pendientes, acciones de seguimiento y documentación pendiente.
• Coordinar con miembros del equipo para recopilar actualizaciones y asegurar que las tareas avancen según el cronograma.
• Ayudar a recopilar y organizar información para informes internos y actualizaciones del departamento.
• Realizar seguimiento de acciones asignadas y comunicar actualizaciones de estado a las partes interesadas relevantes.

Organización y mejora de procesos

• Mantener procedimientos administrativos, listas de verificación, plantillas y flujos de trabajo.
• Ayudar a identificar y resolver conflictos de agenda, información faltante y tareas administrativas pendientes.
• Apoyar el uso consistente de herramientas, sistemas y procesos administrativos del departamento.
• Sugerir mejoras prácticas en la clasificación, programación, seguimiento y coordinación de actividades.

Educación

• Título universitario en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Administración Jurídica o campo relacionado, preferido.

Experiencia requerida

• Idealmente, 2+ años de experiencia en apoyo administrativo, asistencia ejecutiva, coordinación de oficina o rol similar.
• Experiencia apoyando un departamento jurídico, bufete de abogados, equipo ejecutivo o departamento corporativo, preferida.
• Experiencia en coordinar agendas, reuniones, documentación y múltiples prioridades simultáneas.
• Familiaridad con herramientas de gestión de proyectos, seguimientos internos y sistemas de gestión de documentos, ventaja.

Experiencia preferida en la industria

• Experiencia en entorno corporativo, firma de servicios profesionales, departamento jurídico, organización de servicios financieros u otro entorno empresarial estructurado, preferida.

Habilidades técnicas requeridas

• Dominio de Microsoft Office, especialmente Outlook, Word, Excel y Teams.
• Experiencia con herramientas de gestión de proyectos y seguimiento de tareas, como Monday.com.
• Capacidad para mantener archivos digitales y repositorios de documentos organizados.
• Habilidades sólidas en gestión de calendarios, coordinación de reuniones y seguimiento administrativo.
• Capacidad para aprender y utilizar eficientemente sistemas y software internos.

Habilidades blandas esenciales

• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Atención meticulosa a los detalles y precisión.
• Comunicación clara y profesional, tanto escrita como verbal, en inglés.
• Enfoque proactivo en el apoyo administrativo y el seguimiento.
• Capacidad para priorizar tareas y gestionar plazos competidores.
• Buenas habilidades interpersonales y mentalidad colaborativa.
• Discreción y profesionalismo al manejar información confidencial.
• Adaptabilidad y disposición para asistir con diversas necesidades administrativas.
• Capacidad para trabajar de forma independiente mientras se apoyan las prioridades del equipo más amplio.

Requisitos del trabajo

• Debe estar disponible para trabajar de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 hora del Este.
• Debe contar con una conexión a internet estable y un entorno de trabajo remoto profesional.
• El currículum debe enviarse en inglés para ser considerado.

Qué

ofrecemos

• Remuneración en USD.
• Beneficios incluyen días de vacaciones pagadas (PTO).
• Entorno de trabajo: completamente remoto.

¿Listo para aplicar?

Si esto suena como vos, nos encantaría saber de vos: envía tu currículum en inglés y haz clic en "Apply".