Academic Operations Manager - BA

Academic Operations Manager - Híbrido - Sede central, ubicado en uno de los siguientes centros de estudio: Buenos Aires o Praga | Verto Education

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Sobre Verto

Verto tiene como misión brindar el mejor comienzo posible para la universidad. Hacemos que el viaje y la educación experiencial sean parte central del primer año, permitiendo a los estudiantes comenzar su trayectoria académica en el extranjero antes de transferirse a una de las 70+ universidades asociadas en Estados Unidos. Estamos construyendo un modelo de educación superior más accesible y con mayor impacto. Somos una organización en rápido crecimiento, orientada por una misión, que crea experiencias globales transformadoras.

Sobre el puesto

El Academic Operations Manager asegura que las operaciones académicas de Verto funcionen sin problemas en todos nuestros centros de estudio globales. Reportando al Associate Director of Academic Operations (ADAO), serás un motor operativo clave del equipo de Academic Affairs HQ (AAHQ): gestionarás proyectos de principio a fin en Asana, colaborarás con el liderazgo de AAHQ para la gestión de proyectos a nivel departamental, y trabajarás estrechamente con el Director of Academic Operations para traducir las necesidades académicas en requisitos tecnológicos. Este puesto trabaja en estrecha colaboración con el ADAO para gestionar los sistemas académicos-tecnológicos y garantizar el acceso a datos, informes, herramientas y soporte oportunos y confiables necesarios para todo el equipo académico global.

Se trata de un rol individual, hands-on. Actuarás como recurso funcional y punto de escalación al que el equipo de operaciones académicas en sitio confía, trabajando juntos para establecer una cadencia regular de operaciones académicas. Este rol es responsable de impulsar proyectos y avances para lograr metas y hitos críticos dentro del calendario académico y corporativo. Te sentarás en la intersección entre las operaciones académicas en sitio y el liderazgo basado en EE.UU., por lo que es esencial que te sientas cómodo trabajando con múltiples partes interesadas y a través de zonas horarias.

Qué harás

• Gestión de proyectos y operaciones académicas:
• Gestionar de principio a fin los proyectos cíclicos y puntuales del AAHQ: lanzar, asignar y monitorear el trabajo en Asana, manteniendo los proyectos dentro del plazo y el alcance.
• Colaborar con partes interesadas clave para asegurar que las tareas estén alineadas con los objetivos, prioridades y OKRs del departamento.
• Coordinar el calendario de operaciones académicas, los puntos de entrega entre funciones y la localización en los centros, para mantener a todos los stakeholders alineados en plazos, dependencias y estado.
• Mantener y actualizar los recursos y plantillas detrás de los procesos recurrentes del ciclo académico (por ejemplo: semana de Add/Drop, evaluaciones de cursos y docentes, onboarding, etc.).
• Redactar y mantener procedimientos operativos estándar (SOPs) para flujos recurrentes del AAHQ, para que el conocimiento se capture y sea repetible.
• Trabajar para conectar las operaciones académicas entre los equipos en sitio y el HQ, traduciendo las necesidades operativas globales a locales para garantizar alineación con los SOPs, políticas y estándares del Academic Provider.

• Alcance y gestión tecnológica académica:
• Especificar y documentar los requisitos de negocio para proyectos tecnológicos académicos, trabajando con stakeholders para definir necesidades y criterios de éxito.
• Realizar calidad y pruebas (QA) para proyectos tecnológicos académicos: revisar y probar cambios, detectar problemas antes de que lleguen a los usuarios y confirmar soluciones.
• Actuar como "usuario avanzado" de los sistemas tecnológicos académicos internos y externos del departamento, incluyendo herramientas de gestión de horarios, Canvas (LMS), Dropout Detective (monitoreo de estudiantes) y Qwickly (registro de asistencia), siendo el recurso de referencia y resolución de problemas.
• Monitorear los sistemas tecnológicos académicos para garantizar su funcionalidad, identificar y comunicar problemas y soluciones si impactan operaciones, e implementar mejoras o recomendar cambios en herramientas o prácticas operativas para apoyar la mejora continua.
• Servir como administrador de cuentas para herramientas contratadas externamente, operando con un profundo conocimiento de las herramientas, asegurando el cumplimiento de privacidad de datos y FERPA, y diseñando o facilitando capacitaciones del sistema.

• Análisis y reportes de datos:
• Monitorear y gestionar los datos del departamento: construir y mantener informes y dashboards académicos, monitorear regularmente y proveer datos para la toma de decisiones y reportes formales desde diversas fuentes (Salesforce, Canvas, productos de Google).
• Asegurar la precisión y consistencia de los datos entre sistemas.
• Transformar datos crudos en información clara para análisis de calidad.
• Desarrollar insights accionables y resúmenes listos para la toma de decisiones en distintos formatos (desde actualizaciones informales en Slack hasta presentaciones formales para la junta).
• Apoyar solicitudes de reportes habituales y ad hoc del liderazgo del AAHQ, y preparar reportes externos para Revisiones de Negocio, Análisis de Fin de Semestre, Reportes Anuales u otros proyectos según sea necesario.

• Soporte y capacitación operativa:
• Trabajar en estrecha colaboración con los Academic Operations Specialists en los centros de estudio de Verto para monitorear el uso de la tecnología académica y recopilar retroalimentación, siendo el primer punto de contacto para escalaciones, y brindando soporte continuo de experticia y capacitación.
• Monitorear la resolución rápida y suficiente de tickets de soporte de Operaciones Académicas, proporcionando triage escalado y convirtiendo tickets recurrentes en soluciones sistémicas.
• Apoyar las operaciones académicas globales durante períodos críticos como la construcción/auditoría de horarios y Add/Drop, coordinando entre centros y zonas horarias.
• Actuar como líder de proyecto para los procesos de acreditación, onboarding y offboarding de docentes y sistemas académicos para el personal en sitio, en colaboración con stakeholders clave de People Operations, Technology y liderazgo de centros.
• Planificar y coordinar la logística de los offsites del equipo AAHQ, incluyendo programación, coordinación de viajes, desarrollo de agenda y trabajo con proveedores.
• Identificar, utilizar y/o recomendar soluciones tecnológicas o basadas en IA para abordar cuellos de botella departamentales y operativos.
• Contribuir a materiales de onboarding y capacitación que ayuden a los equipos en sitio a adoptar procesos y sistemas de forma consistente.
• Facilitar retrospectivas de procesos y traducir las reflexiones de los stakeholders en puntos de decisión y acciones concretas.

Qué buscamos

Requisitos obligatorios

• Título universitario requerido.
• Experiencia demostrada en gestión de proyectos, idealmente en entornos de educación, operaciones o servicios académicos (4-6 años de experiencia relevante).
• Experiencia práctica con Asana y Salesforce o sistemas similares.
• Habilidades sólidas en análisis y reportes de datos, y capacidad para traducir y presentar datos a stakeholders en distintos formatos (notas de briefing, presentaciones en PowerPoint, etc.).
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés, y competencia intercultural.
• Fuertes habilidades de facilitación, presencial y virtual, para conducir reuniones y capacitaciones efectivas.
• Capacidad para explicar temas técnicos y complejos a audiencias no técnicas.
• Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con capacidad para gestionar múltiples proyectos y plazos simultáneos, incluyendo experiencia en poseer procesos o sistemas de los que otros dependen.
• Capacidad para impulsar proyectos desde la idea hasta la finalización, monitorear y gestionar contribuciones de stakeholders, y mantener los proyectos en ruta para su finalización oportuna y logro de metas.
• Enfoque colaborativo y orientado al servicio, y comodidad trabajando a través de zonas horarias con equipos y liderazgo basados en EE.UU.
• Nivel de comodidad en operaciones internacionales, multi-sitio, híbridas y/o remotas.
• Este rol requiere acceso a internet confiable y un entorno adecuado para trabajar de forma remota en un entorno de colaboración virtual con cámara encendida.
• Autorización legal vigente para trabajar en los lugares designados.

Requisitos

deseables

• Maestría en un campo relacionado (tecnología educativa, análisis de datos, etc.).
• Experiencia definiendo requisitos de negocio y/o realizando pruebas de calidad (QA) para proyectos tecnológicos.
• Familiaridad con reportes analíticos, inteligencia de negocios y herramientas de IA.
• Entusiasmo por aprender nuevas tecnologías.
• Experiencia administrando o siendo usuario avanzado de sistemas operativos (CRM, gestión de proyectos o plataformas académicas/información estudiantil).

Quién buscamos

Alguien altamente organizado y orientado a sistemas, motivado por convertir trabajo caótico y recurrente en procesos limpios y repetibles. Eres un solucionador natural que disfruta ser la persona a la que otros acuden cuando algo se rompe, y te sientes cómodo apoyando colegas en distintos centros y zonas horarias sin necesidad de autoridad formal para mover las cosas. Tienes una inclinación hacia la acción, te preocupas por los detalles y te importa facilitar el trabajo de los equipos en sitio.

Instrucciones para aplicar

Para postularte, por favor envía lo siguiente

• Carta de presentación: una carta de interés (máximo 2 páginas) que articule tu experiencia y calificaciones en relación con la descripción del puesto.
• Curriculum Vitae (CV) actualizado.
• Referencias: nombres e información de contacto de tres referencias que brinden una recomendación profesional.

¿Por qué unirte a Verto?

Los siguientes beneficios son para empleados de tiempo completo en Estados Unidos (los beneficios para personal internacional varían según la ubicación y cumplen o superan los estándares locales):

• Formar parte de una organización orientada por una misión que reimagina la educación superior.
• Trabajar en un entorno global e internacional.
• Exposición a equipos multifuncionales (académicos, operaciones, vida estudiantil).
• Oportunidad de crecer en una organización de rápido crecimiento e impacto.

Si no cumples el 100% de los requisitos anteriores, aún deberías considerar seriamente aplicar. Estudios muestran que puedes ser considerado para un puesto si cumples al menos el 50% de los requisitos.

Compensación

En Verto, el salario base es solo una parte de tu paquete de compensación total. El salario base final dependerá de tu ubicación (alineada a las regiones de compensación de Verto), así como de tu experiencia, habilidades y calificaciones relevantes. Tu reclutador o gerente de contratación puede compartir el rango específico para tu ubicación durante el proceso de contratación.

Ubicación: Centro de estudio de Verto en Buenos Aires o Praga. Este rol es principalmente presencial para aportar profundidad al soporte académico y operativo de los equipos de los centros, puenteando las necesidades del HQ y el sitio, y las zonas horarias para soporte en tiempo real, y brindando asistencia entre equipos.

Horario híbrido: Este rol está diseñado con un horario híbrido de trabajo presencial y remoto. Un horario de trabajo estándar se determinará al momento de la contratación y puede modificarse con aviso previo para apoyar picos de necesidades del HQ o del sitio académico. Los arreglos finales se confirmarán con tu manager al momento de la contratación.

El rol equilibra las horas locales con una superposición significativa con las horas de trabajo en EE.UU. Este rol híbrido espera un horario como:

• Días de horas locales (3 días/semana): una jornada estándar local (por ejemplo, 09:00–17:30 hora local), enfocada en operaciones del centro de estudio y gestión de prioridades del HQ con colegas presenciales.
• Días remotos en horario de EE.UU. (2 días/semana): un inicio y final más tardíos (por ejemplo, 11:00–19:30 hora local), proporcionando varias horas de superposición con la hora del Este de EE.UU. para reuniones y colaboración en tiempo real con el HQ.

La división exacta y las horas dependerán del lugar de empleo y se determinarán con el gerente de contratación para ajustarse a las necesidades del equipo y el calendario académico. Los horarios pueden variar de semestre a semestre y entre sesiones académicas.

Viajes: Puede requerirse viajes ocasionales — por ejemplo, para apoyar otros centros de estudio durante períodos o eventos críticos, o para asistir a offsites de equipo o eventos/departamentales de la empresa.

Derecho a trabajar

Debes tener el derecho legal para trabajar en Argentina. Verto Education no puede patrocinar visados para este puesto.

Accesibilidad y acomodaciones

Verto se compromete a proporcionar acomodaciones razonables a candidatos con discapacidades. Si requieres apoyo durante el proceso de reclutamiento, por favor avísanos.

Privacidad de datos

Al postularte para este puesto, reconoces que Verto Education procesará tus datos personales para fines de reclutamiento.