Property Operations Coordinator

Se busca un Property Operations Coordinator para trabajar de forma remota, full-time, en empresa Pavago. Responsable de coordinar operaciones diarias, proyectos, comunicaciones con clientes y mejoras de procesos.

Descripción del puesto

Coordinador de Operaciones de Propiedades Tipo de puesto: Tiempo completo, remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. Sobre el rol Estamos buscando un Coordinador de Operaciones de Propiedades altamente organizado y proactivo para apoyar las operaciones diarias de gestión de propiedades, coordinación de proyectos, comunicación con clientes y iniciativas de mejora de procesos. Este rol es ideal para alguien que disfruta creando estructura, mejorando flujos de trabajo y manteniendo las operaciones funcionando sin problemas. Un enfoque principal será apoyar a una de nuestras instalaciones de almacenamiento de autoservicio utilizando Easy Storage Solutions, mientras también se brinda apoyo administrativo, informes y procesos de gestión de propiedades. El candidato ideal es detallista, enfocado en el cliente y cómodo gestionando múltiples prioridades mientras ayuda a construir sistemas eficientes que apoyen el crecimiento del negocio. Responsabilidades - Apoyo ejecutivo y administrativo - Apoyar al Director de Gestión de Propiedades con programación, seguimiento de tareas, recordatorios, seguimientos y coordinación administrativa. - Registrar plazos, responsabilidades recurrentes, hitos de proyectos y elementos de acción abiertos. - Organizar documentos, correos electrónicos, hojas de cálculo, informes, listas de verificación y comunicaciones internas. - Mantener registros precisos en los sistemas de la empresa y garantizar que la información esté debidamente documentada. - Ayudar con actualizaciones administrativas y gestión de registros dentro de AppFolio. - Coordinación de proyectos y mejora de procesos - Tomar posesión de proyectos asignados desde la planificación hasta la finalización. - Crear y mantener SOP (Procedimientos estándar de operación), plantillas, flujos de trabajo, listas de verificación, herramientas de informes y documentación de procesos. - Identificar cuellos de botella, ineficiencias, información faltante y brechas operativas. - Presentar recomendaciones y soluciones que mejoren las operaciones comerciales y la eficiencia del equipo. - Monitorear el progreso del proyecto y garantizar que las tareas se mantengan en marcha. - Comunicación con clientes y partes interesadas - Comunicarse profesionalmente con inquilinos, clientes, propietarios, proveedores, solicitantes y miembros del equipo interno. - Seguir adelante con elementos pendientes y ayudar a avanzar proyectos y tareas operativas. - Proporcionar un servicio al cliente excelente a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos y comunicación escrita. - Coordinar con equipos locales cuando se requiere soporte en sitio. - Operaciones de instalaciones de almacenamiento - Aprender y gestionar operaciones diarias dentro de Easy Storage Solutions. - Manejar consultas de clientes a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto. - Gestionar reservas, alquileres, mudanzas, pagos, actualizaciones de cuentas y documentación de arrendamiento. - Resolver consultas de facturación, problemas de acceso a puertas y preocupaciones de cuentas de clientes. - Monitorear cuentas atrasadas y emitir recordatorios según las políticas de la empresa. - Mantener registros de clientes, notas e historial de comunicación. - Preparar informes operativos que cubran ocupación, actividad de leads, morosidad, problemas no resueltos y mejoras recomendadas. - Desarrollar y mejorar SOP relacionados con gestión de clientes, alquileres, cobros, informes y flujos de trabajo operativos. ¿Lo que lo hace un candidato perfecto? - Muy organizado y capaz de gestionar múltiples proyectos simultáneamente. - Naturalmente proactivo y capaz de identificar problemas antes de que se vuelvan un problema. - Cómodo trabajando de forma independiente sin supervisión constante. - Orientado a procesos y disfruta construyendo sistemas que mejoren la eficiencia. - Fuerte atención al detalle con un compromiso con la precisión. - Confiable, responsable y capaz de cumplir consistentemente con los compromisos. - Fuerte mentalidad de servicio al cliente con excelentes habilidades de comunicación. Experiencia y habilidades requeridas (mínimo) - Fuerte experiencia en servicio al cliente en un entorno profesional. - Experiencia en apoyo de operaciones comerciales, administración, coordinación de proyectos, gestión de propiedades, alquileres o funciones de servicio al cliente. - Fuerte conocimiento de Google Workspace, incluyendo Gmail, Google Drive, Google Docs y Google Sheets. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Fuerte experiencia en comunicación telefónica y atención al cliente. - Capacidad para gestionar múltiples tareas, plazos y prioridades simultáneamente. - Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle. - Velocidad de escritura de al menos 60 palabras por minuto. - Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto mientras se mantiene altamente receptivo y colaborativo. - Conexión a Internet confiable y espacio de trabajo remoto profesional. Experiencia y habilidades deseables - Experiencia trabajando en gestión de propiedades, autoservicio, alquileres o entornos enfocados en operaciones. - Experiencia utilizando AppFolio. - Experiencia utilizando Easy Storage Solutions. - Experiencia creando SOP, documentación de procesos, flujos de trabajo y sistemas operativos. - Experiencia coordinando proyectos entre múltiples partes interesadas. - Familiaridad con informes, seguimiento de ocupación, cobros o gestión de cuentas de clientes. ¿Cómo es un día típico? El día de un Coordinador de Operaciones de Propiedades combina apoyo administrativo, gestión de proyectos, comunicación con clientes y coordinación operativa. Usted: - Registrará tareas, proyectos, plazos y seguimientos para el Director de Gestión de Propiedades. - Organizar registros, informes, comunicaciones y documentación operativa. - Responderá a consultas de clientes y ayudará con operaciones de instalaciones de almacenamiento. - Gestionará reservas, alquileres, mudanzas y actualizaciones de cuentas. - Coordinará con miembros del equipo, proveedores y clientes para resolver problemas. - Mejorará flujos de trabajo, creará SOP y construirá sistemas que apoyen el crecimiento del negocio. - Monitoreará morosidad, ocupación y métricas de desempeño operativo. - Preparará actualizaciones e informes para revisión de liderazgo. En esencia: usted es responsable de mantener las operaciones organizadas, los proyectos avanzando, los clientes apoyados y los sistemas funcionando eficientemente. Métricas clave para el éxito (KPIs) - Finalización oportuna de tareas administrativas y relacionadas con proyectos. - Precisión y organización de registros en los sistemas de la empresa. - Tiempos de respuesta a clientes y niveles de satisfacción. - Finalización e implementación de SOP y mejoras de procesos. - Resolución de problemas de clientes y cuellos de botella operativos. - Precisión de informes y documentación. - Gestión efectiva de ocupación, alquileres, cobros y actualizaciones de cuentas. Proceso de entrevista - Pantalla telefónica inicial - Entrevista de video con reclutador - Entrevista con cliente - Oferta y proceso de incorporación

Responsabilidades

• Coordinar operaciones diarias
• Gestión de proyectos
• Comunicación con clientes
• Mejora de procesos
• Soporte administrativo

Skills requeridas

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